программа 1с склад пошаговое обучение бесплатно с нуля
1C для чайников. Простыми словами про 1С
Весь учет в 1С Торговля за 30 минут
Пугающая многих программа 1С после нескольких знакомств не покажется такой страшной, как казалось. Нас пугает и раздражает то, чего мы не понимаем. Лучшим вариантом познания чего-то нового является обучение, самообучение и практика. Если вы всерьез решили освоить принципы работы программы 1С то вам понадобятся:
1. Учебные материалы или преподаватель-наставник (обучение 1С)
2. Программа 1С для практических заданий
ЧТО ВАМ НУЖНО ЗНАТЬ ОБ 1С?
1. Это программа для организации учета и хранения справочных данных в электронном виде. Программа может быть однопользовательской (базовая) и многопользовательской (КОРП). 1С может быть установлена для одного пользователя на компьютер, ноутбук (локальная версия) либо на сервер, чтобы с программой могли работать более одного пользователя с разных мест, городов.
2. У программы есть главное меню, располагаемое сверху или сбоку (в зависимости от версии), с помощью которого осуществляется навигация и вносится информация в программу.
3. Интерфейс, набор меню, возможность добавления информации, возможность редактирования ранее внесенной информации определяется набором прав пользователя. Администратор системы определяет состав прав и интерфейс пользователя. Относительно интерфейса добавим еще то, что он также выглядит по-разному у разных поколений 1С: 7.7, 8. Сейчас 1С делится на две категории: на обычных формах, на управляемых формах. Управляемые формы умеют работать через интернет-браузер при публикации базы данных через веб-сервер.
4. Практически любая информация, которая вносится в программу может быть извлечена в удобном для просмотра виде с помощью отчетов.
8. Будьте уверены, что 1С способна отразить любую хозяйственную операцию. Все зависит от ваших знаний и возможности конкретной рассматриваемой конфигурации.
9. Встроенная справка. Научитесь работать со встроенной справкой программы. Меню «Справка» главного меню. Справка доступна практически всем пользователям. Кроме того 1С практически на всех формах и отчетах оставляет в уголочке знак вопроса, по нажатию которого вызывается справка текущего объекта (документа, отчета, формы).
10. Все ходы записаны. При работе с программой имейте ввиду, что все действия пользователей регистрируются в специальном журнале. Удалить из журнала ничего нельзя. Журнал помогает разобраться во многих спорных и непонятных ситуациях по типу: «я документ не удалял», «заказ без денег отправил не я».
Рекомендуем заглянуть в нашу рубрику «FAQ 1С», где собрано множество ответов по 1С «для чайников» и не только.
Далее мы приведем краткую инструкцию для менеджера по продажам, чтобы вы примерно понимали, как организована работа в типичной торговой компании. Предполагаем, что для бухгалтера, маркетолога и прочих специалистов компании составляют примерно такие же инструкции самостоятельно.
ИНСТРУКЦИЯ ПРОДАВЦА ДЛЯ 1С ТОРГОВЛЯ
1. Приход товара
Путь: Документы – закупки – поступление товаров и услуг.
Все закупки товара на склад оформляются документом «Поступление товаров».
2. Расход товара
Путь: Документы – продажа – реализация товаров.
Все продажи в 1С оформляются документом «Реализация товаров».
Этим документом оформляется продажа товара с магазина. Все безликие продажи оформляются на покупателя «Конечный потребитель». Если нужны сведения о покупателе продажа оформляется на покупателя с фамилией, например, «Иванов И.И.». У каждого магазина есть своя папка с покупателями. Из них и нужно выбирать клиента. В противном случае продажа засчитается другому продавцу.
3. Приход денег в кассу
Путь: Документы – касса – приходные (расходные) кассовые ордера.
Приход денег в кассу осуществляется в объеме продаж за день. Т.е. если оформили расхода товара на 1000 грн. то и прихода в кассу должно быть на 1000 грн. Деньги должны быть внесены в кассу от «Конечного потребителя». Если продажу оформляли на фамилию, например «Иванов И.И.» то в этом случае и деньги должны поступить от Иванова И.И.
4. Приход денег в банк
Путь: Документы – банк – платежное поручение входящее.
Смысл операции тот же, что и приход денег в кассу. Приход через банк вносится в случае оплаты товара картой через интернет-магазин.
5. Перемещение товара
Путь: Документы – склад – перемещение товара.
Используется для перемещения товара с магазина на магазин. Перемещение всегда оформляет склад-отправитель. Склад получатель только проверяет сделанные на него перемещения.
6. Инвентаризация товара
Путь: Документы – склад – инвентаризация товаров.
Если у вас задача автоматизации предприятия и вы думаете какую купить 1С, обратитесь к нашим консультантам за помощью. Они проработают вашу задачу, подскажут оптимальное решение, выработают совместно с вами стратегию внедрения проекта.
Склад
✓ Принимайте товары, перемещайте между складами и ячейками
✓ Контролируйте товары по характеристикам, сериям, партиям, срокам годности
✓ Проводите инвентаризацию, не останавливая склад и продажи
✓ Анализируйте движения и остатки товаров в оперативных отчетах.
Приемка товаров, отгрузка покупателям, перемещение между складами
Складской учет. Работа со складами ведется в специальном разделе программы «Склад».
При создании склада есть возможность выбрать тип склада: розничный или оптовый, используемые цены, материально ответственное лицо, информацию для печати документов, адреса и телефоны склада.
Учет товаров на складе можно вести по специальным местам хранения — ячейкам. В качестве таких мест хранения можно указывать: стеллажи, участки, полки.
Поступление товаров оформляем документом «Приходная накладная». В документе указываем поставщика и договор, склад, на который приходуем товаров вплоть до ячейки. Здесь же можно добавить и стоимость дополнительных услуг, например расходы на доставку или погрузку. Стоимость дополнительных расходов можно включить в себестоимость товаров.
Цены поставщиков из приходной накладной можно автоматически запомнить для дальнейшего планирования и расчета предварительной себестоимости заказов уже для клиентов.
Перемещение между складами. Товары могут перемещаться между складами и ячейками. Оформить перемещение товаров можно с помощью документов «Перемещение запасов» и «Перемещение по ячейкам».
Используя различные операции этими документами можно списать товаро-материальные ценности на расходы, передать в эксплуатацию или на производство.
Отгрузка клиентам. Для отгрузки товаров со склада покупателю или возврата поставщику используем документ «Расходная накладная». Отгружаем товары и продукцию обычно по заказам. В этом случае в списке заказов покупателей можно контролировать состояние отгрузки: в срок, частично, просрочено. Есть возможность отгрузить товары сразу по нескольким заказам.
Ордерный склад. Если используется ордерный склад, то при отгрузке и поступлении товара дополнительно оформляются документы «Расходный ордер» и «Приходный ордер».
Складской учет с помощью мобильных приложений. Можно организовать работу и на отдаленных складах с неустойчивой связью с помощью мобильных приложений «1С:Кладовщик» и «1С:Проверка ценников».
Работники склада могут выполнять оперативный учет: принимать товары, собирать и отгружать заказы, с помощью мобильного приложения «1С:Кладовщик» на смартфонах и планшетах. Информация передается из приложения в 1С:УНФ.
С помощью приложения «1С:Проверка ценников» можно оперативно сверить цены на витрине с прайс-листом в программе, внести изменения, распечатать новые.
Подробную информацию о работе мобильных приложений можно прочитать в разделе «Мобильная работа».
Резервирование товаров, комплектация на складе
Резервирование. Заказанный покупателем товар можно зарезервировать на складе с помощью документов «Заказ покупателя» или «Резервирование запасов». Менеджер, зарезервировав товар под конкретный заказ, может быть уверен, что покупатель получит свой товар в срок. Перед закупкой и резервированием можно узнать свободные остатки на складах. Режим «око» позволяет видеть остатки, резервы и обеспечение по заказу.
Комплектация. На складе можно собрать из товаров комплекты для продажи с помощью документа «Комплектация запасов». Комплекты создаются в нескольких вариантах. Готовые комплекты можно учитывать и перемещать между складами. Остатки комплектов всегда можно посмотреть в отчетах и при подборе товара.
Инвентаризация, списание и переоценка товаров на складе
Инвентаризация. В любой момент на складах или производстве можно провести инвентаризацию, не останавливая продажи и производство. Создаем документ «Инвентаризация запасов» и указываем склад или производственное подразделение, в котором проводится инвентаризация. Если ведете учет по ячейкам, можно выбрать конкретную ячейку для инвентаризации.
По результатам инвентаризации можно оприходовать излишки, списать недостачи, скорректировать остатки по сортам и ввести начальные остатки для учета.
Оприходование излишков. При обнаружении излишков по результатам инвентаризации можно провести оприходование запасов. Документ «Оприходование запасов» оформляется на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного оприходования товаров.
Списание недостачи. Если во время инвентаризации была обнаружена недостача, то можно провести списание запасов. Документ «Списание запасов» можно создать и в случае произвольного списания товаров.
Пересортица. Если по результатам инвентаризации обнаружили, что перепутаны сорта товара между собой, то можно скорректировать имеющиеся остатки. Документ «Пересортица» можно оформить на основании проведенной инвентаризации или как самостоятельный документ.
Все документы доступны в журнале «Складские акты».
Учет товаров по характеристикам, сериям, партиям, ГТД и срокам годности
Характеристики. Для учета схожих товаров, отличающихся друг от друга по каким-то определенным параметрам: цвет, размер, материал, используем характеристики товаров. Не нужно дублировать товары другого цвета или размера. Анализировать продажи и остатки товаров также можно по характеристикам — свойствам товара.
Учет товаров по сериям. Для учета отличий товаров друг от друга по серийным номерам, дате производства или дате окончания срока годности можно вести серийный учет. Информация о серии наносится на сам товар или его упаковку при производстве. В дальнейшем серия указывается в документах движения товаров.
Серии можно указывать справочно или контролировать по ним остатки. Учет товаров по сериям дает возможность отличать конкретный экземпляр товара или часть товарных запасов от остального объема товаров того же наименования.
Серии позволяют решать задачи:
Учет по срокам годности. При учете товаров можно ввести и контролировать длительность срока годности и единицу измерения длительности. Контроль в отчете «Остатки по срокам годности» позволяет не допустить хранение и продажу товаров с истекшими сроками.
Учет по ГТД. Запасы, импортированные из зарубежных стран, можно учитывать и анализировать в детализации по ГТД. В отчете «Запасы в разрезе ГТД» можно получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве любого импортного товара, которому присвоен номер ГТД в выбранном месте хранения. В режиме «Остатки запасов в разрезе ГТД» можно проанализировать конечные остатки.
Отчеты, аналитика, прогнозы
Отчет «Движение товаров по складам» используем для получения информации о поступлениях и отгрузках товаров, а также текущем количестве. Всю информацию можно увидеть в количественном выражении по складам.
Отчет «Остатки товаров» позволяет получить информацию об остатках товара, товарах в резерве и свободных остатках. Остатки товары отображаются в отчете в количественном выражении. Информацию об остатках можно сгруппировать по товарам и категориям. В варианте отчета «Остатки товаров (прогноз)» можно увидеть заказанные товары и рассчитать прогнозный остаток на выбранную дату.
Отчет «Запасы» покажет полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве товаров в свободном остатке и в резерве по заказам покупателей. В отчете доступны начальные и конечные остатки на своих складах и складах поставщиков. Товары в отчете можно увидеть как в количестве, так и сумме.
Отчет «Оборачиваемость запасов» позволяет получить и проанализировать показатели «Оборачиваемость» и «Средний срок хранения (дней) запасов». Из отчета сразу можно увидеть самые оборачиваемые и неликвидные товары.
Отчет «График движения запасов» показывает плановые поступления и отгрузки номенклатуры в количественном выражении за выбранный период времени.
Отчет «Анализ закупок» предназначен для анализа закупок номенклатуры. В отчет выводится информация о количестве и сумме закупок, которую можно сгруппировать по номенклатуре и заказам.
Можно рассчитать потребность в запасах, т. е. сколько нужно закупить товаров для поддержания стабильной работы.
Есть возможность увидеть основание для расчета: прогнозные остатки запасов, ожидаемые поступления и потребление, минимальные и максимальные значения уровня запасов. Основания можно детализировать до заказов — источников поступления и потребления запасов.
Складской учет в 1С 8.3 Бухгалтерия
Достоверная информация о наличии товарно-материальных ценностей на складах компании влияет не только на эффективность работы отдела закупок, но и позволяет планировать производство. Ведение учета по складам в программе 1С Бухгалтерия позволяет получать интересующие данные с использованием различных фильтров.
Настройка складов в 1С
Если компания имеет несколько структурных подразделений – оптовых или розничных складов, проводить настройку складского учета необходимо с введения двух или более позиций. Для того чтобы добавить новое структурное подразделение, обратитесь к меню «Справочники» – «Товары и услуги» – перейдите к разделу «Склады».
По умолчанию в программе уже создан Основной склад. При необходимости его можно переименовать или изменить тип.
Для создания новой единицы воспользуйтесь опцией «Создать» – окно ввода данных откроется через несколько секунд.
В открывшейся форме укажите информацию в полях, обязательных для заполнения – наименование склада, тип (оптовый или розничный), тип цен (при необходимости можно добавить свое значение), ответственное лицо. В нашем случае создадим Склад №2 (тип – розничный).
Таким образом, мы создали две структурные единицы – Склад №1, Склад № 2. Если у вас остались какие-либо вопросы по разделу, обратитесь к нашим специалистам.
Автоматизация складской логистики в 1С
Ввод начальных остатков в 1С
Необходимое условие для ведения корректного учета – ввод остатков на начало года. Перейдите в главное меню и выберите опцию «Помощник ввода остатков».
После открытия окна помощника ввода остатков выберите, по каким счетам необходимо ввести остатки. В данном случае остатки вводятся по 41 счету – «Товары».
Возможно, Вам удобнее увидеть как настроить работу по складам в 1С через бесплатные видео-уроки по 1С в сервисе Бит.Личный кабинет.
Необходимо задать дату ввода остатков – это последний день предыдущего месяца. Дата документов (31.12.2017 года) будет установлена автоматически, если остатки вводятся 1 января последующего года. Заполните другие поля – номенклатуру (наименования товаров), стоимость и количество.
.Для проверки остатков товаров на складе можно воспользоваться аналитическими инструментами. Перейдите в раздел меню «Склад» – «Отчеты» – выберите пункт «Остатки товаров».
В открывшейся форме выберите период, на который необходимо проверить остатки обратиться к опции «Сформировать». Установив фильтры, можно также получить информацию по каждому складу. Информация будет представлена в виде таблицы через несколько секунд.
Для того чтобы оформить поступление товаров и услуг, воспользуемся разделом «Покупки» создадим документ «Поступления (акты, накладные)». При создании документа в форме присутствует раздел «Склад».
После наведения курсора на вкладку «Склад» можно выбрать нужное подразделение из раскрывающегося списка или создать новое, кликнув на опцию «Создать». Выберите, куда необходимо оприходовать товар.
В нашем случае выберем оптовый Склад № 1. В качестве примера добавим номенклатуру – «Компьютер в комплекте» – поставка осуществляется в размере 80 штук.
Перемещение товаров в 1С
Наиболее часто встречаемый тип перемещения в программе 1С – с Оптового склада на Розничный (например, когда осуществляется передача со склада на склад в магазине розничной сети). Для перемещения наименований перейдем в раздел «Склад» и выберите опцию «Перемещение товаров». Через несколько секунд будет открыт журнал регистрации перемещенных наименований – сформируем электронный документ «Перемещение товаров».
Заполните необходимую информацию – выберите дату перемещения, укажите склад-отправитель (в нашем случае это Оптовый склад), получателя (Розничный склад). Добавить товары к перемещению можно как вручную, предварительно выбрав их из справочника, так и автоматически, воспользовавшись опцией «Подобрать». В нашем примере добавим 50 штук номенклатуры «Компьютер в комплекте» и переместим их с Оптового склада на Розничный.
Запишем и проведем документ при помощи опции «Записать и закрыть». После проведения документа повторно сформируем отчет «Остатки товаров»
Выбытие (списание) со склада
Программа 1С делает процедуру списания товаров и материалов со склада максимально простой. Для того чтобы списать материалы в производство, создадим и проведем документ «Требование-накладная». Для оформления документа обратимся к разделу «Склад», в подразделе «Склад» выберем «Требования-накладные».
В открывшейся форме выберем склад, с которого будут списаны материалы для нужд производства. Обратите внимание, что опция активна и до нажатия на кнопку «Создать».
Как только вы обратитесь к кнопке «Создать», наименование склада будет заполнено автоматически.
Заполним другие реквизиты – строку «Склад» (показывает, с какого склада осуществляется списание материалов в производство). В нашем случае товары списываются с Оптового склада № 1.
Укажем наименование материалов к списанию. Предварительно создадим номенклатуру «Цемент» и добавим ее в документ. Введем количество товара – 350 кг. и обратимся к опции «Провести и закрыть». После того как документ сохранен и проведен, сформируем отчет «Остатки товаров».
Важно: в данном примере мы специально ввели количество материалов, превышающее фактические остатки на складах. Система позволит списать продукцию с превышением, так как ранее при настройке программы в разделе «Администрирование» – «Проведение документов» был включен параметр «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета». В противном случае необходимо было бы ввести остатки повторно.
Далее расскажем, как осуществляется контроль отрицательных остатков в программе 1С.
Инвентаризация товаров в 1С
Автоматизированный учет на складе – это не только использование аналитических отчетов, но и электронное оформление результата проведенной инвентаризации. Для этого в программе 1С в разделе «Инвентаризация» предусмотрено несколько опций:
Рассмотрим каждый из документов более подробно.
Создадим документ «Инвентаризация товаров» для Оптового склада № 1.
Выберем документ «Инвентаризация товаров» и введем информацию нажатием кнопки «Заполнить». Сведения по остаткам бухгалтерского баланса будут отражены в создаваемом документе автоматически. Обратите внимание, что после перемещения номенклатуры фактический остаток позиции «Компьютер в комплекте» составляет 40 единиц.
Предположим, что фактический остаток составляет не 40, а 39 штук. Для внесения изменений достаточно откорректировать информацию в графе «Количество фактическое». 1С автоматически проведет расчет суммы отклонения (отрицательное число будет выделено красным цветом).
Далее заполним оставшиеся вкладки – «Проведение инвентаризации», укажем причину выполнения работ и даты, в течение которых они будут осуществляться.
Следующий шаг – заполнение раздела «Инвентаризационная комиссия». Обратите внимание, что в составе комиссии должно числиться не менее 3-х сотрудников, а также материально ответственное лицо (в нашем случае таковым является Петр Сергеевич Иванов).
Для того чтобы отразить результаты проведенной инвентаризации в программе, проведем документ «Списание товаров».
Обратите внимание, что в строке «Инвентаризация» программа позволяет определить документ-основание для списания недостающей номенклатуры. После того как документ будет выбран, обратитесь к опции «Заполнить» – данные будут перенесены автоматически.
Проверим остатки товаров на складах после проведения списания номенклатуры «Компьютер в комплекте», сформировав аналитический отчет по выбранному подразделению.
Если все шаги выполнены верно, фактическое наличие товара «Компьютер в комплекте» составляет 39 штук. Рассмотрим противоположную ситуацию – в процессе инвентаризации был обнаружен излишек номенклатуры в количестве 2 штуки.
Как и в предыдущем примере, создадим документ «Оприходование товаров», выберем документ-основание (в нашем случае таковым является «Инвентаризация товаров» – все сведения будут перенесены в новый документ автоматически.
Сформированный после проведения «Оприходования товаров» складской отчет указывает на то, что на складе доступно 42 шт. номенклатуры «Компьютер в комплекте».
Контроль отрицательных остатков
Обратим внимание на то, что в нашем примере по номенклатуре «Дизельное топливо» присутствует отрицательное сальдо в количестве 2 000 л. Таким образом, мы провели отгрузку товара, которого фактически не присутствовало ни на одном из складов компании – поступление номенклатуры от поставщика не было отражено в программе.
Для того чтобы исключить ошибочные моменты, при автоматизированном учете по скальдам используется опция «Контроль отрицательных остатков». Для формирования перейдем в раздел «Склад» – «Отчеты».
Далее установим период составления отчета и обратимся к опции «Сформировать».
Когда контроль отрицательных остатков выключен, это позволяет быстро и эффективно отследить отражения и поступления в бухгалтерском учете материальных отчетов ответственных лиц, а также исключить пересортицу. В противоположном случае программа 1С не позволит провести соответствующие документы
Если кроме трудностей в настройке и ведении складского учета вы столкнулись с другими вопросами, обратитесь к нашим специалистам.