Исправляем ошибки при работе с онлайн-кассой
Большинству предпринимателей уже давно приходится активно работать с онлайн-кассами, хотя некоторые счастливчики получили отсрочку аж до 1 июля 2021 года, но осталось не так много времени, как кажется и к изменениям надо заранее подготовится. Для тех, кто в теме и для новичков рассказываем об онлайн-кассах, реквизитах, чеках коррекции и штрафах (куда ж без них).
Свободная касса!
Чтобы оставаться в рамках закона, для торговли нужна современная онлайн-касса. Как обычно выглядит процесс внедрения онлайн-кассы:
Если сомневаетесь в собственных силах у нас есть сервис 1С-ОФД. Специалисты проконсультируют, помогут с регистрацией в налоговой и настройкой оборудования, организуют подключение к выбранному оператору. И денег не возьмут — вы платите только за услуги ОФД.
А что делать, если у вас интернет-магазин или клиенты оплачивают заказ через сайт? Необходимо как-то создать и передать покупателю чек, подтверждающий оплату, причем оперативно (в момент расчета). Советуем использовать облачную онлайн-кассу. Звучит интригующе? Ничего сверхъестественного — просто так удобнее и проще работать. Вы арендуете по сути виртуальную (облачную) кассу, которая автоматически формирует и отправляет чеки ОФД и клиентам.
Настраиваемся на лучшее
Много ошибок допускается при настройке кассы и реквизитов. Мы составили список сведений, которые должны быть чеках:
Индивидуальные предприниматели, применяющие ПСН, УСН, ЕНВД, ЕСХН могут не указывать в кассовых чеках наименование товара (работ и услуг) и его количество до 1 февраля 2021 года.
В зависимости от обстоятельств разрешается обойтись без некоторых реквизитов. Например, вы торгуете в поселке Кукуевы Горки, где даже телефон берет только с елки, а при слове «интернет» местные жители начинают креститься. Тогда адреса сайтов или электронной почты не нужны (а вот QR-код почему-то надо оставить), главное, чтобы эти самые Горки были внесены местными властями в список труднодоступных местностей.
И наоборот, в некоторых случаях придется дополнить чек кое-какими сведениями. Если пробиваете его при расчетах с юрлицом или ИП, то нужны данные контрагента — ИНН, наименование, а также страна происхождения товара и номер таможенной декларации (при необходимости). Более подробно о реквизитах читайте в статье 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
Преступление и наказание
От ошибок страховки нет, но можно научиться исправлять их максимально безболезненно. Есть несколько типовых ситуаций, которые, можно сказать, случаются ежедневно:
1. О чем мы выше говорили — карту по терминалу провели, а по кассе чек не пробили.
Решение: пробить чек коррекции с признаком «приход», в описании указать — дату, вид нарушения (к примеру — «не сформирован чек»), тип коррекции «самостоятельная». Необходимо в корректировочном чеке указать данные как в первичном — товар, стоимость, НДС и т.д.
2. Возврат товара, обмен. Это может произойти по ошибке продавца — выбран был неправильный товар в программе, а может покупатель решил признать, что XXL ему маломерит.
Решение: берем с покупателя заявление на возврат, забираем товар (по возможности и кассовый чек, но его предъявление не обязательно), пробиваем чек с признаком «возврат прихода» и передаем покупателю вместе с деньгами. Если проводим обмен, значит нужно после возврата пробить правильный товар (как обычную продажу).
Кстати, у нас есть готовые отраслевые решения, которые помогут эффективно организовать процесс торговли. Конфигурации адаптированы специально для вашего бизнеса: салонов красоты, автосервисов, общепита, магазинов одежды и обуви, аптек, а мы поможем вам их внедрить.
Там еще много всего, заходите на Scloud и выбирайте. Каждая система работает в облаке и в связке с онлайн-кассами.
3. Что делать, если по каким-то причинам (надеемся объективным, вы же граждане законопослушные) чеки вообще не пробивались? Правильный путь — пробить чек (чеки) коррекции с признаком «приход» и пройти по алгоритму, как в первом пункте.
Если пропущено много поступлений: по одним рекомендациям нужно пробивать общий чек коррекции на все поступления и сообщать о них в налоговую, прикладывая отдельным документом подробную информацию, по другим — пробивать по одному чеку на каждый расчет. Закон четко не описывает эту ситуацию.
4. Нужно изменить способ расчета (товар не возвращается) — клиент воспользовался корпоративной картой, вместо личной и хочет исправиться или внес за покупку наличные, а кассир пробил «безнальный» чек.
Решение: пробиваем чек коррекции с признаком «возврат прихода», не забываем указать все реквизиты первичного чека, возвращаем деньги (наличными на месте, по карте они вернуться не сразу, зависит от обслуживающего банка), пробиваем новый чек на приход.
Важный момент: при расчетах между юридическими лицами (ИП) картой или наличными тоже нужно использовать онлайн-кассу.
«А что там с наказаниями?» — спросите вы. Неприменение кассы влечет штраф на организацию от 75% до 100% суммы непробитых чеков (минимум — 30 тысяч рублей) на должностных лиц — от 25% до 50% суммы (минимум — 10 тысяч рублей). Ну, вы понимаете — не провели по кассе 1000, заплатите полторы, оно вам надо?
Повторное нарушение, если сумма непроведенных через онлайн-кассу расчетов составит в совокупности один миллион рублей и более, чревато дисквалификацией должностного лица (от 1 до 2-х лет), а организации или ИП возможно придется приостановить деятельность на срок до 90 суток. Потеряете не только деньги, но и возможность работать, а это уже полное фиаско, за три месяца можно и клиентов растерять.
Лайфхак! Чтобы избежать штрафа за неприменение ККТ (нарушение порядка регистрации, ненаправление покупателю электронного чека по требованию) нужно:
В Госдуме в третьем чтении рассматривается законопроект, упрощающий процесс — достаточно будет направить в налоговую (а это автоматически сделает ОФД) только чек коррекции.
Теперь представьте сколько это стоит, представили? Та-дам! От 760 рублей в месяц (и две недели тест-драйва в подарок).
Для бухгалтеров и руководителей на драйве, тех кто не сидит на месте, конфигурации доступны на смартфонах и планшетах через мобильные приложения.
Расскажите, какие у вас возникали ошибки в работе с онлайн-кассами?
Чек коррекции: как с его помощью избежать штрафа за неприменение ККТ
Кассовый чек коррекции нужен для того, чтобы оформить расчет, который произошел без применения онлайн-кассы, либо исправить ошибки, допущенные при ее применении (п. 4 ст. 4.3 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ). Порядок составления чека коррекции зависит от версии формата фискальных документов (ФФД), которая поддерживается кассой. Если используется формат 1.0 или 1.05, то коррекционный чек необходимо создавать только в ситуациях, когда ККТ не применялась. После появления формата 1.1, чек коррекции нужно будет использовать и для исправления ошибок кассира. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 06.08.18 № ЕД-4-20/1524@ (далее — письмо № ЕД-4-20/1524@). В сегодняшней статье эксперты сервиса «Контур.ОФД» расскажут о том, как сформировать чек коррекции в случае неприменения ККТ, и какие еще действия нужно совершить, чтобы избежать штрафа.
Коррекционный чек при разных ФФД
Напомним, что кассовый чек и другие фискальные документы создаются на кассе по определенному формату фискальных данных (подробнее см. «Кассовый чек: какие реквизиты он должен содержать и в каком формате их указывать»). На сегодняшний день утверждены три формата: 1.0, 1.05 и 1.1 (ФФД 1.1 на практике пока не применяется).
Фискальные документы, созданные по разным форматам, отличаются числом реквизитов. Так, чек коррекции, составленный в формате 1.1, будет иметь свыше 20 реквизитов (в отличие от текущей версии коррекционного чека, в которой установлено минимальное число реквизитов). Все реквизиты чека коррекции закреплены приказом ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229@ (в ред. приказа от 09.04.18 № ММВ-7-20/207@).
В зависимости от того, какой ФФД применяется на кассе, пользователь должен решить, составлять ли ему чек коррекции для исправления той или иной ситуации. Для наглядности мы показали это в таблице.
Формат фискальных данных
Для чего создается чек коррекции
Действует до 1 января 2019 года (приказ ФНС России от 21.03.17 № ММВ-7-20/229@)
Коррекционный чек нужен для того, чтобы оформить расчет, который произошел без применения кассы
Действует. Срок окончания действия неизвестен
Предположительно начнет действовать с 2019 года
Коррекционный чек нужен для того, чтобы оформить расчет, который произошел без применения кассы, а также для того, чтобы исправить ошибки, допущенные кассиром при формировании кассового чека
Избавит ли коррекционный чек от штрафа?
Как видно из таблицы, при любом формате фискальных данных чек коррекции создается в том случае, если ранее при расчете не была использована онлайн-касса. Это позволит избежать штрафа за неприменение ККТ.
Напомним, что за неиспользование онлайн-кассы предусмотрен штраф, размер которого определяется суммой неучтенных расчетов. Для ИП он составляет от ¼ до ½ размера неучтенной в ККТ выручки, но не менее 10 000 рублей; для юрлица — от ¾ до всей суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 рублей (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). При повторном неприменении ККТ деятельность юрлица или ИП может быть приостановлена на 90 суток, если сумма неучтенных расчетов составила, в том числе в совокупности, 1 млн. рублей и более (ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ).
Но в некоторых случаях санкций можно избежать, если добровольно известить налоговый орган о том, что касса не использовалась. При этом должны выполняться следующие условия (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ):
Остановимся подробнее на последнем условии. В письме № ЕД-4-20/1524@ специалисты ФНС пояснили, что каждый расчет, совершенный без применения ККТ, должен показываться в чеке коррекции отдельной строкой. Такая возможность появится в чеках, составленных в формате 1.1. Если же пробить коррекционный чек на общую сумму неучтенных расчетов (а не на каждый расчет построчно), то этого будет недостаточно для установления события административного правонарушения (поскольку невозможно идентифицировать конкретный расчет, не проведенный по кассе). В этом случае нужно дополнительно направить в налоговую инспекцию документ (акт), который позволит установить каждый конкретный расчет, который произошел без применения ККТ. Акт должен отражать все операции, сделанные в обход кассы. Методические указания по составлению необходимых документов можно скачать на сайте ФНС России (в раздел «О проекте» в левом вертикальном меню нужно выбрать «Методические указания»).
Оформление чека коррекции и других документов
Прежде чем рассмотреть алгоритм действий по оформлению неучтенного расчета, отметим, что чаще всего неприменение ККТ происходит по следующим причинам:
Общий алгоритм действий следующий: если кассы нет, то ее нужно приобрести (см. «Как выбрать онлайн-кассу и программу для нее при разных видах торговли»), затем надо составить акт о нарушении, оформить чек коррекции и сообщить об этом в налоговую инспекцию. В будущем, когда начнет действовать формат 1.1, необходимость совершения некоторых действий отпадет.
Обратите внимание: коррекционный чек разрешено создавать на любой онлайн-кассе. Поэтому если касса сломалась, то чек коррекции можно отправить с другого кассового аппарата. Это не будет являться нарушением.
Как «исправить» неприменение кассы (алгоритм действий для разных версий ФФД)
Формат 1.0 или 1.05
Формат 1.1
Шаг 1. Заполнение акта о нарушении
Акт составляется в произвольной форме. В нем необходимо перечислить:
Акту нужно присвоить номер и указать дату его составления
Акт составлять не нужно, так как все необходимые данные будут присутствовать в чеке коррекции
Шаг 2. Создание чека коррекции на кассе
Выберите признак расчета
Укажите основание для коррекции и другие данные
Важно: каждую сумму неучтенного расчета нужно отразить в чеке коррекции отдельной строкой
Шаг 3. Оповещение налоговиков о создании чека коррекции
Необходимо известить налоговую инспекцию о неприменении ККТ и о формировании чека коррекции любым доступным способом (лично, на бумажном носителе, в электронном виде по ТКС). В будущем соответствующее заявление можно будет подать через личный кабинет юрлица (или ИП) на сайте nalog.ru
Вероятно, надобность в этом шаге отпадет, поскольку чек коррекции с исчерпывающими данными поступит в ФНС автоматически. Однако ФНС пока не подтвердила это предположение
Подключите готовый комплект, чтобы торговать по Закону № 54-ФЗ
В комплект от СКБ Контур входит онлайн-касса на ваш выбор (см. «Как выбрать онлайн-кассу и программу для нее при разных видах торговли»), сервис «Контур.ОФД» для отправки данных в налоговую инспекцию, а также сервис «Контур.Маркет» с кассовой программой для передачи номенклатуры на ККТ. В подарок к заказу вы получите 3 месяца бесплатной работы в обоих сервисах.
Как оформить чек коррекции и избежать штрафа за неприменение ККТ
Пользователи ККТ могут уйти от ответственности за неприменение онлайн-касс, если своевременно устранят нарушение. Рассказываем об условиях освобождения от ответственности и о том, как правильно оформить чеки коррекции.
Ошибочное неприменение ККТ и штрафы
Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Штраф для ИП, согласно данной норме, составляет не менее 10 000 рублей, а для юридических лиц – не менее 30 000 рублей. Конкретная величина штрафа может доходить до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения кассы.
Подобные штрафы объясняются тем, что неприменение касс одновременно нарушает как права потребителей (например, при отсутствии чеков покупатели не могут доказать факт оплаты товара), так и интересы государства (часть полученных бизнесом доходов уводится из-под налогообложения).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ.
2. Пользователи ККТ могут уйти от ответственности за неприменение онлайн-касс, если своевременно устранят нарушение.
3. Для этого требуется изготовить чек коррекции, а также сообщить в ИФНС о неприменении ККТ.
4. Схемы применения кассового чека коррекции различны при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.1 и кассы с форматом фискальных данных версии 1.05 и 1.0.
5. Чтобы узнать версию формата фискальных данных на кассе, необходимо распечатать «Отчет об открытии смены».
Но в ряде случаев неприменение ККТ не является результатом целенаправленных действий пользователей касс. Неприменение касс может быть обусловлено ошибкой кассира, техническим сбоем либо обычным заблуждением. В частности, когда пользователь ошибочно полагает, что не должен применять кассу, хотя такая обязанность существует.
Например, при безналичной дистанционной оплате товара не всегда понятно, нужно ли применять ККТ и оформлять чеки. По закону при оплате товаров через интернет-банкинг и другие электронные средства платежа продавцы обязаны применять кассовую технику и выдавать чеки (п. 5 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).
Когда же оплата совершается, скажем, через платежное поручение/квитанцию в отделении банка, такой обязанности пока не возникает. Обязанность по применению касс в отношении подобных расчетов вводится только с 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ).
При дистанционной оплате товара способ расчета для продавца не очевиден. Поэтому при оплате через тот же интернет-банкинг продавец может не применить кассу, полагая, что платеж пришел из банковского отделения через расчетный счет. Можно ли избежать ответственности за неприменение кассы в подобных случаях? Закон отвечает на данный вопрос утвердительно.
Право на освобождение от ответственности за неприменение ККТ
Для ситуаций, когда у продавца отсутствует намерение утаить полученную выручку, закон предусматривает возможность освобождения от ответственности за неприменение касс (примечание к ст. 14.5 КоАП РФ). Для этого требуется изготовить чек коррекции, а также сообщить в ИФНС о неприменении ККТ.
При этом избежать штрафа возможно при выполнении следующих условий:
Чек коррекции
При неприменении ККТ или ее применении с нарушением законных правил ИП и организации обязаны оформлять чеки коррекции (абз. 2 п. 4 ст. 43 Закона № 54-ФЗ). Данные чеки позволяют учесть ранее неучтенные операции, исправить допущенные ошибки, а также избежать ответственности за неприменение ККТ.
Реквизиты чеков коррекции установлены приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Сформировать чек коррекции можно в любое время. Но в целях освобождения от ответственности чек нужно успеть сформировать до того момента, когда налоговики узнали о нарушении. Чек разрешено формировать на любой ККТ, а не только на той, которая не была применена в момент расчета.
В чеке коррекции указывают такие признаки расчета, как «приход» (в случае неприменения ККТ при приеме денег) и «расход» (в случае неприменения кассы при выплате денег из кассы). Признаки «возврат прихода» и «возврат расхода» в чеке коррекции не указываются.
Чек коррекции, помимо собственных реквизитов, должен содержать еще и реквизиты расчета, который был произведен без применения ККТ. Для этого в чеке коррекции следует указать дату совершения операции, наименование проданного товара, работы, услуги, адрес расчета и т.д.
Каждая корректируемая сумма расчета должна отражаться в кассовом чеке коррекции отдельной строкой. При этом в чеке нужно указать дату совершения нарушения, а также основание корректировки. Если пользователь самостоятельно выявил нарушение, то в качестве основания указывается «самостоятельная операция», если нарушение выявила ИФНС – «по предписанию».
Данная схема применения кассового чека коррекции допустима при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.1.
Если используется касса с форматом фискальных данных версии 1.05 и 1.0, то порядок корректировки будет иным. От пользователя требуется формирование не только чека коррекции, но и акта, в котором описывается каждый конкретный случай неприменения ККТ.
В акте проставляют даты расчетов без касс, наименование товаров и их стоимость.
Также в акте нужно указать причину неприменения ККТ. Специальной формы для акта не предусмотрено, он составляется в произвольной форме.
В чеке коррекции нужно указать признак расчета «приход» или «расход», а также основание для корректировки.
В качестве дополнительного условия для освобождения от ответственности в ст. 14.5 КоАП РФ указывается направление в инспекцию сообщения о неприменении кассы и формировании чека коррекции.
Но данное сообщение требуется отправлять в инспекцию далеко не во всех случаях.
Неприменение ККТ: когда нужно сообщать в налоговую
По общему правилу при использовании кассы с форматом фискальных данных версии 1.1 формирование чека коррекции с указанием в нем всей необходимой информации о ранее неучтенных операциях вполне достаточно для освобождения от ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.
Поэтому сообщать в ИФНС о факте неприменения ККТ необязательно. Инспекция самостоятельно получит всю необходимую информацию из сформированных чеков коррекции. О том, как читать дополнительные реквизиты чеков, читайте тут.
Однако в ряде случаев сообщить о нарушении все же придется. Перечень таких случаев приведен в письме ФНС России от 06.08.2018 № ЕД-4-20/15240@.
В письме ФНС подчеркивается, что во избежание штрафов следует сообщать о неприменении ККТ при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.0 и 1.05. Заявление составляется в произвольной форме и направляется в ИФНС любым удобным способом (лично, по почте, электронным сообщением, подписанным усиленной цифровой подписью). В обращении в ФНС необходимо описать обстоятельства совершения нарушения, а также сообщить об их устранении (изготовлении чека коррекции).
Кроме того, сообщение в ИФНС потребуется и в случаях использования кассы с форматом фискальных данных версии 1.1.
Например, при указании в чеке коррекции только общей суммы корректируемых расчетов без отражения каждой корректируемой суммы отдельной строкой. Без направления в инспекцию такого сообщения избежать штрафов не получится.
Частые ошибки в использовании онлайн-кассы и их исправление
Обязательное применение
Почти все организации и ИП в коммерческой деятельности обязаны использовать онлайн-кассы. Информация о проведенных операциях попадает в центр ОФД (оператора фискальных данных), а оттуда сведения передаются в ФНС. Т.е. если допущены ошибки, то в налоговую попадает недостоверная информация и исправлять ситуацию нужно оперативно.
Использоваться может только ККТ, включенная в особый реестр, то же самое с фискальными накопителями и ОФД. Применение другой техники приравнивается к неприменению кассы. Санкции за нарушение работы с ККТ довольно внушительные:
Штраф на организацию – от 75% до 100% суммы чеков (минимум – 30 тысяч рублей) + административный на должностных лиц – от 25% до 50% суммы (минимум – 10 тысяч рублей).
Есть участники расчетов, которые могут обойтись без онлайн-кассы или получившие отсрочку.
Счастливые исключения в 54-ФЗ
Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.
В связи с тем что в 2020 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.
Кстати! В 2020 году нельзя учесть затраты на покупку ККТ при расчете ЕНВД.
Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.
Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.
Обязательные реквизиты
Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.
Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизированно)
Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.
ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН, ЕНВД), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).
Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.
Виды ошибок
Условно ошибки в работе с онлайн-кассами можно разделить на регистрационные, технические, расчетные и прочие. Регистрационные, соответственно, связаны с неправильной регистрацией, несвоевременным изменением данных, недостоверностью и т.д. Технические – с настройкой ККТ, данными в системе. Расчетные – допущенные в суммах, наименованиях товара, непробитые чеки или, наоборот, пробитые без нужды. Прочие – все остальные, например, несвоевременная замена фискального накопителя.
Теперь разберем часто встречающиеся ситуации и варианты их исправления.
Регистрация и внесение изменений
Чаще всего забывают внести исправления в карточку ККТ, в частности в местонахождение кассы. Сам аппарат перевозят, устанавливают на новой точке и начинают работать, а сообщить об этом в ФНС не удосуживаются, а как вы уже знаете, одним из обязательных реквизитов чека является адрес места расчетов.
Важно! Вместо обычного адреса при развозной торговле указываются сведения об авто.
До приведения карточки ККТ в соответствии с фактическими данными применять кассу нельзя, ведь сведения будут недостоверными. Проверить данные можно в личном кабинете на сайте налоговой службы.
Еще одна ошибка – касса не снимается с учета при закрытии обособленного подразделения. Если аппарат отправляется на продолжительную консервацию (дольше срока действия фискального накопителя) или вообще не будет использован (например, ККТ продадут за ненадобностью), то необходимо подать заявление о снятии с учета.
Если аппарат временно отправляется на склад или в офис, но не будет использоваться, то допустимо внести изменения и указать место хранения. Не забудьте, что если на момент отключения кассы какие-то документы не ушли в ОФД, то через 30 дней накопитель будет заблокирован. Проверить отправку можно, распечатав чек закрытия смены, в нем указывается количество не переданных в ОФД документов. Если стоит значение «0», то все в порядке.
Освобожденные от применения онлайн-кассы ИП забывают купить ККМ и поставить ее на учет, когда берут на работу сотрудника. Закон дает предпринимателям 30 дней. Приобретать технику под конец срока рискованно, ведь на саму регистрацию уходит до 5 дней.
Настройки
Самые распространенные ситуации, когда не указывают:
Инспектора ФНС подчеркивают, что номинальные названия вроде «услуга», «товар» не соответствует требованиям закона и при автоматизированном контроле в ФНС отражается как ошибка. Исключения я указывала выше – это ИП, применяющие специальные налоговые режимы.
Указание просто наименования должности – ошибка. Поменять сведения несложно: достаточно изучить инструкции к кассовому аппарату, а при возникновении трудностей обратиться в обслуживающий центр ККМ. Доступ к таким настройкам должен иметь администратор или руководитель – лицо, ответственное за смену данных, чтобы не возникало злоупотреблений со стороны сотрудников.
Обратите внимание! Необязательно указывать ФИО кассира при покупке через интернет, когда покупатель рассчитывается картой или иным безналичным способом, формирование и отправка чека происходит автоматизировано, и конкретный кассир не участвует в его составлении.
Внимательно надо отнестись к первоначальной настройке системы налогообложения. При изменении СНО следуйте рекомендациям производителя кассы или обслуживающего центра. Чтобы проводить оплаты по разным режимам, обычно настраивают два отдела, например, один на ЕНВД, второй – на УСН.
Применение без необходимости
Когда онлайн-кассы только начали входить в нашу жизнь, появлялись самые невероятные толкования закона, даже инспектора давали сомнительные ответы на вопросы о применении ККТ.
Спустя несколько лет мифы развеялись, однако некоторые противоречия остались, и стоит вспомнить, когда не требуется использование кассы:
Если же подотчетное лицо покупает товары или оплачивает услуги, работы от имени организации картой или наличными и необходимо получить накладную, счет-фактуру именно на ИП или ООО, то нужно оформить чек с указанием обязательных реквизитов (п. 6.1 статья 4.7 закона 54-ФЗ). Сам представитель должен иметь доверенность. Она потребуется для получения товара и подписания документов.
Особая сложность с корпоративными картами, привязанными к счету. Кассир поставщика не видит, что за карту ему предъявляют, пока клиент не сообщит о своем статусе, а вот у покупателя-налогоплательщика потом появляются проблемы с учетом расходов и закрытием подотчета. Именно поэтому некоторые поставщики требуют предъявления доверенности на проведение расчетов, а покупателям-организациям рекомендуется прописать процедуру использования корпоративных карт во внутреннем положении.
Я склоняюсь к точке зрения об отсутствии такой обязанности, потому что в исключениях (п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ) указаны случаи, когда применение обязательно: при оплате наличными или картами с их предъявлением. Учитывая, что при взаимозачете явно нет ни того ни другого, то его скорее можно отнести к безналу.
Неприменение
Более опасная ситуация возникает при неприменении онлайн-кассы. В результате есть шанс получить солидный штраф (вы же помните, что расчет его ведется от непробитой суммы).
Рассмотрим ситуации, в которых чек иногда не пробивают, хотя он должен быть сформирован:
Что делать: после открытия очередной смены и до закрытия пробейте чек коррекции с признаком «приход», в описании укажите дату и вид нарушения, тип коррекции «самостоятельная». Учтите, что пока нужно отправить в ФНС объяснительную – через личный кабинет, оператора по сдаче отчетности или почтой. Тогда вы фактически совершаете «явку с повинной» и получаете возможность избежать штрафа.
Важно! 31 марта 2020 года в первом чтении Госдумой принят законопроект о снятии с нарушителя административного штрафа, если он отправил чек коррекции, и инспекция на тот момент не знала о нарушении. Т.е. если примут поправки в КоАП, то дополнительно направлять объяснительную будет не нужно.
Главное, чтобы товар подлежал возврату по закону! Нельзя вернуть, например, лекарства.
Похожим образом поступайте при замене одного товара другим – сначала выполните возврат, а затем пробейте как обычно новый товар.
Понятно, что единственное решение проблемы — это покупка кассового аппарата, но как быть с выручкой, которую ранее не показывали? Некоторые используют для ее отражения чек коррекции, другие обычный приход, а третьи ничего не делают. И сложно сказать, признаюсь, чей подход вернее.
А вот без интернета можно работать долгое время, главное — проследить, чтобы при подсоединении к сети чеки попали в ОФД (напоминаю – смотреть при закрытии смены строку «Не передано фискальных документов»).
Прочие
Собираем все остальные ошибки. При дистанционных продажах и отправке товара курьером некоторые продавцы пробивают чек заранее. Это недопустимо. Нужно снабдить курьера портативной кассой или установить аппарат в офисе, а документ расчета отправлять покупателю в электронном виде (курьер перед получением денег узнает и передаст продавцу номер телефона, адрес электронной почты).
Если пробили неверную сумму: когда сумма меньше – добиваем разницу обычным приходом. Если по каким-то причинам это невозможно (нужно продать конкретный товар с установленной ценой или маркированную продукцию), то делаем возврат и затем пробиваем правильную сумму. Аналогично поступаем с излишне пробитой суммой.
Бизнесмены, стремясь к экономии, устанавливают одну ККТ, а проводят через нее операции двух организаций (не спрашивайте о логике – ее тут нет).
Пример: ООО «Копыта» и ИП Иванов (учредитель и директор в ООО). Он покупает товар оптом на организацию, реализует другим компаниям, часть передает ИП и торгует в розницу на ЕНВД, используя ККМ. К предпринимателю стали обращаться клиенты-компании, с просьбой оплатить поставки наличными. Иванов пробил чеки для товарищей в ИП и выдал документы от ООО, покупатели вернулись к нему за нормальными документами. Пришлось выписать их от имени предпринимателя. Иванова ждал еще один неприятный сюрприз – налоговая попросила горе-ИП объяснить, почему он продал товар с пометкой в чеке «ЕНВД», хотя оптовая торговля под этот режим не попадает и где налоги с этих поступлений? Как пишут в интернете «картинка смешная, а ситуация страшная».
Еще один случай из жизни: по привычке продавцы старой закалки пытаются поступать так, как привыкли во время прежней работы, когда никуда сведения не отправляли. При пробитии лишней суммы, например, вместо 100 рублей – 1000, расплачиваются с покупателем наличными (с картой, конечно, так не получится), как положено, никакого исправления через ККТ не проводят и ждут следующих клиентов. Когда те приходят, разницу (1000-100=900) просто не пробивают.
Недавно один из моих обслуживаемых предпринимателей попал в такую ситуацию. В тот несчастливый день на торговую точку наведался инспектор ФНС, совершил контрольную закупку, а чек ему не пробили. В протоколе продавец-кассир так и описала ситуацию. ИП дали 5 тысяч штрафа.
Несмотря на абсурдность приведенных ситуаций, они реально встречаются, поэтому контроль операций, проходящих по онлайн-кассе, — это одна из главных задач бухгалтера.