Работа с архивами
Зачем существуют архивы?
Самые большие архивы
О чем и как можно попросить архив
Директору архива такого-то
От (ваше ФИО и адрес)
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.
Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы
Что архивы сделают для вас бесплатно
Что архивы делают за деньги
Что хранится в архивах
Какой можно получить ответ
Что можно и чего нельзя
Особые случаи
Если документов нет
Самостоятельная работа в архиве
Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.
Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.
От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).
Полка длиной с МКАД: какие документы и секреты хранит Главархив Москвы
.jpg)
Как выглядела паровая конка на Воробьевых горах и как в 1930-е годы двигали дома на улице Горького? Видеохроника воссоздания храма Христа Спасителя и неожиданно обнаруженный нотный автограф неизвестного произведения Дмитрия Шостаковича. В фондах Главархива Москвы хранятся настоящие сокровища нашей истории: миллионы документов, записей, фотографий и других артефактов. Из них мы можем узнать, как выглядела Москва 50 и 100 лет назад и как жили наши предки.
Главное архивное управление столицы в его современном виде появилось в 2003 году на основе Московского городского объединения архивов. А в 2013-м при нем был создан Центральный государственный архив города Москвы. Он объединил существовавшие до этого многочисленные собрания. Сегодня это крупнейшее архивное учреждение столицы.
«Можно сказать, что главная цель всей нашей работы — сберегать историческую память жителей столицы и всей страны. Наши данные доступны на выставках, в публикациях архивных источников и исторических исследований. Кроме того, каждый может запросить необходимый документ через портал Мэра Москвы mos.ru или найти его в читальном зале Главархива. Также мы ведем работу по рассекречиванию и публикации архивных документов, сохраняем личные документы и архивные коллекции, которые имеют историческое и культурное значение», — подчеркнул начальник Главного архивного управления Москвы Ярослав Онопенко.
Полка длиной с МКАД
Миллионы документов, связанных с историей города и его жителями, занимают несколько зданий. Большая часть фонда — материалы со второй половины XVIII столетия до наших дней. Если поставить их на одну полку, ее длина будет превышать 100 километров — по протяженности она сопоставима с МКАД, рассказала Лариса Сгадлева, директор Центрального государственного архива Москвы.
Увидеть архивы можно в трех читальных залах на Профсоюзной и Международной улицах. По словам Ларисы Сгадлевой, в них всегда много посетителей. Вынужденный перерыв в работе случился из-за сложной эпидемиологической обстановки, но архивисты готовы снова открыть читальные залы, как только снимут ограничения.
Чаще всего люди ищут в архивах документы для подтверждения трудового стажа, различных наград и родственных связей. «Значительное число людей обращается в архивы по вопросам, связанным с имущественными делами. Это решения и распоряжения органов исполнительной власти, необходимые для подтверждения прав на объекты недвижимости: квартиры, нежилые помещения, здания», — говорит директор Центрального государственного архива Москвы.
Со всей страны приходят запросы о рождении, бракосочетании и смерти родственников, живших 100–150 лет назад в Москве и Московской губернии. «Как ни удивительно, документы такого почтенного возраста до сих пор востребованы для юридических целей. Это требуется для подтверждения родственных отношений, например для оформления права на участок для захоронения», — поясняет Лариса Сгадлева.
В архивы идут ученые и студенты: их интересуют история экономики, культуры, религии. Они знакомятся с фактами из биографий известных людей или узнают о конкретных предприятиях и учреждениях. Информацию ищут исследователи-краеведы, изучающие историю населенных пунктов, вошедших в состав Москвы и Московской области. Кроме того, архивы часто необходимы реставраторам, восстанавливающим старые здания.
Все больше москвичей интересует составление родословной. «Основная масса людей приходит в читальные залы именно с таким запросом. У нас хранятся документы по дворянским родам Московской губернии, посемейные списки купцов, мещан и ревизские сказки. Все очень удивляются такому названию, а на самом деле ревизские сказки — это результаты проведения переписей населения. Раньше их называли ревизиями, а сказки — это переписные ведомости со сведениями о людях. Переписи проводились с целью налогообложения до середины XIX века», — добавляет Лариса Сгадлева.
Найти информацию о людях помогают метрические книги церквей, которые до 1917 года выполняли функции современных загсов, личные дела студентов и преподавателей высших учебных заведений и исповедные ведомости.
Сколько стоит собирать информацию в архивах
Пособие для начинающих исследователей
Я исследователь и автор книг об истории России.
Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.
Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.
Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.
Как я собираю информацию по архивам
Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.
Я написала несколько научно-популярных статей и две книги по истории России — «Великий магистр революции» и «Октябрический режим». Недавно собирала материалы для третьей книги об одном малоизвестном историческом деятеле начала 20 века.
Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.
Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :
Как организовать поездку
Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.
Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.
Когда я отказалась платить, администратор ответила: «Хорошо, если вы согласны на подселение, мы пришлем к вам постояльца. Но имейте в виду, что обычно у нас мужчины живут вместе с женщинами». Мне удалось убедить администрацию отложить вопрос до утра. Все закончилось хорошо: на следующий день пришел другой сотрудник, который отменил несуразное требование.
После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.
Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.
Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.
Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.
Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.
Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.
Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.
Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.
Как искать информацию в архивах
Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.
Получить доступ можно двумя способами:
Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.
Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.
Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.
Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.
Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.
Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.
Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.
Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.
Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.
Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.
В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.
Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.
Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.
Здесь надо будет заполнить бланки документов:
Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.
Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.
Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.
Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками
В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.
Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.
План действий такой:
Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.
Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.
Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.
Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.
Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.
Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.
Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал
Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.
Самые популярные причины для отказа:
Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.
Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.
Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.
Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.
Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.
Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:
Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.
Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.
Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ
Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.
Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.
Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.
Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.
я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах
Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:
Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.
Муниципальное хранение архивных документов
Архивное хранение документов – обязанность каждой организации независимо от формы собственности и типа. Закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет порядок и сроки хранения отдельных видов бумаг, требования к хранилищу и прочие нюансы.
Хранить документы в офисе, специализированной компании или в муниципальных архивах – выбирает руководитель организации. В случае ликвидации организации без правопреемника часть архивных документов передаётся в муниципальный архив.
Подготовка дел на муниципальное хранение
Чтобы определить, какие дела подлежат передаче, создаётся экспертная комиссия. В соответствии с действующим законодательством выделяются дела постоянного и временного хранения, к ним составляются опись и номенклатура. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются.
Обязательной передаче в архив подлежат:
Выделенные на передачу дела оформляются (либо проверяется и дополняется уже существующая опись). Листы нумеруются и подшиваются, составляется опись дела и лист-заверитель. Обложка каждой папки должна содержать название организации, индекс дела, дату последнего документа, заголовок. Завершающим этапом будет составление описи дел.
Передача дел в муниципальный архив
После подготовки и оформления дел происходит процедура их передачи, которую осуществляют ответственный сотрудник компании и представитель муниципального архива. Процесс включает в себя проверку всех дел по описи и полистно на наличие всех указанных в списках документов. Делам присваиваются архивные номера, составляется акт приёма-передачи, который подписывается сотрудниками с указанием даты.
Порядок взаимодействия с государственной архивной службой
Муниципальные архивы в обязательном порядке принимают на хранение документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Перед сдачей компания (или ликвидационная комиссия) заключает с архивом договор, в котором определяется объём документов на хранение, устанавливаются затраты на предстоящее уничтожение дел по истечению срока их хранения и прописываются другие нюансы. Все расходы на архивное хранение ложатся на ликвидируемую организацию. На момент передачи дела должны быть оформлены установленным законом образом, к ним обязательно прилагаются описи, по которым происходит процедура передачи, при уничтожении части документов перед сдачей основного массива прилагается соответствующий акт.