Фильтрация данных в Excel с использованием расширенного фильтра
Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.
С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.
Как сделать расширенный фильтр в Excel?
Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:
Алгоритм применения расширенного фильтра прост:
Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?
Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».
В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:
Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».
Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:
Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»
После использования «Расширенного фильтра»:
Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.
В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и =» ””;МАКС($A$1:A1)+1)’ >
Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: МАКС($B$1:$O$1);»»;ГПР(СТОЛБЕЦ(A:A);$B$1:$O$33;ПОИСКПОЗ($A$12;$A$4:$A$9;)+3))’ > Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару
Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.
Расширенный фильтр в Excel и примеры его возможностей
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Расширенный фильтр и немного магии
Основа
Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.
Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:
Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:
Добавляем макрос
Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:
Так все гораздо лучше, правда? 🙂
Реализация сложных запросов
Логические связки И-ИЛИ
Т.е. фильтруй мне бананы именно в третьем квартале, именно по Москве и при этом из «Ашана».
Если же нужно наложить два или более условий на один столбец, то можно просто продублировать заголовок столбца в диапазоне критериев и вписать под него второе, третье и т.д. условия. Вот так, например, можно отобрать все сделки с марта по май:
В общем и целом, после «доработки напильником» из расширенного фильтра выходит вполне себе приличный инструмент, местами не хуже классического автофильтра.
Расширенный фильтр в EXCEL
history 31 марта 2013 г.
Главный недостаток стандартного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) – это отсутствие визуальной информации о примененном в данный момент фильтре: необходимо каждый раз лезть в меню фильтра, чтобы вспомнить критерии отбора записей. Особенно это неудобно, когда применено несколько критериев. Расширенный фильтр лишен этого недостатка – все критерии помещаются в виде отдельной таблички над фильтруемыми записями.
Алгоритм создания Расширенного фильтра прост:
Задача 1 (начинается. )
Обычно критерии Расширенного фильтра размещают над таблицей, к которой применяют фильтр, но можно их разместить и сбоку таблицы. Избегайте размещения таблички с критериями под исходной таблицей, хотя это не запрещено, но не всегда удобно, т.к. в исходную таблицу могут добавляться новые строки.
ВНИМАНИЕ! Убедитесь, что между табличкой со значениями условий отбора и исходной таблицей имеется, по крайней мере, одна пустая строка (это облегчит работу с Расширенным фильтром ).
Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:
Номера отобранных строк будут выделены синим шрифтом.
Задача 2 (точно совпадает)
Теперь все подготовлено для работы с Расширенным фильтром:
Задача 3 (условие ИЛИ для одного столбца)
Окно с параметрами Расширенного фильтра и таблица с отфильтрованными данными будет выглядеть так.
Задача 4 (условие И)
После нажатия кнопки ОК будут выведены все записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди с количеством >40.
СОВЕТ: При изменении критериев отбора лучше каждый раз создавать табличку с критериями и после вызова фильтра лишь менять ссылку на них.
Примечание : Если пришлось очистить параметры Расширенного фильтра ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Очистить ), то перед вызовом фильтра выделите любую ячейку таблицы – EXCEL автоматически вставит ссылку на диапазон занимаемый таблицей (при наличии пустых строк в таблице вставится ссылка не на всю таблицу, а лишь до первой пустой строки).
Задача 5 (условие ИЛИ для разных столбцов)
После нажатия кнопки ОК будут выведены записи содержащие в столбце Товар продукцию Гвозди ИЛИ значение >40 (у любого товара).
Задача 6 (Условия отбора, созданные в результате применения формулы)
Настоящая мощь Расширенного фильтра проявляется при использовании в качестве условий отбора формул.
Существует две возможности задания условий отбора строк:
Рассмотрим критерии задаваемые формулой. Формула, указанная в качестве критерия отбора, должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Например, отобразим строки, содержащие Товар, который встречается в таблице только 1 раз. Для этого:
СОВЕТ: Для проверки работоспособности формулы можно создать дополнительный столбец рядом с таблицей (например в F) и ввести указанную выше формулу в ячейку F8, а затем скопировать ее вниз. Будет сформирован столбец со значениями ИСТИНА/ЛОЖЬ, который поможет определить как работает ваша формула.
Примеры других формул из файла примера :
ВНИМАНИЕ! Применение Расширенного фильтра отменяет примененный к таблице фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ).
Задача 7 (Условия отбора содержат формулы и обычные критерии)
Критерии разместим в строках 6 и 7. Введем нужные Товар и Тип товара. Для заданного Тип товара вычислим среднее и выведем ее для наглядности в отдельную ячейку F7. В принципе, формулу можно ввести прямо в формулу-критерий в ячейку С7. Поясняющий текст в ячейке над формулой (С6) НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.
Далее действуем как обычно: выделяем любую ячейку таблицы, вызываем Расширенный фильтр (Advanced Filter) и указываем диапазон с критериями.
Будут выведены 2 товара из 4-х (заданного типа товара).
В файле примера для удобства использовано Условное форматирование : выделяются строки удовлетворяющие первым 2-м критериям (подробнее см. статью Выделение строк таблицы в MS EXCEL в зависимости от условия в ячейке ).
Задача 7.1. (Совпадают ли 2 значения в одной строке?)
Есть таблица, в которой указаны Год выпуска и Год покупки автомобиля.
Поясняющий текст в ячейке С6 НЕ должен совпадать ни с одним заголовком столбца таблицы! В противном случае фильтр будет работать неправильно.
Задача 8 (Является ли символ числом?)
Пусть у нас есть таблица с перечнем различных типов гвоздей.
Проще всего это сделать если в качестве фильтра задать условие, что после слова Гвозди должно идти цифра. Это можно сделать с помощью формулы =ЕЧИСЛО(—ПСТР(A11;ДЛСТР($A$8)+2;1))
Задача 9 (Вывести строки, в которых НЕ СОДЕРЖАТСЯ заданные Товары)
Для этого придется использовать простую формулу =ЕНД(ВПР(A15;$A$8:$A$11;1;0))
Вывод уникальных строк
Как сделать расширенный фильтр в Excel по нескольким условиям
Со временем пользователь Excel сталкивается со сложными задачами по фильтрации данных в таблице. Фильтрация данных по нескольким условиям требует больших возможностей чем те, что предоставляет обычный автофильтр. Тогда Excel предоставляет более сложный и функциональный инструмент – расширенный фильтр.
Использование расширенного фильтра в Excel
На конкретном примере рассмотрим, как пользоваться расширенным фильтром в Excel. В качестве примера выступит отчет по продажам продуктов в торговых точках:
Допустим нам необходимо узнать, как формируется продажа товаров «Виноград» и «Крыжовник» в период с 20-го по 23-е Июля. Для этого:
В результате скрылись все ненужные строки исходной таблицы. На листе видно только те строки, которые соответствуют критериям для расширенного фильтра. В данном случаи — это информация по двум видам товаров – «Виноград» и «Крыжовник», которые продавались в магазине № 3 в период с 20.07.2017 по 23.07.2017.
Примечание. Не обязательно в критериях указывать полностью название магазина достаточно указать по маске (* для всех символов) и число 3 – это значит любое название магазина, которое заканчивается на число 3. Расширенный фильтр понимает значения по маске.
Обратите внимание! Если нам нужно изменить критерии фильтрования для основной таблицы нам уже не нужно каждый раз указывать диапазон критериев. Достаточно просто изменить значения в дополнительной таблице и нажать «ДАННЫЕ»-«Дополнительно»-«ОК».