программа айдент обучение администратора
Взаимодействие с пациентами
Работа администратора стоматологической клиники — это постоянное взаимодействие с пациентами, личное и по телефону.
Ведение картотеки пациентов
К обязанностям администратора относится ведение картотеки пациентов. О создании и редактировании карточек пациентов читайте в статье «Ведение картотеки». В этой статье вы найдете также информацию о записи пациента на прием прямо из его карточки, о печати документов из карточки пациента и о том, как отслеживать статистику по приемам.
Ведение кассы
Еще одна важная обязанность администратора — ведение кассы. Именно администратор должен производить внесение и изъятие денежных средств, заносить информацию об этом в программу, печатать чек. Всю информацию о работе с кассой читайте в статье «Ведение кассы».
Подведение итогов работы клиники за день
О подведении итогов работы клиники за день, которое также входит в зону ответственности администратора, читайте в статье «Работа администратора с отчетами» («Пациенты», «Счета и оплаты», «Оказанные услуги», «Движение денежных средств (касса)»). По умолчанию во всех отчетах администратор может видеть данные только за текущий день — узнать, сколько человек пришло в клинику, какие услуги им были оказаны, сколько они заплатили за свои приемы. При необходимости директор клиники может предоставить старшему администратору право доступа — смотреть отчеты за любой день.
Учет рабочего времени сотрудников клиники
При использовании клиникой функционала модуля «Заработная плата» администратор будет также отвечать за корректный учет рабочего времени сотрудников — отмечать время начала и конца смены, а также, если необходимо, вид работы, которую выполнял сотрудник. Подробно об этом — в статьях «Учет рабочего времени» и «Учет рабочего времени с видами работ».
Организация работы в IDENT
Все настройки, осуществляемые при подготовке к работе в IDENT, производятся под ролью «Директор»:
В дальнейшем либо также под ролью «Директор», либо под какой-то другой ролью, сотрудник с которой получит от руководителя соответствующие права доступа, осуществляется:
Контроль работы клиники
Контролировать работу клиники помогают отчеты в программе IDENT.
Расчет зарплаты сотрудников
Для расчета зарплаты сотрудников в программе IDENT существует модуль «Заработная плата».
Оценка эффективности рекламных кампаний
Грамотная организация процесса учета материалов
Перед началом работы с модулем «Материалы» мы советуем ознакомиться с рекомендациями по построению процесса учета материалов («С чего начать?»). Если этого не сделать, велика вероятность ошибок.
В Базе знаний вы найдете информацию о создании справочников единиц измерения и материалов, о занесении в программу складов и контрагентов, о том, как задать нормы расхода материала, как провести предварительную инвентаризацию материалов в клинике, необходимую для корректной работы модуля. Все это — подготовка к рабочему процессу.
Взаимодействие с лабораториями
Модуль «Лаборатория» позволяет врачам вашей клиники заказать необходимые для лечения пациента изделия, но прежде чем начать его использовать, необходимо создать карточки лабораторий и настроить прейскуранты лабораторий. Подробно об этом — в статье «Предварительные настройки в модуле Лаборатория». Также для руководителя клиники будет полезна статья «Контроль взаиморасчетов с лабораториями».
Как только пациент входит в клинику, администратор нажимает правой кнопкой мыши на его фамилию в расписании и выбирает «Пациент пришел».
В этот момент на компьютере врача появляется всплывающее окно «Ожидающие пациенты», а рядом с фамилией пациента в расписании появляется красный кружок 
.
Затем, когда пациент входит в кабинет врача, и администратор нажимает на кнопку «Начать прием», на компьютере врача появляется всплывающее окно «Текущий прием» (через Техническую поддержку IDENT можно включить врачу возможность начинать прием), а рядом с фамилией пациента в расписании появляется желтый кружок
.
Перед началом приема можно распечатать необходимые для этого приема документы (если в вашей клинике это задача врача, а не администратора) — например, ИДС. Для этого нужно нажать на кнопку «Печать документов к приему» (1) во всплывающем окне «Текущий прием» (либо нажать правой кнопкой мыши на приеме в расписании и выбрать действие «Печать документов к приему»). О настройке параметров печати различных документов читайте здесь.
Чтобы перейти к созданию наряда, нажмите на кнопку в правом нижнем углу (2) всплывающего окна «Текущий прием». Либо нажмите правой кнопкой мыши на приеме в расписании и выберите действие «Создать наряд».
Создание наряда
Если клиника пользуется функционалом модуля «Заработная плата» (подробности здесь), рядом с фамилией врача указывается ассистент, который с ним работает (1). Отметьте номера зубов или челюсть, с которыми работали на приеме (2) (для отмены выбора зуба нажмите на него еще раз или на крестик справа от зубной формулы). Найдите нужную группу услуг в прейскуранте (3) и двойным щелчком левой кнопкой мыши выберите оказанные услуги (4), они появятся в поле ниже. Для каждой услуги в прейскуранте существует своя единица измерения («Зуб», «Челюсть», «Обе челюсти», «Полость рта», «Товар», «Консультация (осмотр)»). Если вы выбираете для нескольких зубов услугу с единицей измерения «Зуб», то услуга будет прописана в наряде одной строкой, а в столбце «Количество» автоматически проставится количество зубов, на которых была оказана эта услуга, и цена автоматически умножится на это количество. Если единица измерения «Полость рта» (у ортопантомограммы и т. п.), то зубы на зубной формуле выбирать не нужно.
Выбрав услуги, отметьте «Результат приема пациента» (5). Врач должен выбрать по своим направлениям работы — санирован пациент или нет. Без этого шага завершение приема невозможно (кнопка «Закончить прием» (6) обведена красным, на нее не получится нажать).
Результат приема может отметить любой врач, проводящий прием у конкретного пациента, но отметки профильного и непрофильного специалиста отличаются (профильное направление выделяется красным цветом). Например, если вы терапевт, вы можете отметить санацию по терапии, если хирург — по хирургии, а по всем остальным направлениям — только назначить консультацию.
В карточке пациента во вкладке «История лечения» отображается — по каким направлениям работы клиники пациент санирован 
, а по каким ему еще требуется консультация
. Подробнее о работе врача с карточкой пациента читайте в статьях «Первичный осмотр», «История болезни», «План лечения».
После того как врач нажмет на кнопку «Закончить прием», рядом с пациентом в расписании появится зеленый кружок
, и администратор сможет рассчитать пациента.
Если в карточке врача директор проставил галочку «Может давать скидку», то при формировании наряда этот врач может предоставить пациенту скидку в виде процента от стоимости лечения или конкретной суммы. Чтобы это сделать, нажмите на кнопку «Показать настройку» (1) и выберите значение скидки (2) (между указанием процента и конкретной суммы можно переключаться, зеленым цветом (3) подсвечивается тот параметр, который вы выбрали).
Также можно давать скидку не на весь счет, а только на какие-то конкретные позиции, либо на каждую услугу в счете можно задавать свою скидку. Для этого нажмите на кнопку «Изменить скидку» (1), задайте необходимые параметры для каждой услуги (2) и нажмите «Применить» (3).
Бесплатный прием
Такой прием подразумевает оказание пациенту бесплатных услуг — например, проведение первичного или повторного осмотра. Бесплатные услуги обязательно должны быть занесены в прейскурант. Хотя оплаты такой прием не требует, документы о его проведении необходимы для отчетности, поэтому наряд для пациента создается. В поле стоимость будет 0,00 рублей.
Детский прием
При создании наряда для ребенка вам нужно переключиться на детскую зубную формулу (1). Для заполнения наряда при сменном прикусе вы можете переключаться с детской на взрослую зубную формулу (2), выбирая зубы то по одной, то по другой.
Прием по гарантии
Кнопка «Лечение по гарантии» находится справа от зубной формулы (1). При нажатии на нее на зубной формуле окажутся доступны для выбора только те зубы, которые лечили в клинике ранее (2) (если первоначальное лечение оказывалось до установки программы в клинике, врачу будут доступны все зубы в зубной формуле). Программа предложит вам выбрать, за какого врача происходит перелечивание (3), так как врач может перелечивать зубы и за другого специалиста.
Для пациента лечение по гарантии будет бесплатным (4), но если вы хотите добавить в наряд платные услуги, еще раз нажмите на кнопку «Лечение по гарантии» (1), отключив ее активность, а затем продолжите заполнение наряда, добавляя в него уже платные услуги.
Страховой прием
Этот тип приема проводится по прейскуранту страховой компании (1), обслуживающей пациента. Страховые услуги выделяются в наряде бирюзовым цветом (2). О вариантах взаимодействия со страховыми и том, как занести информацию о полисе ДМС в карточку пациента, читайте здесь. О расчете пациентов по ДМС читайте здесь.
О том, как создавать карточки сотрудников клиники мы рассказываем здесь. Минимальная информация, которая должна быть указана при добавлении карточки и создании учетной записи, — это фамилия, имя и профессия. А далее в любой момент можно расширить информацию о сотруднике.
Чтобы отредактировать карточку сотрудника, перейдите в «Настройка» (1) → «Сотрудники» → выберите нужно сотрудника (2) → двойным щелчком левой кнопки мыши перейдите в его карточку и нажмите на кнопку «Изменить» (3) (изображение карандаша).
В режиме редактирования вы можете добавить персональную (1) (например, отчество, дату рождения) и контактную (2) информацию, изменить цвет врача, отображающийся в расписании (3), снять или проставить галочки «Может брать деньги из кассы» и «Может давать скидку» (4), а также снять галочку «Использует программу» — чтобы наряды за врача создавал администратор.
Если вы через Техническую поддержку IDENT подключили возможность врачам использовать несколько ценовых групп, у вас в карточках сотрудников появится дополнительное поле (5), в котором можно будет указать, какие группы цен этот сотрудник может использовать. Группы цен страховых компаний отмечать не нужно, они будут видны врачу по умолчанию. (О настройке справочника «Группы цен» читайте здесь.)
Настройка расписания на телефоне
В карточке врача можно настроить привязку его расписания к почте Google, чтобы он всегда мог следить за своим графиком прямо в телефоне. В режиме редактирования карточки (значок с изображением карандаша) введите адрес электронной почты сотрудника (1). Важно: так как расписание отображается в Google-календаре, обязательно использовать именно Gmail (почтовая служба Google). Сохраните изменения (2).
О том, как работает интеграция с Google-календарем, читайте здесь, о том, как ее настроить, — здесь.
В режиме просмотра карточки сотрудника нажмите на кнопку «Настроить доступ к календарям» (1) и отметьте галочкой фамилию того врача, в чьей карточке вы находитесь (2), а также, если нужно, фамилии других врачей, чье расписание должно быть доступно этому врачу. Удобно, например, если главный врач будет видеть у себя в телефоне все расписание клиники.
О настройке Google-календаря на телефоне сотрудника читайте здесь.
Важно: расписание в телефоне будет доступно только в режиме просмотра, сотрудники не смогут редактировать его.
Изменение пароля сотрудника
Если сотрудник забудет пароль, изменить его можно только под ролью «Директор». Для этого в карточке сотрудника нужно нажать на кнопку «Изменить пароль» в поле «Учетная запись» → ввести и подтвердить новый пароль и нажать «ОК».
Увольнение сотрудника
При увольнении сотрудника в режиме редактирования карточки (значок с изображением карандаша) нужно снять галочку «Работает» (1) и сохранить изменения (2).
После этого фамилия уволенного пропадет из списка сотрудников при загрузке программы. Но при этом все данные о сотруднике — карточка, информация о приемах и прочее — сохранятся в программе. Архивных сотрудников можно будет посмотреть, нажав на стрелочку рядом с полем «Работающие» (3) и отметив галочкой «Архивные».
Мы уже добавили в справочники большую часть информации, необходимой, чтобы начать работу с IDENT. Но часть настроек вы должны произвести самостоятельно. Перейдите в «Настройки» → «Справочники» и:
Настройте справочник «Клиника и кресла»
Перейдите в «Настройки» → «Справочники» → «Клиника и кресла». В этот справочник заносится основная информация о клинике (1) — название, наименование юридического лица, телефон, адрес. Эта информация будет подставляться в документы при печати.
Если у вас клиника с филиалами (дополнительные филиалы добавляются через техническую поддержку IDENT, каждый филиал — это отдельная папка), то при отправке СМС клиентам нужно будет подтягивать в сообщения номер конкретного филиала. Чтобы это можно было делать, заполните также поля (2) «Телефон в СМС» и «Адрес в СМС».
Переходим к креслам. Внутри папки с названием клиники (филиала) выберите последовательно каждое кресло и:
При переходе к следующему креслу введенные вами данные сохраняются автоматически.
В дальнейшем вы сможете вносить изменения в этот и другие справочники (читайте об этом здесь).
Заполните справочник «Источники информации»
Перейдите в «Настройки» → «Справочники» → «Источники информации» и добавьте все возможные ответы ваших пациентов на вопрос «Как вы о нас узнали?». Этот вопрос администраторы будут задавать каждому новому пациенту и вносить ответы в карточки. Так вы сможете получить представление, откуда к вам приходит больше всего пациентов.
При внедрении программы нами добавлено только три варианта возможных ответов пациентов: «Вывеска» (в папке «Основные»), «Рекомендация сотрудника» и «Рекомендация пациента» (в папке «Рекомендации»).
Нажатием на «+» рядом с названием папки «Основные» (1) вы можете добавить ваши варианты источников информации. Введенное вами название источника (2) сохранится автоматически.
В дальнейшем вы сможете вносить изменения в этот и другие справочники (читайте об этом здесь).
Заполните справочник «Статьи расходов»
Перейдите в «Настройки» → «Справочники» → «Статьи расходов» и добавьте возможные причины выдачи наличных денежных средств из кассы сотруднику или контрагенту (о работе с кассой читайте здесь). Нами уже добавлены следующие причины: «Зарплата», «Хоз. нужды», «Транспортные расходы», «Средства под отчет», «Оплата материалов/работ».
Ваши статьи расходов добавляются нажатием на «+» (1). Введите название (2), и статья расхода сохранится автоматически.
В дальнейшем вы сможете вносить изменения в этот и другие справочники (читайте об этом здесь).
Сверьте данные в справочнике «Направления»
Перейдите в «Настройки» → «Справочники» → «Направления» и проверьте, все ли направления, по которым работает ваша клиника, указаны нами. Если какого-то направления не хватает (например, косметологии), нажмите на кнопку со знаком «+» (1), укажите его название (2) и выберите цвет направления (3). Добавленное направление появится в списке автоматически (4).
И, наоборот, если какого-то направления в клинике нет, можно отправить его в архив, нажав на нем правой кнопкой мыши (посмотреть архивные направления и вернуть их в список можно будет, нажав на кнопку справа от «+»).
В дальнейшем вы сможете вносить изменения в этот и другие справочники (читайте об этом здесь).