что не является задачей делопроизводства
Что такое знание делопроизводства и организация документооборота
Правильная организация документооборота влияет на результаты работы предпринимателя или юрлица. Ответственность за делопроизводство возлагается на одного сотрудника либо на подразделение. От качества работы ответственных лиц зависят финансовые результаты компании, ее умение адаптироваться под изменения во внешней среде. Поэтому каждому руководителю нужно понять, что это – знание делопроизводства.
Понятие делопроизводства
Делопроизводство предусматривает организацию документооборота, документирования, использования и хранения документации.
От правильной организации документооборота зависит деятельность хозяйствующего субъекта и госучреждения. Координацией делопроизводства занимается Федеральное архивное агентство. Оно разрабатывает и внедряет методику документооборота. За создание бланков документации ответственно Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Законодательная база
На мой взгляд, важнейшими законодательными актами, определяющими нормативно-правовое обеспечение делопроизводства, являются:
Это минимум, который потребуется изучить сотрудникам для правильной организации делопроизводства. Существуют также иные нормативы, определяющие работу различных структур делопроизводства.
Для чего необходимо
Документация в компании является одним из элементов управления и необходима для того, чтобы коллектив и конкретный исполнитель понимали и решали задачи, которые перед ними ставит руководство. Чтобы упростить работу с информацией, организовать ее учет, единообразие и стандартизировать, нужно владеть основами делопроизводства.
Необходимость делопроизводства объясняется выполнением следующих функций:
Выполнение данных функций свидетельствует об отлаженной работе делопроизводителя либо структурного подразделения организации.
Основы делопроизводства
Основным внутренним нормативным актом, регулирующим перемещение документации, является инструкция по делопроизводству. Она утверждается приказом либо постановлением руководителя. Срок действия у такого нормативного акта отсутствует. В его текст рекомендую включить следующую информацию:
Сотруднику потребуется понять, для какой документации необходима печать, а для какой – штамп. Исходящая корреспонденция заверяется печатью. Входящая корреспонденция после рассмотрения руководителем также заверяется печатью. Для документации внутреннего пользования используется подпись руководства.
Внимание! Штамп необходим делопроизводителю для градации материалов. Юридической значимости он не имеет.
Организация документооборота
Документооборот в нашей компании организуется из этапов. Для эффективной работы хозяйствующего субъекта потребуется выполнение каждого из них:
Что касается входящей корреспонденции, то здесь существует несколько особенностей документооборота. Бумаги поступают в компанию извне, регистрируются и передаются исполнителю. При необходимости формируется ответ. Далее материалы направляются в архив либо уничтожаются.
Виды делопроизводства
Выделяется несколько видов делопроизводства. Использование каждого из них обуславливается типом учреждения (хозяйствующего субъекта):
Общее делопроизводство характеризуется документированием управленческой деятельности, свойственной для каждого госучреждения, хозяйствующего субъекта. Данный тип делопроизводства применяется для организации финансовой, кадровой, управленческой, хозяйственной работы предприятия.
Специальное используется для обеспечения работы учреждений, функционирующих в специальной (внешней) сфере. Например, оформление документации для уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных действий. Речь идет о делопроизводстве в органах правопорядка, в которых документооборот связан с обеспечением законности и борьбой с преступностью.
Суть секретного делопроизводства состоит в работе с секретной документацией, сведения из которой являются государственной (служебной) тайной. Работа с такими материалами осуществляется по специальным правилам, исключающим возможность утечки информации. С секретным делопроизводством может использоваться и общее.
Кадровое делопроизводство
Данный вид делопроизводства необходим каждой компании. Независимо от ее размеров, предполагает перемещение и хранение документации, связанной с трудовой деятельностью персонала. Обязательство по документообороту в данном случае возлагаются на сотрудников, работающих в отделах по подбору персонала. Они обязаны правильно организовать прием, обработку и хранение материалов, относящихся к кадровым.
Внимание! Часть из них относится к тайным, поэтому документооборот ведется с соблюдением секретности.
Организация кадрового делопроизводства на видео:
Судебное делопроизводство
Такое делопроизводство отличается от прочих разновидностей, так как в распоряжении делопроизводителя находится специальный пакет документации и прочих свидетельств. Сотрудники должны обеспечить прозрачность документооборота и работы судебной системы, поэтому используются соответствующие принципы перемещения и хранения материалов. Но вместе с тем, требуется обеспечить сохранность персональных и секретных сведений.
Важно! Этапы документооборота строго регламентированы и за каждым из них осуществляется контроль.
Организация делопроизводства
Независимо от направления деятельности компании и вида делопроизводства, существует схема его организации. Она включает в себя этапы и цели, свойственные всем типам хозяйствующих субъектов.
Входящий поток документов
Представляет собой документацию, поступающую в компанию из различных госучреждений и прочих субъектов хозяйствования на бумажном либо электронном носителе. Это могут быть письма, коммерческие предложения, претензии, счета для оплаты и прочее. Качество документооборота в отношении подобных материалов достигается следующими действиями:
Данный порядок перемещения входящей корреспонденции свойственен для всех типов хозяйствующих субъектов, независимо от размеров и формы собственности.
Исходящий поток
Исходящая документация формируется в структурных подразделениях нашей компании, что подразумевает наличие компетентных сотрудников в каждом из них. После проверки проект согласуется и направляется получателю.
Работа с исходящей документацией подразумевает наличие следующих отлаженных процессов:
Получателями могут выступать заинтересованные лица. Чаще всего письма направляются контрагентам, в госучреждения, покупателю, поставщику и прочим субъектам.
Внутренний поток
В компаниях с большой численностью сотрудников организация внутреннего документооборота и делопроизводства требует много сил, так как это сложный участок. В связи с тем, что внутренняя документация соединяет в себе черты входящих и исходящих материалов, наладить процесс ее перемещения тяжело. Проект формируется сотрудником, далее проходит согласование и визирование у руководителей структурных подразделений. Затем материалы поступают руководству компании на подпись. После этого информация направляется работнику, ответственному за исполнение поручений, содержащихся в документации, либо всей компании.
Важно! Необходимо сформировать оптимальные методы передвижения документации от самого «низа» (от сотрудника, сформировавшего проект) до руководства и, далее, на исполнение работнику (подразделению). Также необходимо организовать контроль над исполнением распоряжения.
Следовательно, организация делопроизводства даже в маленькой компании потребует определенных навыков и затрат. Причем особенности документооборота определяются типом подразделения. К примеру, виды делопроизводства будут отличаться в общем отделе и в бухгалтерии.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Что не является задачей делопроизводства
1. Что не относится к учредительным документам юридического лица?
+ Протокол собрания учредителей;
2. Положение о структурном подразделении – это:
+ правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;
– правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
– договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.
3. Датой должностной инструкции является дата:
– ознакомления с ней работника.
4. Правовой акт, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа – это:
5. По сфере своего действия распорядительные документы делятся на:
+ федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;
– коллективные и индивидуальные;
– правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.
6. Распоряжение издается:
– в условиях ведомственного регулирования.
7. Копия части документа, которая заверена в определенном порядке, это:
8. Не является документом, который инициирует решение:
9. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
+ Надписью «проект» в верхнем поле справа;
– Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
– Проект оформляется на специальном бланке.
10. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
11. В состав информационно-справочных документов не входит:
12. Вид информационно-справочной документации, являющейся способом оперативного информационного обмена между организациями, называется:
– документацией для служебного пользования;
13. Что представляет собой заявление в документообороте организации?
+ Это документ, который адресован должностному лицу и содержит какую-либо просьбу работника;
– Это документ с предложением назначить, переместить или поощрить работника;
– Это документ, объясняющий причины случившегося, который составляет работник на имя руководителя.
14. Что не является признаком акта?
+ составление в свободной форме;
– установление фактического состояние дел и отражение его в акте;
15. Документы, которые изданы внутри учреждения и отправлены за его пределы для руководства нижестоящим органам управления либо в целях исполнения письменных указаний высшей инстанции, называются:
16. Что включает в себя техническое исполнение документа:
+ подготовку проекта документа, набор и распечатку текста проекта, корректировку содержания документа после согласования, оформление финального варианта документа;
– предоставление распечатанного проекта документа руководителю на согласование, устранение неточностей, набор окончательного документа;
– составление документа сразу в окончательном варианте, его подписание у руководителя, отправка документа адресату.
17. Когда документ является исполненным?
+ Когда рассматриваемый в документе вопрос разрешен полностью и переписка по нему завершена;
– Как только документу присвоен регистрационный номер;
– Когда документ получен конечным адресатом.
18. Какие размеры шрифтов рекомендуется использовать при оформлении документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016?
19. Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно используемым классификаторам, называется:
+ регистрационным номером документа;
20. Какой формат бумаги используется для изготовления бланков резолюций?
21. Носителем информации является:
+ материальный объект, который нужен для фиксации, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
– структурное подразделение, выполняющее функции по ведению документооборота.
22. Свойство документа подтверждать деловую деятельность либо событие личного характера – это:
+ юридическая значимость документа;
– юридическая сила документа;
23. Типовым сроком исполнения документа называется:
+ срок исполнения документа согласно нормативно-правовому акту;
– срок исполнения, который установлен в организационно-распорядительном документе или в резолюции;
– срок исполнения, установленный сложившимся в организации обычаем.
24. Справочник, содержащий сведения о фондах архива и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием – это:
25. Унифицированной формой документа является:
+ формуляр документа определенного вида, который содержит постоянную часть текста;
– бумажный или электронный шаблон с реквизитами, по которым определяется автор официального документа;
– реквизит о согласии организации, которая не является автором документа, с его содержанием.
26. Какова длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов?
27. Реквизит документа – это:
+ элемент оформления документа;
– регистрационный номер документа;
– сведения о дате и исполнителе документа.
28. Входящий документ проходит следующие этапы обработки:
+ сопровождение и доставка с почты, первичная обработка, регистрация, подготовка на доклад, рассмотрение и оформление резолюций, регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения, отправка на исполнение, исполнение и контроль за ним, прием исполненного документа, снятие с контроля, помещение исполненного документа в дело, работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание;
– установление конкретного адресата документа в организации, регистрация документа по входящим журналам, передача документа адресату, указанному его в тексте, установление сроков исполнения документа, исполнение документа, проверка результатов исполнения, помещение документа в номенклатурное дело и последующая сдача в архив;
– регистрация документа по входящей корреспонденции, передача его руководителю для определения исполнителя, передача документа непосредственному исполнителю, контроль за исполнением документа, исполнение документа, прием результатов исполнения руководителем, отметка об исполнении в специальном журнале, сдача документа в архив.
29. Предварительный текст документа, который лично готовит исполнитель или соисполнитель документа, это:
30. Делопроизводство – это:
+ деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов;
– процедура создания, тиражирования и регистрации входящей и исходящей документации организации;
– непосредственное создание официальных документов на предприятии.
Основы делопроизводства
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.
Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.
Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.
Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.
Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.
Основные задачи делопроизводства:
— создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;
— передача документов для их последующего исполнения или принятия решений
— регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;
— систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.
Формы организации делопроизводства:
Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.
Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.
Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.
Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:
-простые средства (ручки, карандаши)
-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)
-автоматизированные средства (компьютерная техника).
Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.
Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.
Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).
Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.
Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.
Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Продвижение документа происходит:
Организация документооборота на предприятии
Различают внешний и внутренний контуры документооборота.
Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.
Что не является задачей делопроизводства
Основы делопроизводства и документооборота на предприятии
Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.
Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. Делопроизводство и документооборот на предприятии находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.
Делопроизводство и документооборот: важность для организации
Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного делопроизводства и документооборота. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:
И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.
Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации
Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.
Организация входящих потоков документов
Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:
Организация исходящих потоков документов
Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:
Организация внутренних потоков документов
Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.
Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.