Что является документом подтверждающим расходы
Что является документом подтверждающим расходы
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Минфина России от 15 марта 2021 г. N 07-01-09/17846 О документальном подтверждении расходов для целей налогообложения прибыли
В связи с обращением Департамент регулирования бухгалтерского учета, финансовой отчетности и аудиторской деятельности сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 14 сентября 2018 г. N 194н, Министерством не осуществляется разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, практики применения приказов Министерства, а также толкование норм, терминов и понятий по обращениям, не рассматриваются по существу обращения по проведению экспертиз договоров и иных документов организаций, а также по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.
Согласно статье 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных документов, подтверждающих понесенные расходы. Налоговый учет ведется на основе первичных учетных документов, составленных в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете», а также иных документов, составленных в соответствии с требованиями законодательства. При этом специальные требования к оформлению документов, подтверждающих понесенные расходы, налоговое законодательство не устанавливает.
Учитывая изложенное, подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, подтверждающие фактическое выполнение определенных договором услуг, соответствующие требованиям статьи 252 НК РФ.
| Директор Департамента | Л.З. Шнейдман |
Обзор документа
Подтверждением расходов при оказании услуг могут служить любые документы, свидетельствующие о фактическом выполнении определенных договором услуг, соответствующие требованиям НК.
Прямое и косвенное обоснование расходов: попробуй разберись
Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?
Какими документами подтверждать расходы
Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:
Документы, прямо подтверждающие расходы
Если в затраты включена стоимость материалов — это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.
Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера — это договор и акт их сдачи-приемки.
Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:
А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).
Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.
Экспедиторские документы
Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.
По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).
Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:
Перевозка грузов
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).
Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.
Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.
Документы, косвенно подтверждающие расходы
Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.
Чем можно подтвердить оказание услуг
Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, — это двусторонний акт об оказании услуг.
Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?
Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу
Что такое транспортные расходы?
Транспортные расходы представляют собой издержки организации, связанные с оказанием услуг по доставке различных грузов: товаров, материалов, основных средств. В зависимости от способа транспортировки, вида товара, а также мест отправления и назначения список документов, обосновывающих расходы, может меняться.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик может учесть расходы при исчислении налога на прибыль, если они имеют:
Таким образом, для отображения транспортных издержек в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль важно иметь их реальное подтверждение на бумаге.
Об особенностях налогового учета транспортных расходов читайте в материале «Транспортные расходы при исчислении налога на прибыль».
Самым распространенным видом транспортных услуг является доставка товара от поставщика к покупателю. Сторона, на которую ложатся сами расходы, определяется условиями договоров купли-продажи. Расходы могут быть понесены:
При этом транспортировка может производиться следующими лицами:
Далее рассмотрим особенности документального оформления расходов на доставку, осуществляемую продавцом и покупателем при самостоятельной перевозке грузов или с привлечением посредника.
Подробнее о том, как учитывают транспорные расходы продавец и покупатель, читайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
О классификации транспортных расходов в целях налогового учета см. материал «Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?».
Какие документы необходимо иметь при доставке товара?
Осуществляя реализацию товара, продавец обязан выставить в адрес покупателя:
ТОРГ-12 является первичным документом, составленным продавцом в 2 экземплярах (один — для себя, другой — для покупателя). Он содержит информацию о реализуемых матценностях и является подтверждением перехода права собственности на них от продавца к покупателю.
ТН (утв. постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 и обязательна к применению с 01.01.2021 года) фиксирует стоимость услуг перевозки, т. е. сумму транспортных расходов. В ней указывается информация:
При этом ТН не является документом, на основании которого можно оприходовать товар, а служит первичным документом для обоснования транспортных расходов.
Что касается ТТН (форма 1-Т), она является первичным документом, не только подтверждающим транспортные расходы организации, но и отражающим информацию, необходимую для списания и оприходования ТМЦ.
Именно с ТТН чаще всего связаны претензии контролирующих органов, т.к. именно этот документ является подтверждением расходов по прибыли. Ознакомиться с основными спорными моментами и найти аргументы для спора с проверяющими вы можете в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
ТТН содержит две части — товарную и транспортную, а также включает следующие реквизиты:
Какими документами можно обосновать перевозку грузов поставщиком?
Под перевозкой грузов поставщиком может пониматься 2 варианта доставки:
Если поставщик, составляя договор с покупателем, предусматривает поставку товара собственными силами, то доставка может быть произведена с учетом следующих особенностей:
В зависимости от вышеуказанных условий меняется документальное оформление услуг доставки:
Если же поставщик привлек посредника для перевозки товаров, документооборот будет таким:
О заполнении товарной накладной с помощью онлайн-сервисов читайте в статье «Онлайн-заполнение товарной накладной: какие есть сервисы?».
Как обосновать транспортировку, произведенную покупателем?
Следует отметить, что при самостоятельной транспортировке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не составляются. А обоснованием понесенных покупателем расходов будут служить оформленные им путевые листы (письмо Минфина России от 22.12.2011 № 03-03-10/123).
Если покупатель заключает договор с посредником, то его действия должны быть следующими:
Итоги
Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.
О подтверждении расходов сканами или фотокопиями оригинала на бумажном носителе
В случаях, когда организации взаимодействуют с поставщиками, зарегистрированными на территориях иностранных государств, не имеющих филиалов или представительств в РФ, зачастую документы поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий.
Минфин России разъяснил следующее.
Согласно закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
С учетом изложенного расходы для целей налогообложения могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.
Иными словами, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.
Вопрос: Организация импортирует из различных стран (Китай, Гонконг, Сингапур, Тайвань, Нидерланды, Польша, Швеция, Финляндия, Чешская Республика, Турция, Великобритания, Швейцария, Словения, Германия, США, Литва, Южная Корея) для последующей перепродажи товар: партии цифровой и бытовой техники.
Такие документы, как инвойсы, спецификации и упаковочные листы на партии товара, поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.
Абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Однако документы от иностранных контрагентов (инвойсы, спецификации и упаковочные листы) зачастую не поступают в организацию в оригинальном виде, а только в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.
Правомерно ли для целей налога на прибыль и бухгалтерского учета учитывать расходы, подтвержденные документами, поступившими по электронной почте или по факсу, в отсутствие оригиналов документов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 13 февраля 2020 г. N 03-03-06/1/9882
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо от 22.01.2020 и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 N 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.
Прямое и косвенное обоснование расходов: попробуй, разберись
Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?
Какими документами подтверждать расходы
На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают.
Но не стоит искать в Налоговом кодексе перечни таких документов. На это указал и Минфин в письме от 14 августа 2020 г. № 03-03-06/3/71659. В письме говорится о том, что затраты налогоплательщиков могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт их осуществления.
Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Так что это за документы?
Документы, прямо подтверждающие расходы
Прямо подтвердят расходы документы, которые всем хорошо известны. Их необходимость, да и сами формы многих утверждены законодательно.
Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.
Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки.
Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:
А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).
Кроме того, прямо подтверждающими расходы документами являются документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ. И найти их можно в нормативных актах, регулирующих договорную базу и специфику той или иной отрасли. Например, законодательство в сфере строительства требует оформлять справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3.
Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.
Более подробно рассмотрим экспедиторские документы и документы на перевозку груза.
Экспедиторские документы
Для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции нужны документы, подтверждающие фактическое оказание услуг.
Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.
Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:
К экспедиторским документам относятся:
Бланки для этих документов можно найти в Приказе Минтранса РФ № 23.
Перевозка грузов
Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная, составленная строго по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (письмо Минфина от 28 августа 2018 г. № 03-03-06/1/61110).
Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).
Если в транспортной накладной нет итоговой стоимости перевозки, в дополнение к ней следует составить первичный документ, в котором она определена. Таким документом может быть УПД (письмо ФНС от 10 августа 2018 г. № АС-4-15/15570@).
Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.
Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.
Документы, косвенно подтверждающие расходы
К косвенно подтверждающим затраты расходам Минфин в письме от 14 августа 2020 г. № 03-03-06/3/71659 отнес:
Добавим, что экономическим обоснованием расходов на оплату труда в виде страховых платежей по договорам личного страхования сотрудников является то, что между компанией и работниками установлены трудовые отношения (см. письмо Минфина от 5 мая 2014 г. № 03-03-06/1/20922).
Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.
Примеры того, какие документы косвенно подтверждают понесенные расходы, можно найти и в судебной практике. Пример, приведенный ниже, иллюстрирует принцип, по которому можно подбирать доказательства расходов.
Чем можно подтвердить оказание услуг
Акт об оказании услуг подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?
Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:
Это все документы, косвенно подтверждающие то, что услуги по договору имели место в действительности (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19 июня 2020 г. № Ф01-10160/2020 по делу № А43-22315/2019).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.