международную конференцию организовать значительно труднее чем внутривузовскую
Особенности организации конференции
Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.
Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.
Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.
Подготовка к проведению конференции
После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы. Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.
Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит. Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.
Так как же профессионально организовать конференцию?
Рассмотрим этапы организации конференции
Разработка программы конференции
В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции. Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида. Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.
Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:
Разработка плана продвижения конференции
Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.
Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.
В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.
Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.
Техническая организация
Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.
Что же входит в неё:
Какое оборудование необходимо:
В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.
Организация информационной поддержки после проведения конференции
В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.
Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.
Научные конференции для студентов: какие бывают, как участвовать и зачем
Что такое научные конференции и зачем в них принимать участие? Разбираемся в сегодняшней статье.
Наш телеграм – это ежедневные новости и полезные советы для студентов всех специальностей. Присоединяйтесь и не благодарите.
Что такое научная конференция
Вы явно замечали, что в вашем вузе время от времени проводятся конференции. Возможно, на этом ваши знания о них и заканчиваются. Сейчас мы будем устранять эти пробелы.
Конференция – собрание группы людей, посвященное обсуждению определенной темы.
Формально, собираясь попить пивка с друзьями, вы можете смело говорить «дорогая, я на конференцию», и это будет правдой.
Научная конференция – одна из форм организации научной деятельности, при которой участники публично представляют и обсуждают свои работы.
Научная конференция – своего рода «тусовка» людей, объединенных общими научными интересами. Здесь можно зачитать свой доклад, поделиться с коллегами результатами работы, а главное, высказать свое и выслушать чужие мнения.
Какие бывают конференции для студентов
В зависимости от направления:
В зависимости от масштаба проведения:
Зачем студенту участвовать в научных конференциях
Причин может быть несколько. Участие в конференции – это:
Кто-то скажет, что можно просто почитать уже опубликованные статьи в интернете, обсудить их на форуме и вообще обойтись без конференций. К тому же, в эпоху цифровых технологий вполне можно проводить онлайн-конференции для студентов. Таковые, кстати, успешно проводятся, однако, многие ученые сходятся во мнении: именно живое общение и обратная связь от коллег дает импульс для развития и реализации новых научных идей.
Главное условие для того, чтобы конференция не превратилась в светскую встречу: участники в первую очередь должны быть заинтересованы в науке. Иначе нет никакого смысла принимать участие.
Как участвовать в студенческих конференциях
Участие в конференциях для студентов, которые проводятся в каждом вузе, как правило, бесплатное. Бывают исключения, такие как международные студенческие конференции.
Чтобы участвовать в студенческой конференции, нужно найти информацию о предстоящем мероприятии на сайте вашего вуза или на доске с расписанием, а потом подать заявку на участие.
Конечно, можно не только выступать на конференции с докладом, но и быть просто слушателем.
Участие в международных научных конференциях чаще бывает платным. И это логично. Вы часто видели бесплатные вечеринки в клубах? Даже если вход платный, на баре нужно заплатить за коктейль. А на конференции, как на настоящей научной вечеринке, нужно заплатить за публикацию своего научного материала.
Еще один приятный момент: конференция – это не только сухое брюзжание профессоров и пища для ума, но и отличная возможность подкрепиться по-настоящему. В конце вас с большой вероятностью ждет фуршет.
Ищете, в какой бы студенческой конференции поучаствовать в 2019-2020 году? Удачи, и помните: кто ищет, тот найдет.
Конечно, участвовать в конференциях нужно далеко не всем, но если вы хотите строить научную карьеру или просто интересуетесь темой – обязательно идите. А если с учебой проблемы, и вам совершенно не до конференций – обращайтесь в профессиональный студенческий сервис за помощью.
Иван Колобков, известный также как Джони. Маркетолог, аналитик и копирайтер компании Zaochnik. Подающий надежды молодой писатель. Питает любовь к физике, раритетным вещам и творчеству Ч. Буковски.
Организация и проведение международных конференций
Основные элементы организации и проведения международных конференций:
♦ выбор места конференции (при этом учитываются политическая ситуация, технические возможности, безопасность);
♦ встреча иностранных делегаций (руководителя, одного или вместе с делегацией, встречают, как правило, представители государства, правительства, глава соответствующего дипломатического ведомства);
♦ рассадка на конференции. В соответствии с международной практикой рассадка производится в алфавитном порядке (как правило, используется французский или английский алфавит);
♦ председательствование на конференции (открывается конференция обычно временным председателем, представляющим принимающую страну);
♦ рабочие языки конференции (в средние века переговоры велись на латинском языке, в ХУП1-Х1Х вв. рабочим языком дипломатов стал французский, сейчас, как правило, их несколько. Представители могут выступать на своем языке, но делегация обязана обеспечить перевод на один из рабочих языков),
♦ старшинство делегатов (желательно, чтобы руководители делегаций имели эквивалентные ранги);
♦ привилегии и иммунитеты. Длительное время вопрос об объеме привилегий и иммунитетов, которые должны предоставляться делегациям государств на конференциях, был дискуссионным. Сейчас не вызывает сомнений, что независимо от характера конференции (политического или техничекого) ее делегаты и делегации, в которых они официально состоят, представляют интересы направивших их суверенных государств, а следовательно, должны обладать всеми необходимыми возможностями для выполнения стоящих перед ними задач (теми же, что и дипломаты).
Обязательным элементом любой официальной конференции должны быть письменные правила, направляющие и определяющие деятельность участников, к которым председатель прибегает в спорных ситуациях.
Эти постоянные правила принимаются на сессии и рассматриваются последующими сессиями как стандартные, например, правила процедуры Генеральной Ассамблеи ООН.
Правовые нормы, содержащиеся в правилах процедуры, регулируют в основном следующие вопросы.
А. Общая организация конференции:
1) состав делегаций и полномочия представителей;
2) создание комитетов;
3) официальные языки;
4) определение вопроса о том, являются заседания открытыми или закрытыми;
5) ведение протоколов;
6) обязанности генерального секретаря и секретариата.
Б. Общие и специальные права председателя:
1) открытие, приостановление и закрытие заседаний, а также руководство дискуссиями на них;
2) поддержание порядка на заседаниях;
3) вынесение постановлений по порядку ведения заседаний и руководство их ходом;
4) провозглашение и закрытие списков выступающих.
В. Специальные права делегатов:
1) право вносить предложения процедурного характера;
2) право ответа другому делегату;
3) право делать предложение по порядку ведения заседания.
Г. Методы выдвижения предложений и принятия решений:
1) порядок рассмотрения предложений и поправок к ним;
2) право голоса и требуемое большинство при принятии решений;
3) методы подсчета голосов и руководство голосованием;
4) правила голосования.
В повестку дня конференции включаются вопросы для обсуждения и порядок, в котором они будут рассматриваться.
Несмотря на большое разнообразие правовых норм, все они могут быть разделены на четыре основные категории, регулирующие правовое положение и порядок деятельности делегаций как представителей своих правительств, должностных лиц конференции, секретариата конференции и его исполнительного главы, а также определяющие порядок принятия конференцией решений по существу вопросов, для рассмотрения которых она созвана.
Предварительная повестка дня обычно подготавливается членами комиссии или секретариата конференции и в случае проведения обычной конференции включает:
а) обязательные пункты (например, утверждение протокола предыдущего заседания);
б) вопросы для рассмотрения, оставшиеся с прошлой сессии;
в) вновь поданные на рассмотрение вопросы.
Вопросы, включенные в повестку дня, заблаговременно
направляют в секретариат (членам комиссии), чтобы они успели их обработать и уведомить участников. До начала конференции повестку дня распространяют среди участников. Для некоторых конференций обязательно распространение пояснительного меморандума по каждому отдельному пункту повестки дня.
Состав делегации определяется правилами процедуры. Полномочия требуются в определенных случаях, например для того, чтобы подписывать текст какого-нибудь договора. В соответствии с 29 пунктом правил процедуры Генеральной Ассамблеи ООН возможен предварительный допуск кандидатов в случае, если против данной кандидатуры выдвигаются возражения.
Каждый представитель имеет верительные документы, удостоверяющие его личность и уполномочивающие к участию в конференции; обычно специальная (мандатная) комиссия проверяет их аутентичность и докладывает о результате на пленарном заседании. Верительные документы выдаются государственными органами и должны соответствовать правилам процедуры конференции.
Допуск и статус наблюдателей зависит от правил процедуры конференции, однако они не имеют права голоса. На Генеральной Ассамблее ООН наблюдателей допускают к участию в обсуждении в виде исключения, а в Совете Безопасности это обычная практика.
Официальными языками считаются те, на которых публикуются тексты и резолюции, а также проводятся дискуссии. Рабочие языки используются в дискуссиях и при переводе выступлений участников конференций.
Драгоманы, как правило, были не просто переводчиками, но и авторитетными специалистами, знающими порядки, нравы и историю страны пребывания. Эти специалисты очень высоко ценились и порой могли находиться в должности до преклонных лет.
Конференции могут быть:
♦ полностью открытыми для общественности и средств массовой информации, куда они приглашаются;
♦ полностью закрытыми, когда общественность и журналисты получают лишь окончательное коммюнике, одобренное участниками;
♦ с ограниченным количеством участников; общественность и журналисты в этом случае узнают о происходящем от участников посредством пресс-конференций, брифингов и т.п.
а) стенографического отчета (записанного от руки или на аудионосителе);
б) итогового отчета, подготовленного секретариатом
или специальным докладчиком;
в) текстов договоров и резолюций.
Права участников, как и ограничения их действий, обычно оговорены в правилах процедуры. Обычно эти правила включают: право выступать по каждому из обсуждаемых вопросов; право на протест или ответ; право на процедурное предложение; право отвечать на высказывания другого выступающего.
Решения на конференции обычно принимаются на основе письменных предложений, поданных на рассмотрение одним или несколькими участниками; такие предложения рассматриваются как проекты резолюций. В ООН они подаются на рассмотрение с пояснительным меморандумом.
В официальных протоколах проводимых мероприятий, как правило, делается пометка «решение принято путем аккламации».
Вопросы для самоконтроля
1. Определите понятие и перечислите виды международных конференции
2. Как проходит организация и проведение международных конференции?
Рекомендуемая литература
1. Ковалев Ан. Азбука дипломатии. М.,1998
2.Алехина И. Имидж и этикет делового человека. М.,1996
3. Лунев С.И. Дипломатия в Южной Азии.-М.,1997.
4. Малетин Н.П. АСЕАН: три десятилетия (1967-1997)-три политики.-М.,1997.
5. Назарбаев Н.А. В потоке истории.-Алматы, 1999.
6. Назарбаев Н.А. На пороге 21 века.-Алматы, 1996.
7. Общеевропейский процесс и гуманитарная Европа / Под ред. Л.И.
9. Основы права Европейского Союза/Под ред.С.Ю.Кашкина.-М.,1997.
18 отличных советов по организации конференций
Я очень везучий. Тому есть две причины:
Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.
Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.
1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия
В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?
Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?
— Джонатан Кан (#dareconf)
Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:
Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.
— Джефф Крам (Delight Conference)
Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».
2: Определитесь с видом мероприятия
Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.
Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.
Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.
Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES
Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.
Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.
Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:
Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.
— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)
3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники
Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.
— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)
Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.
Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:
Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.
— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)
4: Обратитесь за помощью к профессионалам
На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.
— Кристина Халворсон (Confab Events)
Из-за сложности события необходимо учиться у других.
5: Разделите обязанности с самого начала
Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.
— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)
Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:
Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
6: Будьте примером для подражания
Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.
— Брайан Салливан (Big Design)
7: Относитесь как к бизнесу
Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:
Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:
Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.
И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:
Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)
В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).
Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам
Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.
Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)
Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов
— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)
Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.
Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками
Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.
— Кристиан Манзелла (Giant)
Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.
Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.
— Ева Каниасти (UXPA Boston)
11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну
Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.
— Донна Спенсер (UX Australia)
Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками
— Энди Бад (UX London)
Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.
12: Место – это основа всего
Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.
Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.
— Брэд Смит (WebVisions)
Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.
— Энди Бадд (UX London)
Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.
Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.
— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)
13: Программа – это управление и дизайн
Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.
Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.
— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)
Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.
— Энди Бад (UX London)
Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.
— Джеффри Зельдман (An Event Apart)
Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?
— Кевин Хоффман (IA-Summit)
14: Будьте готовы заполнить паузу
Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.
Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.
15: Продумайте систему обратной связи
Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…
Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!
— Кристина Халворсон (Confab Events)
Другие же рекомендуют личные опросы.
Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.
— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)
Не забудьте опросить и докладчиков:
Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.
— Арии Стайлс (Environments for Humans)
16: Планируйте тщательно
Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.
— Ари Стайлс (Environments for Humans)
17: Оставьте время на посещение вашей конференции
Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.
На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.
— Кристофер Шмит (Environments for Humans)
18: Не забудьте поблагодарить
Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.
— Бренда Сандерсон (Interaction)
И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.