Что такое хронометраж жизни
Хронометраж дня: измерять, чтобы контролировать
Что человек может контролировать? То, что он может измерить, проанализировать и отследить. Если измерить не получается, то никогда не будет возможности и для контроля. Это аксиома. В этом ракурсе особую привлекательность начинает обретать техника «хронометраж дня» – важный элемент самостоятельного тайм-менеджмента.
Хронометраж дня: суть и задачи
Хронометраж… Слово даже не требуется перевода: «хронос» – время, «метр» – мерить. То есть нечто для измерения времени.
Но составленная по определенным правилам.
Хронометраж и его значимость можно сравнить с домашней бухгалтерией. Чтобы понять, куда деваются деньги, нужно в системе вести учет расходов и доходов. Аналогично и со временем: чтобы понять, на что уходят часы и почему одна минута отдыха превращается в день безделья, необходимо снять фотографию дня во временном ракурсе.
Чаще всего рекомендован хронометраж рабочего дня, то, если честно, лучше снимать его по всей дневной протяженности. С утра и до самого момента сна. Толку будет больше.
Задачи хронометража дня просты:
Хронометраж – фотография дня – не требует для выполнения никаких особых знаний. Достаточно строго следовать трем рекомендованным шагам.
3 этапа создания хронометража дня
Честно говоря, хронометраж дня даже примеров не требует. Все настолько просто и понятно. Что нужно делать:
Теперь чуть подробнее. А если останутся вопросы, то их всегда можно задать в комментариях!
Как правильно заполнять хронометраж
Лучше всего уделять этому занятию каждые полчаса-час времени. Иначе можно что-нибудь забыть или исказить информацию. Понятно, что если длительность обязательного совещания 2 часа, а пара в университете 1,5, то фиксировать нужно именно эти временные отрезки. Но на работе или дома стоит уделять точности больше внимания!
Что именно нужно записывать?
Первый столбик (для таблиц) время начала действия; второй – время окончания; третий – описание выполненной задачи, мероприятия; четвертый – результат; пятый – самочувствие.
Если посмотреть стандартный образец хронометража рабочего дня, то предпоследнего столбца в нем обычно нет. И зря, потому что только реальный вывод по выполненной работе поможет понять – делом человек занимался или потакал случайным неконтролируемым хронофагам.
Последний столбик поможет анализировать производительность после определенных событий: после занятий в тренажерном зале, длительной дороги, по окончанию совещания у директора и т.п. И впоследствии даст возможность прогнозирования поведения при аналогичных ситуациях. Так что рекомендую!
Ведение качественного и количественного учета позволит реально оценить свои временные затраты, проанализировать их с учетом дополнительных факторов и, как следствие, повысить свою проактивность.
Хронометраж дня: анализ текущей ситуации
Сразу стоит оговориться: ни один пример или образец хронометража рабочего дня не поможет пониманию процесса учета и контроля времени. Поэтому стоит все делать самому – пусть пару дней, но самому. По итогам составленной таблицы можно увидеть главные моменты:
Данные сведения дадут очень многое. Они научат ценить время, помогут увидеть нецелесообразность некоторых дел, укажут, где выискивать ресурсы, и, главное, позволят двигаться напрямую к поставленным целям. Так как самое основное в движении к мечте – время, которое мы может выделять для свершения конкретных шагов.
Конечно, можно довериться техникам исполнения желаний и шаманским практикам, но лучше комбинировать эзотерику и реальные работающие методы.
Как часто требуется проводить хронометраж дня
Упражнение не требует постоянного выполнения.
Для начала можно попробовать учитывать свое время пару-тройку дней. Обычно это хватает для первичной самодисциплины, но не дает полной картины.
Идеальное решение – вести хронометраж дня две недели.
Это позволит увидеть основные хронофаги, научится первоначальному контролю над временем и оценить свои реальные возможности в достижении планов.
Потом хронометраж можно прекратить и возвращаться к нему только для решения действительно значимых задач или для приведения своего графика в норму после отпуска или длительных выходных!
Хронометраж
Когда и для чего нужен хронометраж
1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.
Список хронофагов, выявленных после недельного хронометража
И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.
Распределение времени по результатам хронометража
3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:
Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.
4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:
Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.
5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:
Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.
6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.
Как проводить хронометраж своего времени
Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger ). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.
И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.
Инструменты
Для проведения хронометража понадобятся две вещи:
Варианты листов хронометража: бланк и записи в блокнот
Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.
Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:
При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.
Как делать записи
Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.
Пример записей. Поля «Время» и «Вид деятельности» пока пропущены
Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.
Не расстраивайтесь, если забыли записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.
Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.
Указываем примерную продолжительность тех занятий, которые не были записаны сразу
Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.
Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками на полях:
В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.
Обработка результатов хронометража
На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.
Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.
Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.
При обработке результатов возможны два варианта:
Вариант 1. Электронные таблицы
Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.
При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» Подумайте, что именно вы хотите узнать.
Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:
Для расчетов нам понадобятся такие коды:
9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.
Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:
Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.
Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:
Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:
Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:
Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.
Вариант 2. На бумаге
Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:
В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.
Визуальное представление результатов
В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:
1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:
2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:
3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:
С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.
Что делать с результатами
Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.
Мы проделали большую работу и получили ценную информацию. Она не должна пропасть впустую.
После каждой сессии хронометража мы обычно выявляем в своем слабые места, проблемы, недочеты. Теперь нам нужно просто составить список мер по их устранению. Например:
Вот, например, как это может выглядеть:
Список мер по борьбе с хронофагами
В первую очередь стараемся «победить боссов»: самое частое отвлечение, самый «прожорливый» хронофаг, самую трудоемкую рутинную задачу Именно «боссы» обычно и наносят наибольший ущерб нашей продуктивности.
Спустя время можно провести повторную сессию и проверить, насколько принятые меры оказались эффективными.
Заметим, что во время хронометража многие показатели начинают улучшаться сами по себе. И это легко объяснить: мы начинаем более внимательно относиться к своему времени и замечать то, чего не замечали раньше.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: