Система электронного документооборота: что это такое и какие бывают современные СЭД – примеры, описание, виды
В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота – это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.
Сегодня она – обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности – как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, – помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.
Для ее внедрения требуется покупать платформу – программный пакет – и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.
Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота – обычного и автоматизированного соответственно.
История развития
1. 80е годы ХХ века – стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми – их практические нельзя было изменить.
2. Середина 90х – создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.
3. Старт нулевых – переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.
4. С 2005 года – появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную – вместо связи «СУБД – приложение» появился треугольник «СУБД – сервер – интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.
Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Функционал СЭД: что это такое
По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:
В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.
Требования к системам документооборота СЭД
Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).
Правовое регулирование и стандарты
Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:
Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.
Преимущества ЭДО
Система СЭД – это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:
Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.
Недостатки ЭДО
Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:
Какие бывают системы электронного документооборота
Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.
Электронные архивы (ЭА)
Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.
С развитыми workflow-средствами (WF)
Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.
Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний
Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.
Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.
Системы типа коллабораций (collaboration)
Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное – чтобы им было комфортно делать это.
Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Программы с развитыми дополнительными инструментами
Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.
Технические возможности современных систем документооборота
Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:
Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.
Приказ МЧС России от 14.09.2020 N 684 «Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
от 14 сентября 2020 г. N 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
2. Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
3. Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
4. Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. N 670.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
приказом МЧС России
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.4. Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
1.5. Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.6. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1.7. Делопроизводители обязаны:
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
1.8. При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. N ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
3. Порядок приема, регистрации, учета и передачи
исполнителям документов, содержащих служебную информацию
3.1. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием АС «Делопроизводство», СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
3.3. Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
3.4. Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в АС «Делопроизводство», СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3 к Инструкции).
3.5. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.6. Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
4. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию
4.1. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещениях структурного подразделения, на которое возложено осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), где организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к служебной информации ограниченного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
4.2. Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
4.3. Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, адресованные руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, поступившие:
4.6. Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
4.7. Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
4.8. Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
4.9. Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
5. Отправка (передача) другим органам и организациям
документов, содержащих служебную информацию
5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
5.5. При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
6. Организация хранения и уничтожения документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
6.2. Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
6.4. Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение N 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.5. Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение N 8 к Инструкции).
6.6. При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
6.7. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
6.8. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
6.9. Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение N 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ