обучение сэд электронный документооборот
Семинар: Современные технологии управления документами. Внедрение СЭД
Для юридических лиц:
Скидка 10% на обучение при участии 2-х человек.
Для физических лиц:
Скидка 10% от стоимости любого курса.
Оплата онлайн без переплаты через Сбербанк Онлайн или Яндекс Кассу.
Возможность кредита без переплаты от Сбербанка.
Вы можете вернуть 13% денежных средств через налоговый вычет.
Большинство организаций перешли или переходят на электронный документооборот, что существенно экономит время и повышает безопасность документов.
На специализированном обзорном курсе по электронному документообороту участники познакомятся с нормативной базой, видами электронных подписей, особенностями организации эффективных документопотоков и др.
Семинар по управлению элеткронными документами ведет один из лучших специалистов России в области СЭД и ДОУ.
Для кого данный курс?
Обучение электронному документообороту и СЭД проводится опытными преподавателями-экспертами, авторами статей в профильные издания, авторами учебных пособий. Будем рады видеть Вас в нашем лицензированном центре.
А недавно появившаяся возможность ввести в компаниях систему облачного документооборота решает проблему привязывания к одному компьютеру, который необходимо беречь во избежание утраты информации. Если Вы собираетесь вводить систему электронного документооборота в Вашей компании либо же уже ввели данную систему, но хотите эффективно управлять ей, а также узнать о проблемах конфиденциальности информации в эпоху информационных технологий, то наш семинар для Вас!
Нормативные и методические материалы по работе с документами в электронной форме, автоматизации ДОУ
Электронная подпись
Особенности управления документами на всех этапах жизненного цикла. Электронный и традиционный документ. Смешанный документооборот.
Организация хранения документов в электронной форме Электронный архив.
Выбор и внедрение систем автоматизированного управления документами
Системы автоматизации ДОУ
Документ, выдаваемый в результате обучения
По окончании семинара выдается сертификат:
Наше расположение в историческом центре Москвы
г. Москва, ул. Воронцовская, д. 35Б корпус 1
4 минуты пешком от м. Пролетарская, в пешей доступности от значимых достопримечательностей города
Крутицкое подворье
Кремль
Новоспасский монастырь
Театр на Таганке
Как проходят наши семинары и тренинги?
Вас также может заинтересовать
Курс: Делопроизводство, документооборот и контроль. Переход на электронный документооборот.
Курс:Современные технологии делопроизводства. Номенклатура дел.
Почему выбирают центр профессионального развития «ПРОФИ-КАРЬЕРА»?
В марте 2018 принимала участие в курсе «Документооборот и контроль». Преподаватель Доронина Л.А. с удовольствием отвечала на все вопросы. Местоположение очень удобное; подробные презентации; понравилось, что народу было мало; обеды на 5+; Когда соберусь на следующие курсы, первым делом буду рассматривать Ваш центр;)
Добрый день! Благодарю бизнес-тренера Анну Сосновую за профессионально подготовленный семинар и подачу материала! Информация, которую сегодня я получила на семинаре «Деловая переписка: составление, оформление, язык и стиль » будет полезна мне не только в работе, но и в жизни вообще.Обязательно буду рассматривать для себя возможность посещения различных обучающих мероприятий в вашей Компании в будущем.
Благодарим за курс «Эффективная деловая переписка». Получили уникальную возможность слышать точную грамотную речь. Удивило наличие незнакомых нюансов в нелегком деле подготовки писем. Курс очень полезен для применения в профессиональной деятельности и полностью соответствует ожиданиям. Мы получили ответы на все вопросы. Уровень преподавания Зариповой Л.И. оцениваем на твердую «5»!
Курс по деловой переписке произвел самые положительные впечатления. Практические задания были полезны для последующего применения в работе. Представленный материал был достаточно последовательный и емкий. Благодарю!
Подробно был дан алгоритм действий по составлению номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, были приведены примеры из практической деятельности преподавателя. Выражаю благодарность Бельдовой М.В. Чувствовался высокий профессионализм и опыт.
Очень грамотно лектор Вера Степановна Иритикова довела нужные для меня вопросы по делопроизводству. Хотелось бы почаще встречаться с профессиональным лектором. Преподаватель ответила на все интересующие меня вопросы.
Лариса Алексеевна – прекрасный преподаватель, ясно, доходчиво и понятно преподносит материал. Внимательная, отзывчивая, с хорошим чувством юмора, опытная, с богатым багажом знаний.
Как оставить заявку на обучение?
1. Нажмите «Записаться на курс» и заполните предложенную форму. Наши менеджеры в ближайшее время свяжутся с вами и расскажут о дальнейших действиях.
2. Напишите письмо на e-mail MANAGER@SEMINARNA.RU
Мы всегда рады ответить на возникшие у вас вопросы, звоните по телефону +7 (495) 150 18 17.
Подписка на рассылку
При отправлении заявки Вы подтверждаете согласие на обработку своих персональных данных. Мы ценим наших клиентов и никогда не занимаемся рассылкой спама. Ваши данные хранятся только у нас и не передаются другим компаниям.
Лицензия на осуществление образовательной деятельности №037998
от 03 ноября 2016 года (бессрочно)
Вся представленная на сайте информация носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч.2 ст.437 ГК РФ
Мы принимаем к оплате
«Покупай со Сбербанком» – простой, удобный и современный способ покупки товаров в интернет-магазине. Данная услуга по кредитованию предоставляется компанией ПАО «СБЕРБАНК» и доступна во всех городах России.
Условия кредитования с сервисом «Покупай со Сбербанком»:
Купить образовательные услуги в кредит без переплаты очень просто:
Внимание!При оплате образовательных услуг в кредит допуск к участию в образовательных программах осуществляется только после одобрения банком кредитной заявки и поступления денежных средств от Банка.
По вопросам, связанным с выдачей кредита, обращаться в ПАО «СБЕРБАНК» на горячую линию:
1) +7 495 500-55-50 для звонков из любой точки мира
2) 900 для бесплатных звонков с мобильных на территории РФ
Делопроизводство. Уровень 2. Электронный документооборот (ЭДО) и системы электронного документооборота
Records management. Level 2. Electronic document management (EDM) and electronic document management systems
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
В программе курса подробно рассматриваются все вопросы, касающиеся внедрения системы электронного документооборота в организации с учетом современных требований. По окончании курса Вы будете в состоянии координировать процессы внедрения системы электронного документооборота, организовать администрирование договорной работы, грамотно составлять и редактировать служебные документы.
Ближайшая группа
воскресенье:
10:00 — 17:10
Для физ.лиц
Для организаций*
*Для оформления заказа от организации обращайтесь по тел. +7(495) 780-48-44
Преподаватели
Левина Светлана Марковна
Описание курса
Курс посвящен обеспечению организации электронного документооборота на предприятии. В программу включены нормативно-методическая база электронного документооборота, обзор современных систем электронного документооборота, этапы внедрения СЭД, особенности подготовки служебных документов.
Курс рассчитан на подготовленных специалистов в области делопроизводства, имеющих необходимость или потребность двигаться вперед и развиваться в избранной сфере деятельности.
В программе курса подробно рассматриваются все вопросы, касающиеся внедрения системы электронного документооборота в организации с учетом современных требований.
По окончании курса Вы будете в состоянии координировать процессы внедрения системы электронного документооборота, организовать администрирование договорной работы, грамотно составлять и редактировать служебные документы.
Курс предназначен для сотрудников, занимающихся делопроизводством (руководителей и сотрудников службы документационного обеспечения управления, канцелярии, архива, секретариата).
Специалист по электронному документообороту
Кадровое дело
Офис-менеджмент
Эту Программу повышения квалификации
в нашем Центре успешно закончили
426 человек!
46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
Наши эксперты разработали для Вас комплексную программу подготовки «Специалист по электронному документообороту». Пройдя обучение по комплексной программе, Вы получите все необходимые знания и навыки для работы с электронным документооборотом. Программа составлена с учетом наиболее распространенных требований работодателей к сотрудникам. Пройдя обучение по комплексной программе, Вы станете специалистом высокого уровня и сможете уверенно претендовать на хорошую должность и высокую заработную плату!
Для Вас – уникальные преимущества комплексной программы:
Воспользуйтесь этими преимуществами – запишитесь на обучение!
В комплексную программу подготовки входят курсы:
Не ломайте голову, где взять всю сумму на обучение по программе повышения квалификации, у нас Вы можете оплачивать его частями. Мы предлагаем Вам рассрочку на оплату обучения!
Электронный документооборот на предприятии
Время чтения: 1,5 часа
Кому полезен раздел : всем, кто решил избавиться от бумаги и прочих анахронизмов в своей работе и перейти к построению цифрового предприятия.
Что «внутри» : подробное описание, как устроены системы электронного документооборота и управления цифровым контентом.
1. С чего начинается электронный документооборот: основные понятия
Даже если 100 % документов в офисе создают в цифровом виде, то более 80 % из них до сих пор распечатывают (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Разве может такой подход быть эффективным?
Кажется, что автоматизация документооборота — самое разумное действие со стороны лиц, принимающих решение. Но бизнес-потребность в ней формируется не мгновенно. Только получив ряд сигналов, руководство приходит к выводу, что предприятию нужна специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех стадиях его существования.
Что такое электронный документ, СЭД, ECM
Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.
Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.
Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д.
Постепенно СЭД и ECM вытесняются с рынка более современными классами систем, которые не просто позволяют создавать документы, управлять контентом и процессами, но и обладают встроенными интеллектуальными сервисами, набором готовых бизнес-решений. Подробнее >>
2. Чек-лист «Нужна ли вам система электронного документооборота?»
Ответьте на следующие вопросы:
Если на 3 или более вопроса вы дали отрицательный ответ, то вам пора всерьёз задуматься об автоматизации бизнес-процессов.
3. Преимущества электронного документооборота
| Появляется прозрачность в бизнес-процессах | Благодаря системе можно отслеживать все этапы в деятельности организации. Многие работы становятся абсолютно прозрачными для руководства, их легче контролировать. |
| Выше исполнительская дисциплина | По статистике, 20 % полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Программы электронного документооборота контролируют все этапы работ, что напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. |
| Ниже трудозатраты руководителей и сотрудников | ИС сокращает время, которое тратят работники практически на все рутинные операции с документами: создание, поиск, согласование и т.д. Ускоряется документооборот, и, как следствие, быстрее проходят все процессы в организации. |
| Обеспечивается конфиденциальность информации | Утечка данных может повлечь за собой миллионные убытки. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота цифровой обеспечивает доступ к файлам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Все действия (чтение, изменение, подписание) протоколируются. |
| Выполняются требования стандартов ISO 9000 | Постановка менеджмента качества стала одной из приоритетных задач в российских компаниях. В числе требований к системе менеджмента качества (СМК) — прозрачно поставленный документооборот, а также информационное взаимодействие между работниками. |
| Легко внедрять инновации и обучать новичков | Благодаря уведомлениям можно быстро довести новые правила работы до всего персонала. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счёт быстрого поиска необходимой информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего персонал автоматически начинают работать по-новому. |
| Развивается корпоративная культура | Работа в информационной системе налаживает и поддерживает внутреннюю политику компании, приводит к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого пользователя за качественное выполнение выданного ему задания. |
| Больше конкурентных преимуществ | Автоматизация документооборота и бизнес-процессов напрямую влияет на конкурентные преимущества компании перед другими игроками рынка. Повышаются скорость и качество обслуживания клиентов за счёт быстрого движения информационных потоков и чёткого контроля всех процессов. Работа даже самого крупного предприятия становится более мобильной и меньше зависит от некоторых «незаменимых» сотрудников. |
4. Функционал и классификация СЭД и ECM
Что относят к ECM
По мнению исследовательской компании Gartner, к этому классу причисляются системы, поддерживающие не менее 3 из 6 функций:
Что умеет делать СЭД
По количеству реализуемых функций системы электронного документооборота делятся на:
5. Как устроена ECM-система
Технологии
К управлению корпоративным контентом можно подойти со стороны практики и теории.
Начнём с последнего. Обратите внимание на составляющие жизненного цикла, указанные в каноническом определении из глоссария AIIM (Association for Information and Image Management):
Управлять информацией необходимо на протяжении всего её жизненного цикла: от создания или поступления в организацию до доставки конечному потребителю или уничтожения после окончания срока хранения.
Информация пронизывает все процессы организации, она создаётся и обрабатывается в разных ПО и при помощи различных приложений. Но только ECM-система делает акцент на едином подходе к управлению данными на протяжении всей их жизни.
С точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на процессы деятельности компании, когда он участвует в потоках работ (workflow). Но с технической точки зрения они не несут выраженной смысловой нагрузки и обозначены общим термином «управление документом».
Какие процессы автоматизируют компании сегодня, читайте в разделе «Цифровая трансформация».
Пример бизнес-процесса в ECM-системе
Ниже приводится схема бизнес-процесса в нотации BPMN. Она рассматривает пример работы в ECM-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, email. Файл заносится в систему сразу при поступлении в компанию и далее «движется» в цифровом виде:
Чего не стоит ждать от ECM-системы
Комплексная автоматизация предприятий строится путём интеграции нескольких систем, каждая из которых решает определённый круг задач. Поэтому очень важно понять, что именно реализовывать в рамках отдельно взятой системы.
СЭД и ECM в первую очередь ориентированы на работу с неструктурированной информацией, поэтому попытки решения в них некоторых специфических задач будут малоэффективны.
Рассмотрим наиболее часто встречающиеся требования бизнеса, реализация которых в СЭД и ECM-системах должна быть разумной.
Автоматизация кадрового делопроизводства
Задача этого направления — не учёт и управление кадрами. Сотруднику нужны различные выборки по персоналу — по образованию, полу, специальностям, дате приёма/увольнения и т.д. Для этого информация должна храниться в структурированном виде в базе данных.
Создание каждого документа должно отражаться на изменении состояния персонала, поэтому для автоматизации кадрового делопроизводства лучше использовать специализированные системы управления персоналом, которые могут быть интегрированы с ECM для хранения неструктурированной информации (резюме, фотографий, кадровых приказов и т.д.). Кроме того, полезно автоматизировать в ECM процессы согласования этих документов.
Учёт финансовой документации
Аналогично обстоит ситуация со структурированными финансовыми документами: счетами-фактурами, накладными, актами выполненных работ и др.
Для ведения налогового и бухгалтерского учёта, которые основываются на первичных документах, предназначены специализированные бухгалтерские ИТ-решения, а также модули ERP-системы. ECM не может их заменить, хотя сканирование и организация архива скан-образов финансовой документации — это задачи СЭД. Потребность в подобных решениях обычно возникает при большом количестве документов и участников бизнес-процессов, которые работают с финансовыми документами как с документами СЭД с учётом прав доступа, электронной подписи и т.д
Совместное использование ECM и ERP полезно на следующих уровнях:
Кроме того, обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, договорами, накладными и актами можно в цифровом виде. Хранение таких документов в СЭД даст дополнительное преимущество.
Анализ и моделирование бизнес-процессов
Как правило, для анализа и моделирования процессов используются системы класса BPM (Business Process Management). Это специализированные инструменты бизнес-аналитика предприятия или внешней консалтинговой фирмы. В моделируемых процессах могут присутствовать действия, не связанные с документами и выполняемые вручную (например, доставка документов курьером), внешними субъектами (поставщиками) или с поддержкой других классов систем (ERP, CRM).
Классическая СЭД может дать информацию для анализа бизнес-процессов (в виде отчётов о задержках выполнения определенных типов задач). Но это только небольшая часть данных, необходимых для полноценного анализа.
Есть смысл интегрировать СЭД с системами моделирования по справочным данным — видам документов или оргструктуре.
Системы электронного документооборота, имеющиеся на рынке, часто выходят за рамки своих возможностей и сближаются с классом BPM-систем. Тогда возможности могут включать тот или иной функционал для анализа и моделирования.
6. Лучшие практики организации бизнес-процессов в информационной системе
Система электронного документооборота поможет вам вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарём в этом случае используется только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией. Для внутренних документов эти этапы исключаются. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Те или иные поручения исполняются в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач в рамках типовых работ или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.
ECM часто становится «кровеносной» системой предприятия и задевает многие бизнес-процессы, позволяя сделать их эффективнее. О лучших практиках организации такой работы поговорим детальнее.
Как «подружить» ERP и ECM
ERP (Enterprise Resource Planning) — стратегия управления предприятием, ориентированная на оптимизацию ресурсов (производственных, финансовых, трудовых) с помощью ИС.
И ERP, и ECM-системы работают с корпоративной информацией. Однако её характер совершенно разный. Основу данных ERP составляет хорошо структурированная информация. Документ представляет собой чётко заданную форму, описывающую один из ресурсов — финансы, материальные ценности, производственные мощности, где набору реквизитов соответствуют их значения и определённая логика обработки.
Документ ECM-системы (единица контента) — это в первую очередь информация неструктурированная. Для ECM нет разницы, текстовый это документ, таблица, видеофайл или чертёж. Система одинаково хорошо будет включать такие файлы в бизнес-процессы согласования, назначать права или осуществлять поиск.
Интеграция ERP и ECM на предприятии — это, пожалуй, наиболее естественный и наименее рискованный путь объединения функционала этих систем.
Рекомендуем
7. Внедрение программы электронного документооборота
Оценка эффекта
Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Это возможно в случаях, когда закрываемые ИТ-проблемы очевидны и не требуют дополнительных обоснований. Например, покупка компьютера для секретаря или ПО для бухучёта.
Здесь мотивом выступает зрелость технологий компании, без которой предприятие просто не может считаться эффективным. В других случаях выгоды посчитать практически невозможно, хотя необходимость внедрения сомнений не вызывает. А иногда подсчёт эффекта обходится дороже самой технологии (как, например, предоставление персоналу неограниченного доступа к интернету). Во всех перечисленных случаях внимание уделяется, скорее, затратам на проект и потенциалу решения, в том числе тому, насколько легко с помощью внедрённого ПО будут решаться другие задачи компании.
СЭД и решения на её основе далеко не всегда можно отнести к системам, относительно эффекта которых всё понятно. Традиционные методики анализа эффективности использования активов к информации неприменимы, равно как и формула «отношение прибыли к общим затратам есть эффективность». Обусловлено это тем, что информация — нематериальный актив, участвующий в производстве совместно с материальными и трудовыми ресурсами. Внедрение ECM-системы при этом сопровождается изменением бизнес-процессов и трудозатрат. Расходы на ИС, включая и ECM, в большинстве случаев косвенные, исчислить которые на единицу продукции можно только с помощью некоторой модели экономического планирования. И формализовать часто достаточно сложно.
Этапы внедрения
Выбор и приобретение информационной системы — это только первый шаг на пути построения цифрового предприятия. Прежде чем он заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит сложный процесс перехода.
Внедрение состоит из следующих этапов:
Организовать внедрение компания может самостоятельно или с привлечением сторонней организации-внедренца. В первом случае потребуется больше времени и усилий от собственных сотрудников, сроки работ, скорее всего, затянутся. Во втором случае придётся платить за услуги, но сроки не затянутся и результат проекта будет гарантированным.
Правила успешного внедрения:
Проблемы и риски внедрения информационной системы
Во многом они совпадают с проектами перехода на другие информационные системы и приводят к следующим негативным последствиям: