Финансовая сфера
Банки вынуждены вести консолидированный учет разнообразных сведений: по продуктам, клиентам, продажам, новым заявкам и процессам скоринга, минимизировать риски, связанные с качеством и своевременностью принятия решений
Региональный директор SER Software Rus в России и странах СНГ
Подобный набор данных позволяет контролировать бизнес-процессы и иметь всю полноту актуальной информации, способствуя принятию взвешенных стратегических и оперативных решений. Для сопровождения ключевой деятельности существуют автоматизированные банковские системы, в банках уже давно налажены бизнес-процессы по отработке заявок, скорингу, оформлению документов. Между тем поток информации настолько велик, что банки прибегают к дополнительным технологиям автоматизации для решения главной задачи — повышение скорости принятия решений и качества документационного сопровождения сделок. Очевидно, что учетной системы для этого недостаточно, поэтому компания Ser Group разработала специализированное решение для финансовых организаций на основе собственной ECM-платформы Doxis4, которое называется «Управление электронными досье».
Решение призвано обеспечить решение нескольких задач:
• автоматизацию рутинных операций: обработку поступающих документов, регистрацию новых заявок, автоматическое внесение сведений по клиентам и продуктам;
• формирование единого электронного источника информации по всем банковским продуктам и текущим клиентам с возможностью обращения к копиям документов по каждому этапу сделки;
• создание взаимосвязанного реестра информации с возможностью подборок документов и сведений в различных разрезах: все продукты одного клиента, все клиенты определенного банковского продукта;
• автоматизацию бизнес-процессов согласования заявок на выдачу продуктов, в том.
Клиентские досье в банках: от рутины к миллионной экономии
Работая с банками, мы выяснили, что большинство из них сталкиваются с одними и теми же проблемами при работе с клиентским документами. Поговорим о них, а также о том, как их решить, используя передовые технологии в части работы с электронными документами.
Сделаем копию на всякий случай
Под каждый продукт – своя информационная система (ИС)
Мало кто из наших клиентов обходится одной ИС. Скажем прямо – всего один из наших потенциальных клиентов заявлял, что имеет всего одну ИС, в которой хранятся все клиенты и их сделки. Во всех остальных случаях бывает следующее: отдельные CRM-системы для юридических и физических лиц, сделки по кредитам и депозитам заводятся в отдельных ИС. Порой даже для согласования заявок заказчики используют отдельные BPM-системы. Такой «зоопарк» систем требует от клиентских менеджеров дублирования документов по ИС для запуска процесса согласования. Правоустанавливающие документы и ДУЛы должны быть размещены под клиентом в СRМ-системе, а также под заявкой на сделку в ИС, анкета-заявление крепится к заявке, а договор с клиентом, после его подписания крепится к bpm-системе согласования. Как итог, в отсутствие системы хранения, одни и те же документы по сделке дублируются во многих ИС.
Ключевым потребителем скан-образов документов являются скорее не согласующие подразделения банка, а юристы, подбирающие документы для обращения в суд. Юристам, получающим информацию о проблемной сделке приходится искать вложения, прикрепленные к сделкам и клиенту во многих ИС, а потом еще и вырезать нужные страницы, если сотрудник фронт-офиса отсканировал комплект документов единым файлом.
Бумага – везде, но мы не знаем, где нужное нам
После того, как мы подписали документы с клиентом, наступает этап бумажного хранения. Разные банки решают это по-разному. Кто-то создает клиентское досье в бумаге и хранит в архивохранилище определенного фронт-офиса. Кто-то размещает документы в коробах, для дальнейшего перемещения их в центры укрупнения, где документы будут разобраны и размещены на хранение. Разные заказчики выбирают разные способы долговременного хранения. Кто-то, как Сбербанк, или Россельхозбанк реализуют собственные хранилища документов. В них реализованы не только процессы приема документов, но и логистика до места хранения, изъятие, и уничтожение. Кто-то делает выбор в сторону аутсорсингового хранения. И тут уже большую роль играют тарифы, которые предлагают компании-монополисты на рынке хранения документов. Один из наших заказчиков, путем подсчета, пришел к парадоксальному выводу: хранить документы в течение 70 лет дешевле, чем попросить оператора хранения уничтожить их.
При этом, банкам недостаточно знать, что кредитное досье или юридическое дело лежат в этой коробке. Им нужно знать, что клиентский менеджер положил все документы, короб доехал до центра хранения в целости и сохранности, и при запросах регулятора банк сможет предоставить полные комплекты документов.
Пути решения.
Создание единой системы хранения
Первое, к чему должны прийти банки для управления клиентскими досье – создать у себя единую систему хранения. При этом, она не должна быть просто свалкой документов из ИС на случай, если регулятор попросит. Система должна помогать в банковских процессах.
Во-первых, документы должны размещаться структурированно. Оптимальной, на мой взгляд, является размещение документов не под конкретной сделкой клиента, а в структуре каталогов под клиентом в зависимости от категории документа. Сделка должна быть связана с документами ссылочной связью, чтобы была возможность использовать один и тот же документ в нескольких сделках.
Во-вторых, система должна структурированно хранить под Клиентом информацию не только о сделках, но и других документоемких операциях: траншах, залогах, мониторинге. При этом, система хранения не должна повторять УС по модели данных. Незачем хранить информацию о месте жительства или электронной почте клиента. Достаточно выгрузить из CRM его ИНН/ КПП/ серию и номер паспорта. Аналогично, по сделкам, незачем выгружать информацию по сумме кредита, достаточно иметь номер и дату сделки, отображаемые в соответствующих ИС.
В-третьих – загрузка документов. Нельзя позволять клиентским менеджерам самостоятельно именовать и размещать документы в структуре каталогов. Это чревато тем, что вы не найдете нужные документы обычным поиском. Система должна предоставлять сервисы централизованной загрузки документов, путем сканирования, классификации, атрибутирования и размещения в структуре хранения. Пользователь не должен сам думать над тем, как указать тип документа и какие атрибуты, например, номер и дату, система должна самостоятельно классифицировать документ и предложить пользователю дозаполнить реквизиты конкретного документа. Что касается бэк-офиса, исторически прикреплявшего свои решения к сделкам в ИС, они должны продолжать работать так же. Система хранения должна быть интегрирована с ИС: весь добавляемый в ИС контент должен разгружаться в систему хранения с указанием данных о клиенте, сделке, и пр. И наоборот, ссылки на все добавляемые в систему хранения документы должны отправляться в соответствующие ИС. Неважно, поступили ли они по кредитной сделке или клиент принес актуальную версию паспорта.
В-четвертых – система хранения должна предоставлять сервисы для работы с хранимым контентом. Пользователи ИС должны видеть документы по сделке путем их скачивания себе на компьютер, просмотра только вложения, или перехода в карточку документа с возможностью просмотра реквизитов документа, а также сделок, в которых он участвует. Также система должна предоставлять документы по запросам внешних систем. Например, в рамках процесса взыскания задолженности клиента, при наступлении события, ИС по управлению проблемной задолженностью должна передать в систему хранения номер сделки и получить в ответ список ссылок на документы по сделке. При этом, если на момент запроса документ, предоставленный клиентом при совершении сделки не актуален, система должна произвести поиск актуальной версии документа и передать на нее ссылку.
Как уже отмечалось мною выше, копирование и хранение документов клиента приводит к большим финансовым и трудовым затратам. Для того, чтобы этого избежать, мы предлагаем нашим клиентам осуществлять сканирование ДУЛов клиентов и их подписание с помощью электронной подписи. Наличие электронной подписи позволит подтвердить регулятору факт идентификации клиента на момент обращения.
При этом, ту же самую версию документа можно переиспользовать в новой сделке, достаточно только подписать ее с помощью ЭП повторно. Мы предлагаем нашим заказчикам доработать ИС так, чтобы при оформлении новой заявки на сделку, в ней уже автоматически отображались те правоустанавливающие документы клиента, что он уже приносил. Клиентский менеджер должен подтвердить их актуальность с помощью ЭП или загрузить новую версию документа.
Для осуществления электронного подписания мы предлагаем создать соответствующий сервис именно в системе хранения. Во-первых, это избавит от необходимости реализации данного функционала во всех ИС, во-вторых, унифицирует процессы работы с документами.
Отсутствие копий документов позволит в два раза сократить количество хранимой бумаги в розничном бизнесе. Один из наших заказчиком посчитал, что за 5 лет работы в таком режиме сможет сэкономить до 150 миллионов рублей при текущих объемах в 10 миллионов документов в год.
Развитие новых сервисов для привлечения клиентов
Для того, чтобы не терять, а приобретать клиентов, банки должны предоставлять своим клиентам услуги через дистанционные каналы. Мне, как клиенту, хочется зайти на сайт, зарегистрироваться, прикрепить свои документы, подписать их ЭП, и ждать, пока банк пришлет мне смс «Ваш кредит одобрен, подпишите договор в ЛК».
Законодательно все идет к электронному обмену с клиентом, но есть несколько камней преткновения.
Первый – онлайн регистрация в банке, чьим клиентом ты не являешься. Сейчас государство говорит нам: ты можешь подавать заявки в какие угодно банки, только зарегистрируйся в ЕБС (единая биометрическая система). Регистрация в ЕБС на данный момент не приобрела массовый характер. Несмотря на то, что многие банки реализовали авторизацию по ЕБС, ни один из знакомых мне людей, в том числе банкиров, не готов отдать государству свои биометрические данные. Регистрироваться по учетной записи на Госуслугах без ЕБС регуляторы не разрешают, поэтому рядовым клиентам придется обращаться в те банки, с которыми они уже работают. Либо, подписывать договора дистанционного банковского обслуживания с новыми банками у них во фронт-офисах или через курьера.
Второй – соглашение об ЭДО с банком. Клиент, для подписания электронной подписью документов в интернет клиент-банке должен подписать согласие. Это может быть как приложение к договору ДБО, которое клиент подпишет физической подписью, так конклюдентное соглашение с клиентом, о том, что нажимая соответствующую кнопку под текстом соответствующего соглашения он согласен с тем, что признает юридическую значимость заключаемых с банком в таком виде договоров.
Третий – какую ЭП использовать. Единого нормативного акта, говорящего о том, какую ЭП использовать: усиленную или простую нет. Существуют локальные нормативные акты, регулирующие подписание определенных видов документов. Например, нотариально заверяемые и залоговые документы должны быть подписаны исключительно усиленной квалифицированной ЭП. Поэтому, банки должны предоставлять своим клиентам возможность подписывать документы уже имеющимися у них сертификатами ЭП, или предоставлять свою, облачную ЭП.
Решение этих вопросов, позволит банкам встроить в свои ИКБ сервисы подачи и подписания документов в электронном виде. Клиенты смогут получать кредиты, не вставая с дивана. При этом, вспоминая про сервис переиспользования документов, банки смогут значительно повышать лояльность клиентов, отображая ранее предоставленные в банк документы, в момент подачи новой заявки через ИКБ.
Для решения вышеобозначенных проблем банки должны грамотно оценивать риски при работе с бумагой. А также осознавать значимость внедрения систем для оптимизации рутинной работы. На данный момент на рынке существуют продукты, которые безболезненно встраиваются в ИТ-ландшафт. Для правильного выбора поставщика необходимо производить анализ не только стоимости лицензий или работ. Важным фактором должна являться возможность масштабируемости под новые вызовы банковского сектора в будущем.
Создаем электронный архив кредитных досье
Е сли вы начинали работу в архиве с «нуля», то вам приходилось переносить, передвигать и расставлять по местам горы документов, при этом глотать и глотать тонны пыли. Что говорить, систематизация архивных дел требует не только логического мышления, но и физической подготовки.
Как хорошо после таких трудов мечтать: работаешь в архивохранилище, в котором нет ни пыли, ни куч неразобраных бумаг, только ровные «ряды», «коробки» и «папки» систематизированных документов. Протянул руку и сразу взял нужный документ. Бывают ли такие архивы? Конечно! Таким архивом можно считать электронное хранилище данных.
Термин «хранение документов» чаще всего применяется на двух основных этапах жизненного цикла документов: на стадии делопроизводства и на стадии архивного хранения. Если мы говорим об архивном хранении, то всегда подразумеваем именно хранение документов, завершенных в делопроизводстве, при котором в архив сдаются дела, завершенные в делопроизводстве, оформленные в соответствии с правилами работы архивов. И, что особенно важно, внутреннее содержание таких дел является постоянной величиной, переменной величиной в этом случае будет состав дел архивного фонда.
Сегодня термин «архив» применяют и к электронному хранилищу данных, и к хранению документов на бумажном носителе в текущем делопроизводстве, особенно если количество хранимых документов зашкаливает за тысячи и хранятся они в отдельном специально оборудованном помещении – хранилище.
В настоящей статье термин «архив» мы будем использовать именно в этом значении, применяя его к текущему архиву розничных досье. Мы подробно рассмотрим вопрос трансформации комплекса документов на бумажном носителе (текущего архива розничных досье) в электронный архив.
Понятие кредитного досье и состав входящих в него документов
Текущий архив розничных досье формируется из досье (скажем, личных дел) клиентов, заключивших с кредитной организацией договор кредитования.
Основное назначение такого архива – организация учета, хранения и использования документов, входящих в состав кредитных досье клиентов. При этом нужно учитывать одну важную особенность: досье клиентов не являются завершенными в делопроизводстве делами, каждое пополняется документами в соответствии с историческим развитием кредита (в него периодически будут подшиваться документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение ссудной задолженности).
Процесс организации хранения кредитных досье неразрывно связан с другими бизнес-процессами, отражающими взаимоотношения заемщика и кредитной организации, поэтому его условно можно разделить на три основных этапа:
Преддоговорная работа по подготовке сделки начинается с обращения клиента в кредитную организацию с просьбой о предоставлении кредита.
Обращение клиента в банк может оформляться в виде заявления, анкеты, заявления-анкеты. Кроме того, банк просит предъявить документы, с помощью которых можно идентифицировать личность лица, обратившегося в банк, и подтверждающие его платежеспособность:
Некоторые документы клиент предоставляет в виде заверенных копий. Таким документом, например, является трудовая книжка.
Справки о доходах предоставляются в виде оригиналов.
Далее банк рассматривает заявление гражданина и принимает по нему положительное либо отрицательное решение. Обращаю ваше внимание: банки оставляют за собой право отказать в предоставлении кредита без объяснения причин.
Принятое решение, как правило, оформляется в виде распорядительного документа уполномоченного органа управления и обязательно поступает в досье заемщика в виде выписки из протокола заседания коллегии, распоряжения или иного документа.
К протоколу (выписке из протокола) прилагаются документы, на основании которых данное решение было принято. Это могут быть служебные записки, справки, заключения и другие документы. Необходимо отметить, что они чаще всего являются типовыми документами и оформляются по утвержденным формам.
Заключение кредитного договора совершается на основании заявления клиента и принятого по нему решения, оформляется в виде кредитного договора и других документов, которые могут являться его неотъемлемой частью, например, «График погашения кредита», «Уведомление о полной стоимости кредита», «Правила и условия кредитования» и т.д. Кредитный договор и приложения к нему являются оригинальными документами, которые подписываются всеми участниками сделки (представителем кредитной организации и заемщиком) и обязательно заверяются печатью банка.
Также в кредитное досье клиента поступают документы, подтверждающие факт выдачи денежных средств заемщику.
Погашение кредитного договора – это бизнес-процесс, который может растягиваться на годы в зависимости от вида кредитования. Например, договор ипотеки может быть заключен на срок до 30 лет.
Погашение кредита может проходить в «плановом» порядке, т.е. заемщик регулярно, в соответствии с заключенным кредитным договором и графиком погашения кредита, производит погашение ссудной задолженности. В этом случае кредитное досье живет «тихой» жизнью, т.е. лежит себе мирно на полке и ждет часа полного погашения заемщиком кредита.
Если заемщик нарушает условия кредитного договора (например, несвоевременно погашает ссудную задолженность, не исполняет другие установленные кредитным договором условия), банк обязан направить заемщику письменное требование об исполнении взятых обязательств. Копии требований также подшиваются в кредитное досье. А как мы знаем, любое направление документов вовне организации сопровождается специальными «почтовыми» бумажками: уведомлениями, конвертами и реестрами отправки, которые также будут помещены в кредитное досье клиента в виде оригиналов, чтобы в случае необходимости служить доказательной базой. Поэтому их тоже вкладываем в папку – кредитное досье клиента.
Хотелось бы сказать несколько слов о документах, сопровождающих такой вид кредитования, как автокредитование.
Данный вид кредитования напрямую связан с процессом приобретения, регистрацией и эксплуатацией транспортного средства, поэтому в кредитное досье обязательно формируются:
Данные документы формируются в состав документов кредитного досье еще на стадии заключения кредитного договора. Но такие документы, как «страховой полис», имеют установленный срок действия, поэтому требуют регулярной пролонгации. Вот почему кредитное досье заемщика- автолюбителя должно постоянно пополняться новыми копиями страховок.
Так как приобретенный на заемные средства автомобиль становится объектом залога, оригинал паспорта транспортного средства (ПТС) передается заемщиком на хранение в кредитную организацию, выдавшую автокредит. Кроме того, в досье подшиваются заявления клиентов о выдаче ПТС во временное пользование и соответствующие акты приема-передачи ПТС.
Задачи, которые нужно решить
Получается, что кредитное досье является живым организмом, который или тихо отлеживается на полке, или, что происходит чаще всего, находится в состоянии активного роста. Поэтому сотрудникам, работающим с досье, приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и внимательно (!) расшивать в кредитные досье. Ведь сколько сил нужно будет потратить, чтобы найти нужный документ, если его отправить «не по адресу»! Это можно сравнить разве что с поиском иголки в стоге сена.
На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами:
Также важнейшей задачей, стоящей перед архивом розничных досье (как на бумажном, так и на электронном носителях), является обеспечение сохранности информации, в т.ч. защита персональных данных заемщиков.
Таким образом, если мы собираемся создавать электронное хранилище документов, входящих в состав кредитных досье заемщиков (физических лиц), то должны решить три основные задачи:
Основные элементы электронного архива кредитных досье
Рассмотрим такие основные понятия изучаемого бизнес-процесса, как «Кредитное досье», «Кредитный договор» и «Заемщик».
Кредитное досье – совокупность документов, отражающих историю взаимодействия банка и заемщика. В состав кредитного досье входят: копии персональных документов всех участников сделки (заемщика, созаемщика, поручителя, залогодателя); банковские экземпляры договорных документов, отражающих условия сделки; документы по предмету залога (при его наличии) и т.д.
Заемщик – физическое лицо, заключившее с банком кредитный договор.
Кредитный договор – договор, заключаемый в письменной форме, по которому банк обязуется предоставить заемщику денежные средства (кредит) на условиях, указанных в данном договоре, а заемщик обязуется возвратить сумму полученного кредита и уплатить проценты за пользование кредитом.
Давайте рассмотрим, как эти три основных элемента процесса взаимосвязаны. Мы видим, что заемщик заключает с банком кредитный договор, на основании которого будет формироваться кредитное досье. При этом хотелось бы отметить, что один заемщик может заключить с банком несколько кредитных договоров (и каждый договор будет жить своей отдельной от предыдущего договора жизнью, см. Схему 1). И наоборот: несколько заемщиков могут заключить с банком один кредитный договор и, став созаемщиками, распределить ответственность займа между собой (Схема 2).
Исходя из определения кредитного досье мы можем сделать вывод, что создавая кредитное досье в любой форме (на бумажном или электронном носителе), в нем в первую очередь нужно отражать взаимоотношения клиента с банком в рамках одного кредитного договора. Тем более что эти взаимоотношения и определяются только кредитным договором: срок, сумма, валюта, условия кредитования и прочие «индивидуальные» для каждого кредитного договора элементы. Смотрите: в Схеме 1 для одного физического лица в рамках каждого кредитного договора эти параметры будут совершенно разными, а по Схеме 2 одинаковые параметры кредитного договора будут применимы к различным физическим лицам. Это еще раз подтверждает, что основным учетным элементом создаваемой нами системы является кредитное досье, у которого будет своя собственная история.
Вторым учетным элементом системы может стать физическое лицо (заемщик, созаемщик, поручитель, залогодатель). Обязательная регистрация всех физических лиц (участников сделки) позволит идентифицировать каждого гражданина путем присвоения ему идентификационного номера. Таким образом, в дальнейшем можно будет одно лицо связать с несколькими кредитными договорами или с разными ролями в кредитной сделке. Например, гражданин Сидоров Петр Петрович в одном кредитном договоре является заемщиком, в другом – поручителем, а в третьем – супругом заемщика.
Третьим учетным элементом будет документ – тот информационный ресурс, ради которого и создается система. Так как в состав кредитного досье входит множество документов, удобнее разделить их по различным признакам на группы.
Не секрет, что для создания любого информационного массива используются различные таблицы, которые в нашем случае мы будем называть справочниками. Создавая архив розничных досье, мы создали несколько взаимосвязанных справочников:
Основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье
Итак, мы установили, что основным учетным элементом нашей системы будет кредитное досье. Безусловно, каждый элемент системы должен содержать какие-либо метаданные (в нашем случае – поля), с помощью которых можно будет реализовывать основные функции системы.
Давайте проанализируем, какую информацию мы хотели бы получать по кредитным досье. Ну, во-первых, необходимо знать номера и даты действующих кредитных договоров, являющихся основанием для заведения кредитного досье. Во-вторых, необходимо знать фамилию заемщика, заключившего с банком данный кредитный договор.
Другие метаданные, вносимые в систему, обязательно должны помочь в процессе осуществления следующего функционала:
С целью фиксации метаданных была разработана регистрационная форма – карточка кредитного досье со следующими полями:
Информация в поля «№ договора» и «Дата заключения договора» переносится из кредитного договора, они обязательны для заполнения.
Поле «Клиент» заполняется из справочника «Физические лица», в который вносятся Ф.И.О. и идентификационный номер, а также информация о присвоенном клиенту «статусе». Чтобы минимизировать персональную информацию о клиенте, данный справочник ограничили этим количеством полей.
Поле «Статус» клиента входит в состав справочника «Физические лица» и является полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию клиентов по различным признакам, тем самым разграничивая доступ пользователям к документам клиентов различных «статусных групп». Сейчас во многих банках применяется политика «привилегий», когда для обслуживания так называемых «vip», «платиновых», «золотых» клиентов создаются обособленные подразделения или выделяются персональные менеджеры. Данное поле вынесено в основную форму регистрационной карточки «Кредитное досье». Это позволяет сотруднику, выдающему досье во временное пользование или предоставляющему другим пользователям (читателям) доступ к документам досье, определить, имеет ли пользователь, запрашивающий досье или документ, право на его просмотр.
Поле «Полное наименование кредитного досье» формируется в автоматическом режиме путем сложения сведений из следующих полей: «№ договора» и «Дата заключения договора», «Клиент». Например: «Договор № КД-1254/11 от 11.06.2012 (Образцов Иван Петрович)».
Поле «Дата закрытия договора» содержит дату полного погашения заемщиком кредитной (ссудной) задолженности. Она проставляется после закрытия кредитного договора.
Поле «Статус досье» заполняется из справочника, элементами которого являются такие стадии жизненного цикла кредитного досье, как:
Поле «Продукт» заполняется из пополняемого справочника, по нему можно фильтровать кредитные досье. Для начала его содержимое может ограничиваться следующими элементами: АвтоКредит, ПотребКредит, Ипотека. При необходимости его содержимое можно расширить, подстраивая под изменения продуктовой линейки вашей кредитной организации.
Важно контролировать полноту формирования кредитных досье. Состав документов кредитного досье утверждается внутренними нормативными документами кредитной организации. Отсутствие даже одного документа может привести к возникновению рисков. Поэтому в регистрационную карточку кредитного досье мы внесли поле «Комплектность», которое заполняется только одним из двух возможных вариантов: «да» или «нет». К сожалению, у нас этот показатель пока определяется «вручную» сотрудником, формирующим документы электронного досье. Хотелось бы в дальнейшем сделать этот реквизит вычисляемым.
Поле «Рубрика» является «свободным» полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию записей справочника «Кредитные досье», создавая временные «рабочие» рубрики, которые будут удалены после их использования.
Допустим, мы готовим закрытые досье к отправке в Архив банка. Сначала мы фильтруем кредитные досье по полю «Статус», выбирая досье с параметром «закрыто», и в поле «Рубрика» вписываем номер коробки, в которую кладем досье, например, «Короб 1». Полностью заполнив коробку, нам останется только отфильтровать справочник по этим полям, выгрузить полученные данные в Excel и распечатать внутреннюю опись Короба 1.
Еще мы решили проблему выделения из общей массы кредитных досье тех, что выданы во временное пользование. Для этого в регистрационной карточке кредитного досье предусмотрен флажок «Выдано во временное пользование», который активируется, если в соответствующие разделы карточки будут внесены соответствующие данные.
Поле «Наша организация» предназначено для указания наименования структурного подразделения кредитной организации, в котором в данный момент находится кредитное досье. С помощью этого поля легко можно отследить движение досье между подразделениями. Первоначально указывается наименование структурного подразделения, в котором кредитное досье было сформировано.
Итак, с помощью предусмотренных нами полей регистрационной карточки кредитного досье мы уже решили несколько поставленных задач:
Прием-передачу кредитных досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье мы осуществляем с помощью двух полей: «Статус досье» и «Наша организация».
Сотрудник фронтофиса, формируя кредитное досье клиента, заполняет поля «№ договора», «Дата заключения договора» и «Клиент», в поле «Наша организация» указывает наименование «своего» офиса, в поле «Статус досье» выбирает статус «оформлено».
Этот же сотрудник может отфильтровать кредитные досье по этим заполненным параметрам, при необходимости выгрузить их в Excel (с целью оформления акта приема-передачи кредитных досье) или, что еще проще, отправить выбранные досье сотруднику архива кредитных досье в виде вложения в соответствующую задачу, например, «Передача досье на хранение в архив кредитных досье».
Сотрудник архива кредитных досье, получив задачу, контролирует факт поступления досье на хранение. Получив досье, он вносит изменения в его регистрационную карточку, меняя показатель поля «Статус досье» на «Принято на хранение», а в поле «Место хранения» выбирает «Архив розничных досье».
Продолжение статьи читайте в ближайших номерах журнала.