что написать в автоответ когда ты в отпуске
15 забавных идей для автоматического email (при отсутствии на рабочем месте)
Есть два типа людей накануне отпуска или праздников: 1) те, кто с нетерпением считает часы до отдыха, и 2) те, кто настолько заняты перед этим, что им и в голову не приходит мысль составить текст, предупреждающий об их отсутствии на рабочем месте.
Если вы относитесь ко второй группе, тогда эта статья для вас, потому что, благодаря ей вы заранее подготовите шаблон, причем сделаете это в оригинальной форме.
Традиция отправки сообщения об отсутствии в офисе (Out-of-Office Messages, OOO) пришла к нам из западной корпоративной культуры. Это такое электронное письмо, которое автоматически рассылается всем, написавшим на рабочую почту или отправившим заявку на лендинге. Диапазон стилистики может быть весьма широким: от официальных до комичных, остроумных и даже ехидных.
Сегодня мы приведем самые интересные реальные примеры, своего рода жемчужины автоматической рассылки.
Содержание статьи
1. Совсем не римские каникулы
Этому примеру мы отводим первое место, потому что такое письмо реально вызывает сочувствие. Оно не дразнит других намеками на расслабление в тропической стране — как раз наоборот: ведь вашему коллеге, клиенту или партнеру приходится ехать в место, где бушуют бураны! Почитав мейл, вы не только улыбнетесь, но и преисполнитесь эмпатии, а это свидетельство умения создавать отличный контент!
2. Сожалею, но мне не стыдно
Если ваша почтовая программа позволяет, можете вставить картинку, отражающую ваши чувства. Как говорится, вместо тысячи слов. Да и вообще, не забываем, что визуальный контент — ключевой элемент успешного маркетинга.
3. Указание на популярный фильм
Вы смотрели фильм «Поле его мечты» (Field of Dreams)? Если нет, то он рассказывает о бейсболе и семействе, живущем в штате Айова… Впрочем, дальше углубляться не станем, чтобы не спойлерить.
Автор следующего письма использовал реплику из этого фильма, чтобы начать свое послание, — и она оказалась весьма к месту, так как отправитель как раз собирается поехать в Айову.
Перед своим уходом попробуйте поискать популярные фразочки о том месте, куда вы собираетесь. Кто-то не поймет, а кто-то вспомнит оригинал и улыбнется.
4. Найди меня, если сможешь
Это пример весьма остроумного ответа. Автор рисует перед получателем воображаемую картину, в которой последнему придется забираться на «самую высокую вершину самой высокой горы». Использование такой абсурдной метафоры создает комический эффект, ясно дающий понять, что письмо не прочитают, пока автор не вернется на работу.
Кроме того, присутствует мягкий намек на то, что, если отправители хотят получить ответ поскорее, им стоит напомнить о своей просьбе после возвращении сотрудника в офис. Это позволяет автору не только проявить ответственность, четко обозначив, когда можно будет связаться по срочным вопросам, но и гарантирует ему отдых от работы.
5. Недвусмысленный намек
Отправитель данного письма превратил его в настоящее творение. Он даже специально создал электронный адрес для срочных писем на время отсутствия, присвоив ему весьма ироничное название — interruptyourvacation@firstround.com (в вольном переводе «НарушьМоеСпокойствие@firstround.com»). Такое решение гарантирует 2 вещи: 1) добавляет частичку юмора и 2) предостерегает от написания беспокоящих мейлов.
Читатели также проникаются эмпатией к человеку, который просто хочет посвятить частичку своего времени семье.
6. С помощью посредника
У директора по маркетингу компании HubSpot Карстена Келлера серьезный подход к электронной рассылке об отсутствии на работе — он превратил ее в целый сериал с мультяшным персонажем Троем Макклюром в главной роли.
Каждый раз, когда Макклюр появляется в таких мейлах, он выступает от лица Келлера и ссылается на прошлые автоматические ответы. Текст подается в слегка «самоуничижающей» манере, автор как бы говорит: «Знаю, я снова не офисе». Забавный эффект усиливается последним предложением, служащим своего рода тизером к следующему пропуску рабочего дня.
Здесь, как и в примере с «Полем его мечты», используется известный многим персонаж поп-культуры. Вместо разочарования от невозможности связаться с нужным человеком, он дает читателю что-то узнаваемое, над чем можно посмеяться.
7. Ссылка на соцсети
Возможно, вы чаще проверяете социальные сети, чем почту. Если вам удобнее общаться там, сообщите об этом остальным. Но здесь есть и обратная сторона: если хотите забыть о работе, придумайте иное содержание автоматической рассылки.
«Сейчас я не в офисе, но если это важно, твитните мне, используя #ВЫПРЕРЫВАЕТЕМОЙОТПУСК»
8. Вести с алкофронта
«В настоящее время я в отпуске и, скорее всего, в стельку пьян. Хорошей рабочей недели!».
Несмотря на то что мы приветствуем честность, с такими посланиями стоит быть осторожнее. Нужно учитывать характер вашей аудитории, а также вашего босса, специфику корпоративной культуры. Взвесьте, насколько позитивно будет воспринят такой ответ.
9. Загадка
Папа этой девушки пригласил ее к себе, во Флориду, чтобы вместе посмотреть бейсбольный матч. Шикарный повод отдохнуть! Но перед отъездом специалист решила оставить небанальный ответ на почтовые запросы, предложив отгадать, куда она поехала:
10. Предупреждение
Университетам стоит говорить со студентами на одном языке. Твит Университета Акадия, напоминает, что не стоит расслабляться — начало учебы не за горами. А еще в свое объявление они вставили гифку с конферансье.
«Студенты Акадии! Понедельник — праздничный день, в офисе никого не будет. Мы вернемся в кампус во вторник! Но учтите, что во вторник и среду мы проходим обучение, поэтому не сможем вовремя отвечать на ваши письма. Кстати, скоро время заезда в кампус, хе-хе»
11. Открытка с благодарностью
Данное письмо определенно соответствует праздничной тематике, хотя его тон можно охарактеризовать как пассивно-агрессивный.
Если вы получаете сообщения в праздники, почему бы не воспринимать их как подарки и не отсылать в ответ благодарность?
12. Опрос
Вы решили отправить вопрос по работе, и тут — бац! — вас огорошивают ответным вопросом! По крайней мере, этот забавный.
Пока у вас нет возможности отвечать на письма, попробуйте развлечь людей подобным праздничным опросом.
13. За что я благодарен
Целью данного письма было остановить поток входящей корреспонденции в День благодарения, но сотруднику одной американской фирмы удалось добиться этого мягким путем, согласно тематике праздника.
Составленный им список включает моменты, за которые будет благодарен любой офисный работник. Попробуйте составить свой вариант на основе особенностей вашей компании.
14. Классическое киношное послание
На праздники, особенно на Новый год (или Рождество — для тех, кто живет на Западе), все мы любим посмотреть классику кино. Это можно использовать, отвечая на запросы в эти дни.
Вот пример смешного письма, насыщенного ссылками на известные фильмы 90-х годов.
15. Шаблон, учитывающий особенности всех людей
В этом примере демонстрируется уважение к людям разных воззрений и приверженностей — при этом подача не лишена юмора. Отделу кадров может понравиться.
Вдохновились? Тогда составьте свой текст на случай ухода в отпуск. Ну, или сохраните какой-то из представленных здесь как черновик.
Тексты автоматического ответа на входящие письма
Электронная переписка — это один из основных средств коммуникаций между контрагентами. Большая часть обмена корресподенций (счета на оплату, консультации, запросы в службу технической поддержки, договоры и др.) проходит посредством электронной почты.
В большинстве люди хотят быть уверенными, что их электронное письмо направленное своему адресату было доставлено в его почтовый ящик. Для этого достаточно настроить функцию «Автоответ на доставленное письмо».
Рекомендация
Для деловой переписки рекомендуем использовать корпоративный почтовый сервер, где адрес содержит доменное имя, зарегистрированное на вашу компанию.
Корпоративная почта — это то, что чаще всего используется в деловой электронной переписке. Такая электронная почта уже только по самому адресу может идентифицировать владельца и внушить определённую уверенность.
Вернёмся к вопросу необходимости и содержания автоответчика в электронной почте.
Примеры текстов автоответчика в электронной почте
Если вы не можете отвечать на входящие письма по причине отпуска, но желаете, чтобы отправители знали об этом, приемлемы следующие варианты автоответа:
Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение. Я отсутствую на рабочем месте по причине отпуска до 27 февраля 2019. В течение этого периода я не смогу оперативно ответить на ваше письмо. По всем срочным вопросам вы можете звонить по номеру +7 705 735 99 88
С уважением, Акмарал Букетова
Сообщаю, что в период с 9 по 20 февраля я отдыхаю, у меня отпуск. Поэтому я не могу ответить на ваше письмо. Вы можете обратиться к моему коллеге Степанову Александру — он в курсе всех дел.
Телефон — +7 705 735 99 88
Стандартный автоответ о доставке электронного письма
Порой, вашему контрагенту важно знать, было ли доставлено письмо на вашу почту. В данном случае можно настроить автоответ со следующим текстом:
Добрый день! Ваше письмо было доставлено в почтовый ящик. В ближайшее время я его рассмотрю и обязательно дам ответ.
С уважением, Корнева Ирина.
Преимущества автоответчика на входящие письма
Негативные моменты автоответа в электронной почте
Если уж вы решили настроить автоответ, вы можете ознакомиться с некоторыми примерами, которые мы приведём ниже.
Так нужен ли автоответ на почте?
Настраивать ли автоматический ответ в почте или нет, решение каждого человека. В некоторых случаях это является частью корпоративной этики, в других случаях это является желанием конкретного сотрудника.
Глубокий мир автоответов почты, и что там водится
Если вам интересно погрузиться в абсолютно бесполезный мир того, что люди могут в принципе поставить себе на автоответ — добро пожаловать. Например, первое моё открытие — довольно значимая часть населения не знает про форварды и просит переслать письмо на другой ящик.
Когда у вас ответы на рассылку настроены на рабочую почту, всё более-менее ровно примерно до полумиллиона человек в базе. А вот потом начинается подтопление автоответами. Среди них начинают теряться правильные письма. Наша база отправки — несколько миллионов человек, поэтому это представляло проблему.
Параллельно мы начали делать две вещи: вручную собирать почты для правила, убирающего автоответы в подпапку и думать, как это автоматизировать. Автоматическое решение, конечно, нашлось, но и автоответы собрать тоже удалось. Ниже распределение типов автоответов с одного из писем в мае про то, что происходит с границами.
Мой фаворит, конечно, некто Андрей, установивший автоответ: «Спасибо! Ваше письмо доставлено, если вопрос не терпит отлагательств пожалуйста продублируйте его еще раз. С Уважением к Вашему делу!».
Встречаются и более богатые сюжетом письма по экрану текста. Сейчас покажу.
Confirmation receipt
Итак, отправка, которая собрала 1484 автоответа. Аудитория примерно соответствует аудитории Рунета, но чуть сдвинута в сторону тех, кто ездит в командировки и просто путешествует по стране. Целых 823 из автоответов (55% писем) были подтверждением получения.
Самые простые выглядят так:
Ваше письмо получено и в ближайшее время будет прочитано. Спасибо.
Здравствуйте! Спасибо за письмо. Я обязательно его прочту и отвечу Вам! С уважением, Татьяна!
Несколько вводящие в заблуждение автоответы:
Спасибо большое за письмо. Всего самого хорошего
Ваше письмо получено, спасибо, правда, не факт, что я его читала)))
Поскольку хороший тон — информировать собеседника о следующем шаге (да, даже в автоответе), то стоит хотя бы ставить границы:
Здравствуйте!
Ваше письмо дошло до нас.
Вам ответят в течение трёх рабочих дней!
Хорошего дня!
Здравствуйте.
Ваше письмо доставлено по указанному Вами электронному адресу.
Отвечу при очередном подключении к Интернету.
С уважением, ***
Здравствуйте!
Благодарю Вас за интерес к моей персоне.
В настоящее время я живу полной жизнью, поэтому проверяю и отвечаю на электронную почту один раз в неделю, по вторникам в 19:00.
Если Вам срочно необходимо в чём-то помочь (очень прошу – убедитесь в том, что это действительно срочно), что не
может ждать до назначенного срока, то пожалуйста свяжитесь со мной по телефону +7912***
Спасибо за понимание моего решения, которое увеличит мою продуктивность и производительность. Это поможет
достигнуть мне большего, чтобы помогать Вам лучше.
С уважением,
***
Если вы получили это письмо, значит я сейчас не на почте, и как только прочту Ваше письмо, то отвечу незамедлительно.
Здравстуйте! Ваша письмо получено, оно будет рассмотрено в течение 24 часов. Пока Вам нужно перейти по этой ссылке: *** Прямо сейчас сделайте это. С уважением к Вам и Вашему делу!
Ваше письмо получено. Письма обрабатываются в порядке очереди. И мы сделаем все возможное, чтобы как можно быстрее ответить на Ваше письмо.
Если Вы прислали заявку на участие в проекте «***», то Ваша заявка рассматриваются в течении суток. Ожидайте, ответ Вам обязательно придет на Вашу почту и нечего не предпринимайте.
И, главное, всегда помните, где ваше полотенце.
Ну и вот победитель номинации с лучшей подписью в автоответе:
Благодарим Вас за направленное письмо.
Мы обязательно ответим Вам в течение одного рабочего дня.
В рабочие дни Вы можете связаться с нами с 8.00 — 22.00 (по московскому времени) по телефонам:
+7 800 *** (бесплатно по РФ и Крыму)
+7 978 ***
Круглосуточно с дежурным администратором:
+7 978 ***
ЭТО СООБЩЕНИЕ ОТПРАВЛЕНО АВТОМАТИЧЕСКИ И НЕ ПРЕДПОЛАГАЕТ ОТВЕТА ОТ ВАС.
С уважением,
отдел бронирования
пансионат у моря
***, Алушта
частный пансионат
на берегу моря
тел 8 800 *** ( бесплатно по РФ и Крыму)
тел +7 495 ***
тел +7 978 ***
отдел бронирования
*** п. Чайка
Алушта, ***
*** Крым, РФ
skype: ***
почта :***
https:// ***.com/
Пансионат *** в Вконтакте Facebook
А вот просто и ёмко с приветом от интроверта:
Адресат выбыл
25% сообщают, что адрес не работает по тем или иным причинам. У 9 с небольшим процентов причина временная — отпуск. Уволенных всего 6,5%, что говорит о том, что почты за ними всё же подчищают достаточно часто.
Хотя, конечно, если ты в отпуске или без связи, странно не добавить в автоответ момент, когда можно будет снова связаться. Но тут есть и обратная сторона — я когда ставил свои автоответы на время долгих поездок без связи, то уже со второго раза понял, что нужно начинать письмо со слов «С вами говорит автоответчик» и уже дальше переходить к сути, поскольку люди часто думали, что я им из отпуска пишу с объяснением, почему отвечу позже.
Но вернёмся к автоответам. Вот философский вариант:
Этого почтового ящика не существует.
Ваше сообщение никем не будет прочтено
Данный сотрудник больше не работает в компании ООО «***». Просим удалить этот адрес.
Спасибо за Ваше письмо, с 09.01.2020 нахожусь в декретном отпуске. Ваши вопросы прошу адресовать Руководителю отдела инсталляции и сервиса — *** ***@***.ru
Здравствуйте! Я временно нахожусь в отпуске. Ваше письмо перенаправлено нашему менеджеру.
Здравствуйте!
Вы отправили письмо на почту, с которой другого ответа не дождетесь =)
С 18.08.18 я не работаю в АО «***».
Видимо, следы переноса почты, и админ не знает, что бывают форварды со старой на новую:
Неверно указан почтовый адрес. Почтовый сервер @***.ru
C 1 мая Компания *** перешла на корпоративную почту, просьба направлять письма по адресу ***
Обращаем Ваше внимание, что в связи с переездом сайта на новый домен — изменился адрес корпоративной почты. Новый адрес: ***
Здравствуйте!
Вы пишите на нерабочую электронную почту.
Если Вам необходимо связаться с отделом логистики, позвоните по номеру +7 4012 ***
К сожалению данный сотрудник уволился, в дальнейшем просим писать на ***
Данный почтовый ящик заблокирован. Ваше письмо перенаправлено руководителю.
Здравствуйте, *** более не работает в компании ***. Ваше письмо будет перенаправлено соответствующему специалисту.
Добрый день!
В связи со счастливым замужеством мои контактные данные изменились – Иванова Мария ***.
Актуальная почта: maria.ivanova@***.ru
Пожалуйста, используйте новую.
С улыбкой и пожеланием счастья, Мария Иванова
Видимо, муж очень настаивал, чтобы фамилия была его везде. Он сказал ВЕЗДЕ.
А вот прекрасные люди из бухгалтерии одной компании, которые, возможно, перепроверяют Excel на счётах:
В связи с техническими проблемами на сервере, просим Вас перезвонить по телефону *** и убедиться в получении Вашей корреспонденции.
Этим почтовым ящиком я больше не пользуюсь из-за большого количества спама! Ваше письмо удалено. Пользуйтесь другими известными Вам моими адресами.
Если Вы все же хотите, чтобы я получил письмо, отправленное на данный адрес, его тема должна в точности совпадать с моим именем, написанным по-русски с заглавной буквы
Добрый день! Данную почту взломали. Новая почта ***. Прошу писать туда.
Лохотрон закрыт. Спасибо за ваше время и деньги!
Реклама
Хочу спросить у Вас: Вы спасены?
Если нет, то пользуясь случаем, хочу напомнить Вам о том, что, если Вы ещё не покаялись в грехах перед Богом Отцом Небесным и не уверовали в Его Сына Иисуса Христа и в Евангелие и не стремитесь жить по нему, то у Вас есть возможность примириться с Ним сейчас, потому что не знаем ни дня ни часа, когда умрём.
«Вот, теперь время благоприятное; вот, теперь день спасения», как написано в Библии.
«Исполнилось время и приблизилось Царствие Божие: покайтесь и веруйте в Евангелие», сказал Иисус Христос.
Да благословит Вас Господь Бог во имя Иисуса Христа! Аминь!
Здравствуйте!
Скорее всего Вы ошиблись электронным адресом при написании письма.
— Мгновенные кредиты с оформлением через интернет.
Моментальные переводы на банковскую карту.
http://***
Актуальные новости о нашей работе и туризме мы публикуем в наш телеграм канал — ***. Вступайте!
АКЦИЯ
ЗАКАЖИТЕ НА САЙТЕ НОЧЬЮ с 18-7 утра, получите доп. скидку в 3%!
Закрытое акционерное общество «*** *** *** ***»
Услуги:
1. Оценка имущества всех видов, оценка ущербов;
2. Журнал «Вестник ***» — публикация сообщений о фактах ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала и проч. в соответствии с законодательством..
3. Оформление недвижимости, консультации по недвижимости;
4. Создание, ликвидация и реорганизация юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
5.Консультации по хозяйственному праву и финансам, налогам;
6. Международный научный журнал «***», ***.
[адрес]
[телефон]
[факс]
[контакт]
(консультации для клиентов компании бесплатные)
Представительство в Карачаево-Черкессии: [адрес и телефон]
Наше качество работы лучшее в Ставропольском крае. Компания работает с *** года. Приглашаем к посредничеству риэлторов, адвокатов, юристов. Комиссионное вознаграждение гарантируем.
Другое
Прямо отдельно в этой категории отмечу постмортем-автоответчик, который человек успел настроить перед смертью. Чтобы транслировать набор своих мировоззрений (там настолько трешово, что я не буду портить вам психику). Правда, заканчивается всё это на позитивной ноте: «Удачи вам!». Думаю, его ящик скоро удалит почтовый сервис из-за того, что к нему никто не обращается. Поэтому памятник не получится. Иначе бы все соцсети со временем становились бы всё больше и больше похожи на кладбища.
Бывает алгоритм самого частого процесса для одарённых:
Добрый день! Спасибо за внимание к нашему предложению. Чтобы пригласить вас на собеседование, сначала нужно заполнить небольшое резюме на сайте, после чего с вами созвонятся по указанному контактному телефону, согласуют с вами время и место собеседования. Заполнить нужно по этой ссылке: ***. В случае успеха, вы будете приняты на работу. Работодатель находится на хорошем счету и гарантирует соц пакет, хорошие условия труда, расширенную мед. страховку, прохождение обучения по высшим стандартам, помощь в переезде (если необходимо), премии, бонусы и интересную и хорошо оплачиваемую работу. Еще раз, спасибо за уделённое время и внимание.
Ваше письмо не доставлено, так как одному или нескольким адресатам запрещено получать от Вас почту (По причине усиления информационной безопасности ООО «***»).
Для решения проблемы просим связаться с системным администратором (admin@***)
При удалении всех писем надо проверить нужно оно тебе для других действий: Пароль от любой странице, важная информация для пользователя и т.д.
Добрый день, уважаемые туристы!
Сотрудники нашей компании находятся в отпуске.
Просим все ваши вопросы направлять на почту nostress@***.ru
ВНИМАНИЕ. ПИСЬМА ПО ДАННОМУ АДРЕСУ НЕ ОБРАБЫТЫВАЮТСЯ.
Как всё это фильтровать
Когда я брал себе почту noreply@ (кстати, сейчас noreply@tutu.ru, а не noreply@mosigra.ru), то заметил, что нет аналогов land-атаки из-за петли автоответов. То есть у писем, возможно, есть некий признак, который позволяет понимать, что они автоматические. Не факт, что внутри письма, но поковырять вопрос стоит. Выяснилось, что Exchange делает очень тупую вещь: не больше одного автоответа на каждый конкретный ящик в сутки. Плюс есть заголовки x-auto-response-suppress:all и x-ms-exchange-inbox-rules-loop.
Наш админ Сергей Окунев, очевидно, знал это давно, поэтому собрал систему из следующих фильтров:
Заголовок «Auto-Submitted: auto-replied» или «Auto-Submitted: auto-generated» является самым популярным признаком, который отфильтрует половину подобных писем. В первом случае это, как правило, установленный автоответчик. «Я в отпуске», «письмо принято, отвечу как смогу», и прочие подобные сообщения. Во втором случае это может быть, например, письмо, сгенерированное при принятии события календаря. Еще один стандартизированный заголовок Precedence: указывает на принадлежность письма к массовой рассылке. Все остальные признаки — это нестандартные заголовки, начинающие с X-, и не только:
В целом, если у вас так настроено, заглянуть в автоответы один раз полезно. Там дивный новый мир, который точно сделает вас ближе к вашим пользователям и заодно ещё раз напомнит, что стоит рассказать отделу кадров про установку форварда у уволенных сотрудников. Ну и просто иногда за парой слов скрывается офигенный сюжет.