Форматы и формы электронных документов. В чем разница?
Вопросы о том, чем отличается форма электронного документа от формата, появились с тех самых пор, когда Федеральная налоговая служба дала добро на использование в налоговом учете электронных первичных документов. Произошло это более трех лет назад. Тем не менее, данные понятия путают до сих пор. Давайте разбираться, что есть что.
Ваша компания до сих пор обменивается бумажными документами?
Что такое форматы электронных документов?
Чтобы ответить на этот вопрос, начнем с небольшой классификации. Весь перечень документов, используемых сегодня в организациях, можно разделить на две группы:
В данном случае нам интересны документы первой группы, которые по законодательству разрешено создавать, передавать и хранить в электронном виде. Правда, стоит иметь в виду, что к форматам некоторых электронных документов закон предъявляет жесткие требования, равно как и к форме ряда электронных документов.
.XML – единый формат учетных документов
Все электронные документы (далее – ЭД), которые применяет ваша организация в работе, делятся на формализованные и неформализованные.
ЭД, формат которых четко описан и определен законодательством, называются формализованными. К ним относятся: счет-фактура, накладная ТОРГ-12 и акт выполненных работ.
Все остальные ЭД (счета на оплату, письма, доверенности, паспорта сделки и др.) являются неформализованными. Особых требований к их форматам не существует. Форма данных электронных документов так же не важна.
Форма электронного документа – не есть его формат
Шаг за шагом мы приближаемся к пониманию того, что представляет собой формат электронного документа. На самом деле определений данного понятия может быть несколько. Это и структурированный набор данных, удобный для хранения и автоматической обработки. Форматом можно назвать и закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в ЭД.
Теперь перейдем к форме. Если формат отвечает за «внутреннее содержание», то форма электронного документа являет собой его «лицо». Другими словами, то, как выглядит ЭД на экране компьютера или на бумаге, и есть его форма. Для некоторых документов закон определяет жесткую форму. Это в первую очередь касается счета-фактуры, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137.
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Итак, давайте сделаем выводы. Среди всего массива форм и форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. Чтобы раз и навсегда уяснить положение дел с формами и форматами электронных документов, просто ознакомьтесь со следующей таблицей.
Таблица 1. Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Автор: Герасимова Евгения, PR-специалист Synerdocs
Что такое оцифровка?
Сканирование, ретроконверсия и сопутствующие услуги. Обзор технологий перевода документов в электронный вид.
Существует несколько вариантов организации процессов оцифровки. Они могут производиться самостоятельно или с аутсорсингом услуг, с вывозом документов или выполнением работ на своей территории. При оцифровке могут применяться офисные, профессиональные документные или планетарные сканеры. Данные могут извлекаться в ручном, полуавтоматическом или автоматическом режимах, с проведением предварительной архивной обработки бумажных документов или классификацией информации уже в электронном виде и т.д.
Какой путь выбрать?
Решение зависит от конкретной задачи, потому что каждое из вышеупомянутых «или» определяет качество получаемого результата и стоимость работ. Например, извечен вопрос сшитых документов: выгодней медленно отсканировать в сшитом состоянии или потратиться на расшивку, зато быстро оцифровать на документных сканерах?
Самый простой способ выбрать наиболее подходящий для вас путь – обратиться за экспертизой к специализирующейся на оцифровке организации. Заинтересованные в работах, крупные компании проведут обследование бесплатно, и за вас определят оптимальный подход. Не пренебрегайте этой возможностью и не ждите склонения к заказу услуг: большинство этих компаний также заинтересованы в поставке оборудования и ПО для самостоятельной оцифровки.
Сколько документов нужно сканировать?
Определяющий параметр – объем документов.
Определяющий параметр – объем документов. Для ежедневного сканирования небольших пачек расшитых документов (например, первичной бухгалтерии) подойдет обычный офисный сканер, выдерживающий нагрузку в несколько тысяч страниц в день. Нужно лишь дополнить его удобной программой для индексирования.
Для регулярного сканирования больших объемов необходимо профессиональное оборудование. Это – промышленные сканеры, которые стоят немалых денег (подобное оборудование используют ФНС, ФТС, крупные банки). Поэтому менее дорогой альтернативой может стать рамочное соглашение на оказание периодических услуг оцифровки.
Перевод в электронный вид больших ретроспективных массивов своими силами экономически не обоснован: помимо закупки оборудования и обучения сотрудников, потребуются значительные трудовые и временные затраты. Однозначно эффективнее заказывать услугу, так как крупная компания может выделить большой штат и решить задачу оперативно.
Где сканировать документы?
Определяющий параметр – востребованность сканируемых документов. Влияет ли на деятельность организации изъятие документов на время сканирования? Особенно это критично при оцифровке документов, к которым регулярно обращаются сотрудники, либо которые могут быть внезапно запрошены контролирующим органом, а также для устранения связанных с документами ЧП. Примеры: финансовые и кадровые документы, техническая и эксплуатационная документация, книги ЗАГС и другие отраслевые фонды.
Участок сканирования, организованный в помещениях компании-заказчика услуг.
Если необходимо оцифровать их достаточно быстро, то традиционным подходом является заказ услуг с выездом бригады сканирования на вашу территорию. Зачастую это оказывается дешевле, чем доставлять документы на производство исполнителя и обратно, но все определяет территориальная удаленность. Регламент выездных работ подразумевает сканирование выданного дела в течение одного-двух рабочих дней, без длительного изъятия из рабочего процесса.
Расшивать ли документы?
Определяющие параметры: состояние документов и возможность расшивки. Если есть такая возможность, и бумага пригодна для протяжки документным сканером, то следует расшивать. Дело в том, что сканирование сшитых документов на планетарном (книжном) сканере в несколько десятков раз медленнее потоковой оцифровки. Пропорционально увеличиваются время работ и стоимость труда. Сканирование на документных сканерах, даже с учетом расшивки, оперативнее и дешевле.
Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю.
Расшивать можно самостоятельно, а можно доверить это исполнителю: если выбрана авторитетная компания, опасаться утраты документов не стоит. Наоборот, жесткая регламентация всех процессов и качественные материалы позволяют компаниям застраховаться от дополнительных финансовых потерь и ущерба имиджу. Этому подходу доверяют даже российские суды: при организации сканирования обычно внутренним приказом разрешается расшивка и последующая сшивка судебных дел.
К слову, крупные компании параллельно могут провести профессиональную архивную обработку: во-первых, часть работ итак выполняется при подготовке к сканированию, во-вторых, архивная обработка помогает выявить невостребованные документы и сократить объемы сканируемых массивов, что может снизить стоимость работ.
Какое качество выбрать?
Сегодня высококачественно можно отсканировать любой объект: от маленькой библиотечной карточки до карт формата 8А0 и театральных декораций.
Определяющие параметры: вид документа и объем получаемого ресурса в электронной форме. Сегодня сканирующее оборудование позволяет получать образы с разрешением от 200 до 1200 точек на дюйм (dpi). Для художественных произведений обычно применяется разрешение 400–600 dpi, позволяющее создавать высококачественные репродукции. Более высокое качество используется только при необходимости увеличения изображения и детализации мелких предметов, например, монет.
Детализированные и неконтрастные чертежи, часто выполненные на кальке и синьке, нуждаются в сканировании с разрешением 300-400 точек на дюйм и дополнительной обработке изображений в графических редакторах. Остальные документы обычно сканируются с разрешением 300 dpi, достаточным для распечатки копий без потери качества. Необходимая обрезка изображений, геометрическое исправление, цветокоррекция, конвертация в форматы pdf, tiff, jpegи др. может проводиться в полностью автоматическом режиме программами, встроенными в сканирующее оборудование или поставляемыми вместе с ним.
В большинстве случаев используется цветной режим съемки. Это нужно для всех документов, в которые вносились исправления или ставились печати поверх текста, для удостоверения того, что электронная копия снималась с оригинала документа с печатью и подписью, а также для читаемости угасающих текстов и передачи уникальных особенностей оригинала. Необходимость цветного сканирования художественных произведений не обсуждается. Режим «градации серого» применяется лишь в некоторых случаях: когда документы не содержат цветных атрибутов, либо когда необходимо сократить объем получаемого электронного ресурса.
Сканирование может осуществляться самостоятельно. Главной задачей становится обучение сотрудников правильной работе со сложной техникой, так как качество получаемых изображений важно для последующего индексирования: плохо отсканированный документ, тени, засветка и другие дефекты на электронном образе могут сделать нечитаемой важную информацию. Это не позволит применить технологии автоматического извлечения данных и может привести к ошибкам в индексировании. Загрузка ошибочных данных в некоторые системы (государственные реестры, бухгалтерские учетные системы) не позволительна.
Индексирование
Простое сканирование применяется редко, поскольку при последующей работе искать информацию в наборе графических файлов будет лишь немногим проще перелистывания бумаги. Для возможности поиска необходимо выделить в документе несколько атрибутов (индексных полей).
Сотрудники, задействованные в массовом индексировании документов методом ручного ввода.
Выделенные атрибуты можно внести в имя файла. Такая практика сложилась в российских судах: для того чтобы оператор сканирования не имел доступа к внутренним системам суда, при оцифровке все необходимые реквизиты вносятся в имя файла. В последующем эти реквизиты распознаются системой судопроизводства при загрузке каждого документа по отдельности.
Но обычно оцифрованные документы загружаются в информационную систему группой, что требует создания базы данных. Так, если необходимо прикрепить документ к уже существующей карточке в учетной системе, бывает достаточно извлечь пару однозначно определяющих его реквизитов – обычно номер и дату.
Если же нужно сформировать поисковую базу на основании самих документов, то объем извлекаемых данных определяется задачей: от пары реквизитов для поиска файла в электронном архиве до переноса всей значимой информации в аналитическую БД (ФИО, адресов, ИНН, КПП, дат, номеров документов-приложений и т.д.).
Свои правила индексирования применяются в музеях, библиотеках и архивах при оцифровке единиц хранения и учетных документов. Отдельным направлением услуг также является векторизация, которая применяется, в частности, при оцифровке каротажных лент (автоматическая) и чертежей (ручная отрисовка в CAD-системах).
Сколько данных извлекать?Ответ на этот вопрос также лучше получить, воспользовавшись экспертизой, так как количество извлекаемых реквизитов зависит от функциональной задачи и в значительной мере определяет стоимость оцифровки. В некоторых случаях можно ограничиться подборками документов, когда электронные образы объединяются под эгидой основного документа (например, договора или реестра счетов). В других необходимо извлечение всех содержащихся в документе данных для заполнения карточки информационной системы.
Примеры извлекаемых данных
Анализ размещенных на портале zakupki.gov.ru заказов компаний с государственным участием и госучреждений (44-ФЗ, 223-ФЗ), показывает, что:
– Для привязки электронных копий ОРД к системе электронного документооборота достаточно номера, даты и типа документа.
– Сканирование финансовой документации часто сопровождается извлечением номера, даты, наименований и реквизитов плательщиков, сумм.
– Оцифровка архивных документов муниципалитетов (постановления администраций, горисполкомов, сельсоветов и т.д.) в целях оказания услуг и инвентаризации объектов земельно-имущественных отношений требует извлечения номера и даты документа, всех встречаемых ФИО и адресов. Причем адреса необходимо сопоставлять с текущими справочниками КЛАДР/ФИАС.
– Оцифровка документов Архивного фонда РФ сопровождается строгим заполнением НСА и описанием фондов в соответствии с архивным законодательством.
– Индексирование описей и реестров подразумевает распознаванием всех порядковых записей.
– Для работы с чертежами в электронном виде необходимо извлечь практически все поля штампа.
– Сканирование составных дел требует не только извлечения реквизита каждого документа, но и установления взаимосвязей. Наиболее сложен случай конструкторской документации, где формируемая база данных обладает многоуровневой иерархией и связями документов.
Источник: zakupki.gov.ru, 2015
Какие методы извлечения данных выбрать?
Определяющий параметр – качество текста. Применяемые технологии, скорость и стоимость формирования баз данных зависят от того, как написан и в каком состоянии находится текст документа.
Напечатанный на современном принтере текст может быть автоматически распознан, необходимые данные могут быть извлечены с использованием различных автоматизированных методов: применением шаблонов и автоэкстракцией индексов (алгоритмы определения ключевых слов, семантического анализа и т.д.). Эти методы быстрые, и в большинстве случаев их стоимость ниже цены ручного распознавания.
Напечатанные необычным шрифтом, в низком качестве или поврежденные тексты книг, газет, архивных документов распознаются не всегда или с недостаточной точностью. Поэтому в большинстве случаев требуется ручной ввод или, по крайней мере, ручная проверка сведений. Предварительно для каждого ресурса формируются или подключаются внешние справочники, которые помогают операторам индексирования и значительно ускоряют процесс.
Документы с рукописным текстом индексируются только вручную. Это гораздо более медленный и дорогой процесс. Поэтому крупные компании применяют уникальные технологии, служащие ускорению обработки и, соответственно, снижению цены без потери качества. Показателен пример официальной переписки: в этих документах традиционно реквизиты печатаются, а номер и дата проставляется вручную по факту, что делает невозможным полноценное программное индексирование.
Можно ли провести индексирование самостоятельно?
Альтернативой является технология извлечения данных с помощью анализа текста, применимая для любых документов, в том числе неструктурированных. Этот метод зачастую более доступен по цене, но предлагается только парой крупных компаний, так как требует накопления серьезной семантическо-морфологической базы для каждой отрасли деятельности.
Можно также вносить данные напрямую в информационную систему. Однако этот способ связан с высокой вероятностью ошибок, отследить которые в системе крайне сложно. При самостоятельном индексировании рекомендуется сначала создавать определенную базу данных, которую перед загрузкой можно проверить.
Именно так работают специализирующиеся на оцифровке компании: жесткая регламентация процесса, с протоколированием всех действий, и обязательная проверка сформированного массива ОКК позволяет минимизировать количество возможных ошибок. Например, корпорацией ЭЛАР в официальных договорах и контрактах используется стандартный критерий качества ≥99,8%. Теме выборы критериев качества будет посвящена одна из следующих статей.
Форматы электронных документов
Электронный документ — это файл. Как и у любого файла, у него должен быть формат, причем форматы некоторых электронных документов обязательны. Чем отличаются форматы от форм? Какие документы формализованы? Рассмотрим в статье.
Ответим на вопросы об электронных документах и настроим обмен ими
Электронные и бумажные документы
Электронный документ (ЭД) — это информация, которая представлена в электронно-цифровом виде. Электронный документ читается компьютерами и другими устройствами, обрабатывается в информационных системах. Передать ЭД можно только по телекоммуникационным сетям связи — через интернет.
Такие характеристики дает закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Как и бумажные аналоги, ЭД имеет реквизиты, которые позволяют установить его подлинность. В целом электронные документы равнозначны бумажным и имеют тот же набор ценностей, а отличаются лишь видом носителя, формой представления данных и возможностью мгновенной передачи на любые расстояния.
При этом стоит разделять:
Это различие важно для электронного документооборота, поскольку образ не считается оригиналом документа. Такой файл не примут госорганы — ФНС, Росстандарт и другие. Официальным признается только первый (единичный) экземпляр, переданный в изначальном формате.
Также следует помнить, что иногда закон требует предоставлять только бумажную версию документа. Например, в законе № 48-ФЗ говорится о том, что переводной и простой вексель составляется только на бумаге (бумажном носителе).
ЭД, как и бумажные аналоги, после подписания получают юридическую силу. Законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлено три вида электронных подписей (ЭП):
Документы подписываются любой из них. Но самый серьезный уровень защиты — у усиленной квалифицированной ЭП. Она признается аналогом собственноручной подписи и наделяет документ юридической значимостью без дополнительных условий. При использовании простой и неквалифицированной ЭП стороны должны заключить специальное соглашение.
Чаще всего в рамках ЭДО с контрагентами передают:
Использование ЭД позволяет сократить расходы, освободить пространство в офисе, сэкономить время сотрудников на рутинных задачах. ЭД мгновенно доставляются адресатам, помогают не дублировать документы на бумаге. Но при работе с ними нужно соблюдать требования — к содержанию, электронной подписи, форматам, способам передачи. Все это отражено в нормативных, законодательных актах.
Поможем получить электронную подпись и начать онлайн-документооборот
Что такое форматы электронных документов
Формат — это требования к определенной организации документа, к его иерархии и набору реквизитов. Форматы есть только у ЭД, поскольку при неверно заполненных полях и реквизитах файл не будет отправлен через систему ЭДО и его не примут в ФНС.
У разных типов документов правила заполнения отличаются. Определяет тип функция, которая указывается при заполнении. Заполнение формализованных ЭД (счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ) регламентируют приказы ФНС.
В юридически значимом документообороте используется формат XML, поскольку только в нем можно отправлять счета-фактуры. XML — это расширяемый язык разметки. Структура ЭД такого формата отображает описание документа, пользовательские теги. За счет этого при передаче между ПК не возникает сложностей с совместимостью.
В чем разница между форматами и формами электронных документов
Формат электронного документа отвечает за внутреннее содержание. Разрешенные и рекомендованные форматы устанавливаются ФНС России.
Форма — это «внешность» документа, то, как оформлен визуально. До 2013 года было обязательным применение унифицированных форм первичных учетных документов. Однако теперь в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что их формы могут быть любыми — это определяет руководитель экономического субъекта. Главное, чтобы в форме сохранялся ряд обязательных реквизитов.
Часть бумажной первичной документации по-прежнему составляется по единым формам:
Кроме того, жестко форма утверждена для счета-фактуры. Она отражается в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Обеспечим надежный и безопасный электронный документооборот с контрагентами
Обязательные и рекомендованные форматы и формы электронных документов
Среди электронных документов выделяют две группы — формализованные и неформализованные. Их разница в следующем:
Жесткие требования к соблюдению форматов объясняются тем, что единый вид и расширение позволяют налоговым органам принимать и проверять документы в автоматическом режиме. Поэтому при несоблюдении правил возникает риск ошибок, как следствие, штрафные санкции со стороны контролирующего органа. При этом компании должны проверять актуальность форматов.
В списке формализованных ЭД — счет-фактура (СФ), универсальный передаточный документ (УПД), корректировочный СФ и УПД.
Форма электронного документа так же, как и формат, бывает утвержденной и свободной. Как правило, ее определяет организация. О ряде исключений сказано выше.
Перечень форматов, утвержденных ФНС России
Для некоторых видов ЭД Федеральная налоговая служба РФ утвердила конкретные форматы. В их числе:
Кроме того, как подчеркивают в ФНС, подписать УПД и УКД могут только ответственные на это лица. Если положение дел таково, что их несколько, визировать документ подписью должен каждый сотрудник. Электронные УПД, УКД и счета-фактуры передаются только по защищенным каналам связи, предоставленными оператором ЭДО.
Расскажем о возможностях ЭДО и поможем с переходом на электронные документы
Форматы и формы электронных документов в Диадоке
Сервис обмена юридически значимыми электронными документами Диадок допускает обмен практически любыми файлами. Через систему можно отправить формализованные, полуформализованные, неформализованные ЭД. Рассмотрим перечень подробнее.
Формализованные
Полуформализованные
Неформализованные
Также в Диадоке участникам фармацевтического рынка доступен обмен отраслевыми документами — протоколом согласования цен поставки лекарственных препаратов и реестром сертификатов, участникам строительного рынка — КС-2 и КС-3, организациям при работе по договорам хранения — МХ-1 и МХ-3.
Если в списке нет требуемых форматов, обратитесь к менеджеру Диадока. Отсутствие нужного формата связано с тем, что прежде клиенты не высказывали потребности в нем. Но мы готовы дополнить перечень. Возможно и использование собственных форматов.
Переход на ЭД упростит бизнес-процессы в компании, сделает их результативнее и быстрее. Это поможет предприятию стать конкурентоспособным, повысить лояльность клиентов и, как следствие, повысить доходность. С Диадоком изменения пройдут в кратчайшие сроки и с минимальными усилиями.
Откройте все возможности электронного документооборота с Диадоком
Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?
Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме». При каких условиях он приобретает юридическую значимость?
Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.
В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:
| Нормативный акт | Нет запрета на выставление, передачу и хранение в электронном виде |
| Содержимое, форма | Состав информации, порядок составления. Форма электронная |
| Формат | Структура файла |
| Порядок передачи | Порядок выставления и получения документа |
| Подписи | Электронные подписи: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная (63-ФЗ «Об электронной подписи») |
| Соглашение сторон | О признании электронного документа с электронной подписью равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Правила работы с электронным документом |
Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.
1. Нормативный акт
Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.
Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.
2. Содержимое и форма
Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.
3. Формат
Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.
Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.
На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.
Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.
4. Порядок передачи
Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.
Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.
А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.
5. Подписи
Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.
Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).
Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.
В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.
По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).
6. Соглашение сторон
Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.
Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.
Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.
В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.
Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».
В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.
Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.