обучение по написанию регламентов
Оргполитика
Регламентация бизнес-процессов
Как описать и регламентировать работу сотрудников и перестать терять деньги из-за бардака в своей компании
Проблемы, с которыми сталкиваются 99% собственников бизнеса:
Люди в компании работают вообще не так как вы задумывали. Клиенты не довольны, вам приходится улаживать конфликты лично. Вы злитесь, но не знаете что сделать.
Каждодневные рутинные процессы работают со сбоями и вам приходится постоянно решать типовые проблемы. Сотрудники не берут ответственность и ждут помощи от вас.
Сотрудники прилагают много усилий, а прибыль в компании сокращается из-за увеличения расходов, так как совершается много пустых не нужных действий
Компания теряет сделки, потому что нет четкого взаимодействия между отделом продаж, производством, доставкой. Клиенты всё время недовольны Вашим сервисом.
Сотрудники увольняются, а на обучение новичков уходит очень много времени, так как нет системы адаптации, инструментов и сформированной базы знаний.
Потратили средства на современную CRM-систему, а порядка больше не стало. Потому что из хаоса можно сделать только автоматизированный хаос.
Кому будет полезно пройти курс
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
СОБСТВЕННИКУ БИЗНЕСА
Если Вам нужны проверенные знания и технологии для того, чтобы работа сотрудников и результаты компании совпадали с Вашими ожиданиями
МЕНЕДЖЕРУ ПО ПРОДАЖАМ
Если у вас есть огромное желание развиваться, расти в должности до руководителя своего отдела продаж и увеличивать свои доходы в короткие сроки
ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ
Вы недовольны работой своего отдела продаж — вам нужны новые технологии, чтобы сделать квантовый скачок в продажах
НАЧИНАЮЩЕМУ РОП
Если Вы не можете выполнить поставленный план, у вас тысяча вопросов, и вам нужен конкретный алгоритм описания бизнес-процессов
РОП СО СТАЖЕМ
Вы достигли потолка — вы хотите выстраивать эффективную коммуникацию с подчинёнными, расти в доходах и компетенциях, но не знаете, что для этого нужно
НАЧИНАЮЩЕМУ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЮ
Если у вас есть хороший продукт, и вам нужно срочно выстроить эффективные коммуникации, как внутри компании, так и во внешней среде: с клиентами и поставщиками
Что Вы узнаете, обучившись на курсе
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
Как писать регламенты и какова их структура?
О чем обязательно нужно знать всем сотрудникам в каждой компании?
Как сделать, чтобы документы помогали, а не усложняли и не мешали?
Какие виды документов существуют и чем отличаются?
Как построить систему обучения и потом проверить знания?
Правильно ли учить сотрудников самих описывать работу и делать регламенты?
МОДУЛИ ОБУЧЕНИЯ НА КУРСЕ
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ПОЛИТИКА КОМПАНИИ
ЦЕННЫЙ КОНЕЧНЫЙ ПРОДУКТ
ПАПКИ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
РЕГЛАМЕНТЫ, ЧЕК-ЛИСТЫ, ПРОВЕРОЧНЫЕ СПИСКИ
ВНЕДРЕНИЕ ОРГПОЛИТИКИ В РАБОТУ КОМПАНИИ
Научитесь писать регламенты, накапливать и передавать знания в компании
Наш курс — это пошаговый алгоритм действий. Мы адаптировали его для малого и среднего бизнеса. В нём нет сложных терминов, а есть инструменты, понятные любому собственнику и его команде
7 Модулей обучения. 10 видео-уроков. Более 50 шаблонов документов: должностных инструкций, регламентов, чек-листов
После каждого урока — практическое задание на закрепление изученного материала и применение его на практике
Проверка заданий и обратная связь от наших консультантов, которые с радостью поделятся с Вами своим опытом
Бессрочный доступ ко всем урокам курса. Вы не потеряете уроки и сможете вернуться к выполнению заданий в любое время
ПОЧЕМУ ДЕСЯТКИ СОБСТВЕННИКОВ БИЗНЕСА
УЖЕ ВЫБРАЛИ НАШ КУРС
Как проходит обучение на курсе
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
1. Вы получаете доступ к первому модулю курса
2. Изучаете уроки, проходите все практические задания, выполняете домашние задания
3. Отправляете выполненные домашние задания на проверку своему куратору и ждёте от него ответа
4. После проверки домашнего задания Вы получаете доступ к следующему модулю данного курса
5. Итог прохождения курса: индивидуально-разработанные и внедрённые в Вашу компанию регламенты
6. После обучения на протяжении года Вы бесплатно получаете помощь от наших специалистов по любому вопросу, касающемуся данного курса
АВТОР ПРОЕКТА
ДМИТРИЙ ЛУКЬЯНОВ
Что Вы получите после прохождения курса
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
Научитесь создавать документы, которые помогут выстроить бизнес-процессы внутри вашей компании и контролировать качество выполнения должностных обязанностей всех сотрудников
Более 50 Шаблонов регламентов, чек-листов и других документов, с помощью которых научите сотрудников принципам принятия решения и передадите им ответственность
Создадите автономную систему обучения и ввода в должность сотрудников, тем самым освободите себя от повторяющихся циклов управления и обучения сотрудников
Все регламенты будут доведены до сотрудников; они их поймут и будут по ним работать. А вы будете эффективно управлять командой
Научитесь видеть ситуации и отклонения от идеальной
картины в компании, описывать их в виде регламентов и целых папок
Бесценный опыт, как писать регламенты, накапливать и передавать знания в компании, который останется с Вами до конца жизни!
СТОИМОСТЬ ОБУЧЕНИЯ НА КУРСЕ
«Оргполитика. Регламентация бизнес-процессов»
STANDART
Материал для самостоятельного изучения и внедрения
Бессрочный доступ в личный кабинет
7 разделов/10 уроков
Видеозапись всех уроков
15 Шаблонов документов
4500 РУБ.
PROFI
Материал для внедрения с контролем со стороны куратора
Бессрочный доступ в личный кабинет
7 разделов/10 уроков
Видеозапись всех уроков
30 Шаблонов документов
Домашние задания к каждому уроку
Проверка заданий куратором
8500 РУБ.
CHAMPION
Персональное обучение с Дмитрием Лукьяновым
Бессрочный доступ в личный кабинет
7 разделов/10 уроков
Видеозапись всех уроков
50 Шаблонов документов
Домашние задания к каждому уроку
Проверка заданий куратором
Подарки и бонусные уроки
Индивидуальная работа с Дмитрием Лукьяновым по разработке регламентов под специфику Вашего бизнеса
Регламент: зачем он нужен компании и как его составить
Рустам Досаев
Немногие знают, что правильно разработанный регламент способен значительно сэкономить время и нервы как самого владельца бизнеса, так и его подчиненных. Именно поэтому очень важно составлять такие документы. Разберем, с чего начать и как это делать.
Для начала определим, что означает это понятие:
Поговорим о регламенте в его втором значении и разберем основные принципы самостоятельного составления этого документа.
Зачем разрабатывать регламент
Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.
Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.
Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.
Кому нужен регламент
Определенно нужно задуматься о составлении регламента, если к вам постоянно подходят сотрудники и задают одни и те же вопросы по процессам. Вы, в свою очередь, вынуждены долго и подробно объяснять каждый процесс.
Другая ситуация: вы видите, что персонал периодически ошибается, а то и откровенно саботирует свою работу. В итоге, вы понимаете, что это напрямую влияет на прибыль, но контролировать никак не можете.
Описанные выше примеры говорят о том, что в вашей компании много постоянных однотипных задач и процессов, которые съедают много времени, не позволяя перейти к стратегии и развитию. Для того, чтобы разобраться в ситуации и более эффективно наладить работу, и нужны регламенты.
Комментарий эксперта:
Владимир Маринович, бизнес-философ, бизнес-ангел, акционер Gett
Регламенты освобождают собственника бизнеса от ежедневной «рулежки» процессами и позволяют заниматься истинными задачами владельца бизнеса – развитием компании. Если собственник имеет амбиции к развитию и масштабированию, то без процессов не обойтись. При этом необходимость использования регламентов зависит не от отрасли, а только от планов собственника компании по росту и масштабированию бизнеса. Еще больше о регламентах – на вебинаре «Три правила наращивания оборота компании».
Плюсы регламента
Я перечислю лишь некоторые явные выгоды. Итак, регламент:
С чего начинать?
Для начала нужно определить, какую должность вы начнете регламентировать в первую очередь.
По моему опыту, логичнее начать с той, которая критически важна, с точки зрения прибыли, т.е. с «продающей» должности. Или с той, в которой вы обнаружили наибольшее количество критических ошибок и недочетов.
Важно: разрабатывать регламент всегда нужно на примере сотрудника с наивысшими показателями!
Если ваш сотрудник может достигать высоких результатов, то имеет смысл разобраться, как он это делает, и транслировать получившуюся «секретную технологию» на остальных.
Последующие шаги достаточно просты и рутинны:
Результат должен быть прописан так, чтобы его можно было оцифровать. Например, за месяц необходимо сделать 150 выполненных звонков, заключить 40 контрактов, отремонтировать 22 ноутбука и т.д.
На этом первый этап завершен. У вас получился «тестовый образец», который нужно обкатать на нескольких сотрудниках и посмотреть, все ли понятно и применимо на практике. Упрощенно модель регламента выглядит так: «Разработка – Моделирование – Оценка ошибок и нестыковок — Докрутка до идеала».
Обязательно будут появляться погрешности и неточности. Главное — не унывать и не опускать руки!
Как разработать регламент рабочего процесса
Узнайте из статьи как правильно разрабатывать эффективные регламенты процессов. На наших проектах Active Sales Group по усилению системы управления мы разрабатываем и внедряем регламенты в следующих случаях:
Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса в конце статьи.
Как разработать регламент рабочего процесса:
РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: ЧТО ЭТО ТАКОЕ
По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. В вашей компании всегда найдутся сотрудники, которые без дополнительного обучения и наглядных инструкций не смогут выполнять работу с нужным вам качеством.
Деятельность любого подразделения компании можно описать как процесс. Современное управление бизнесом это управление бизнес-процессами.
Регламенты используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, быстро понять процессы компании.
Регламенты процессов включают различные типы документов, поддерживающих процесс, например:
РЕГЛАМЕНТЫ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ: ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ
Рабочие регламенты помогают вам достичь 5 ключевых целей:
1. Регламенты улучшают процессы. Для разработки регламентов вам необходимо описать бизнес-процессы. В процессе разработки вы выявляете узкие места и принимаете решения как можно их улучшить.
2. Регламенты помогают подбирать нужных вам сотрудников. Используйте действующие регламенты на этапе отбора для того, чтобы оценить кандидатов. Дайте кандидату почитать регламент процессов подразделения для которого подбираете соискателей, и по их вопросам оценивайте компетенции соискателей.
3. Регламенты помогают обучать сотрудников. Используйте регламенты процессов на стадии адаптации, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать. Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда они хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.
4. Регламенты пюмогает сохранять знания компании. Если вы регламентируете процессы известные лишь немногим специалистам в вашей компании, вы становитесь независимыми от них. Даже если эти специалисты уйдут, новым сотрудникам будет легко возобновить работу.
5. Регламенты повышают скорость выполнения работы. С помощью регламентов вы снижаете вероятнось возникновения вопросов сотрудников о том как правильно выполнять ту или иную работу.
РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА РАЗРАБОТКУ
Сотрудники, которые участвуют в разработке регламентов бизнес-процессов должны выполнять 3 функции. В некоторых случаях один и тот же сотрудник может выполнять все три функции.
Владельцем процесса может выступать руководитель подразделения выполняющего процесса.
Хранитель регламента. Отвечает за своевременную адаптацию регламента к изменениям в процессе, архивирует старые версии, обеспечивает доступность регламентов.
Разработчик регламента. Пишет регламент, разрабатывает все материалы, требуемые для наглядной визуализации процесса, в т.ч. блок-схемы, разрабатывает инструкции с детальным описанием прохождения определенных этапов процесса.
РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: 4 ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТОВ
Создание хорошего работающего регламента требует времени и усилий. Существует 3 правила, которые помогут вам разработать эффективный и действительно работающий регламент.
► Правило 1
Большая часть работы происходит еще до того, как вы начнете разрабатывать рабочий регламент процесса. Ваша подготовка к разработке включает аудит действующего процесса и выявление в нем «узких» зон. Уделите время для анализа жалоб от сотрудников. Затем смоделируйте идеальный процесс и только после этого разработайте регламент.
► Правило 2
Разработка регламента рабочих процессов состоит из 4-х этапов:
Если порядок нарушается или не выполняются определенные действия на каждом этапе, регламент не отразит всей специфики процесса и будет нерабочим.
► Правило 3
Фокусируйтесь на разработке регламентов только для одного подразделения компании. Из-за сложности и усилий, необходимых для разработки хорошего регламента, а также из-за того, что они определяют качество работы всего отдела и напрямую влияют на результат, убедитесь, что ваша команда ТОП-менеджмента (генеральный директор, коммерческий директор) поддерживает и одобряет ваши усилия.
► Правило 4
Не пренебрегайте обучением сотрудников. Не ждите, что пользователи регламента просто прочитают его и начнут ему следовать. Во время обучения дайте пользователям вескую причину для обучения и адаптации к новым требованиям и рекомендациям.
РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КАК РАЗРАБОТАТЬ РЕГЛАМЕНТ ЗА 4 ЭТАПА
Консультанты Active Sales Group разрабатывают регламенты процессов любой сложности для любых подразделений организации.
В своей работе мы используем алгоритм разработки регламента рабочего бизнес-процесса. Следуйте пошаговой инструкции:
► Этап 1. АУДИТ
► Этап 2. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ
► Этап 3. НАПИСАНИЕ РЕГЛАМЕНТА
► Этап 4. ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА
Используйте метод разработки регламентов процессов в своей организации для наведения порядка и повышения эффективности работы ваших подразделений.
Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса.
Как разработать бюджетный регламент
Бюджетирование на предприятии несет очевидную выгоду: доходы и расходы определяются и распределяются заранее. Это позволяет сбалансировать финансовое положение компании. Чтобы процесс составления бюджета был предсказуемым и эффективным, необходимо разработать бюджетный регламент.
Этот документ должен создаваться и внедряться в тесной взаимосвязи с множеством систем управления предприятием.
Внедрение автоматизации бюджетирования в 1С
Понятие «бюджетный регламент»
Не всегда целесообразность составления этого документа является очевидной. Небольшие предприятия с минимальной текучкой кадров могут пренебречь бюджетным регламентом в том случае, если в их планах нет развития.
Бюджетный регламент должен разрабатываться по скользящему графику. Это вызвано необходимостью регулярных корректировок в ранее заданных пределах (например, по итогам месяца, квартала, года).
Принципы составления бюджетного регламента
Они справедливы для множества процессов на предприятии.
Обязательные элементы бюджетного регламента
Общие правила. В них описываются цели бюджетирования, отчетные показатели, правила предоставления отчетности и методы, выбранные для ее анализа. Все это позволит вносить в бюджеты нужные коррективы.
Обозначение бюджетного периода и бюджетного цикла. Из-за неумения работать с информацией (особенно, с большими объемами) бюджетный цикл часто принимается равным 3 месяцам (1 кварталу). Практика показывает, что гораздо эффективнее работать с бюджетным периодом в 1 месяц. Это дает больше возможностей для маневрирования.
Центры ответственности. В регламенте должны быть отображены принципы, по которым разделяются центры ответственности (Центр финансового учета, Центр финансовой ответственности, Центр затрат и пр.). Для каждого из центров необходимо описать формы отчетности. Также обязательно указать механику объединения отчетности отдельных центров ответственности в единый документ, иллюстрирующий работу компании в целом.
График и порядок разработки бюджетов различных уровней. Здесь же указываются временные рамки передачи на согласование, консолидацию, утверждение бюджетов. Сроки должны быть приемлемыми, на каждой стадии и для каждого уровня бюджета назначаются ответственные.
График контроллинга (план-факт анализа). Это процедуры внутреннего контроля, направленные на оценку того, как исполняются бюджеты. Обычно в рамках этого процесса проводится подготовка сводного (консолидированного) бюджета и его анализ.
Составление бюджетного регламента
1. Подготовка списка необходимых документов. Абсолютно все документы, которые понадобятся для составления регламента, должны быть описаны. Сотрудникам должны быть даны понятные инструкции о том, как, когда и какие данные они должны предоставлять.
Такой подход позволяет рассчитывать на получение адекватной и единообразной информации, на основе которой можно составить бюджеты подразделений и консолидированный бюджет предприятия.
3. Создание бюджетного комитета. Составляется список участников, с обязанностями каждого из них. Обычно в организациях со сложной структурой в бюджетном комитете работают представители ключевых подразделений.
4. Определение объектов учета и установление взаимосвязей доходов и расходов по каждому из них.
5. Разработка структуры и формата бюджетов, а также очередности их составления. На этом этапе стоит обдумать, насколько удобно будет впоследствии использовать данные бюджетов для формирования итоговых бюджетов и составления прогнозов.
6. Составление и анализ бюджетов.
Ошибки при составлении бюджетного регламента
Вывод
БИТ.ФИНАНС.Проф – решение на базе 1С:Предприятие 8 для создания полноценной системы казначейства и бюджетирования в компании или холдинге.
Регламенты компании: 3 правила внедрения
Александр Высоцкий, эксперт по стратегическому планированию и разработке организующих схем, основатель консалтинговой компании «Visotsky Consulting» — об ошибках и незаменимых инструментах менеджмента.
Что, если в компании есть регламенты, но сотрудники их игнорируют? Мало того, ответственные подразделения их своевременно не актуализируют. Как быть? Согласитесь, в бизнесе такие ситуации нередки. В этом материале расскажу, как внедрять инструкции и регламенты так, чтобы они работали.
Чаще всего инициатором подготовки регламента или инструкции становится владелец бизнеса. К нему либо приходит идея, либо его настолько достает хаос в компании, что другого выхода, кроме написания пошагового руководства, он не видит. Но владельцу не стоит радостно сидеть в кресле и медитировать, думая, что благодаря новому документу компания начнет сразу же жить счастливо!
Моя ошибка
Лет 20 назад я был таким же руководителем. Помню одну из своих первых инструкций для отдела продаж. Я написал ее и терпеливо ждал, когда все изменится. Но счастливая жизнь не наступила мгновенно, как я того хотел.
«Нужно, чтобы подчиненные прочитали инструкцию, поняли и начали применять, только тогда будут видны результаты», — справедливо рассудил я. Ждал долго. И через какое-то время обнаружил, что мою инструкцию почти никто не прочитал. Некоторые прочитали и не поняли. А некоторые сотрудники подумали, что эти правила не обязательно выполнять.
Правила работы с регламентами
Если в вашей компании нет службы или сотрудника, который контролирует соблюдение регламентов, они не будут выполняться. Я это гарантирую. Возможно, вы сумеете вдохновить их в самом начале, они будут действовать по инструкции, но после перестанут выполнять ваши распоряжения.
Правило № 1. Должностные папки
Регламент — это инструмент менеджмента. Что нужно сделать, чтобы он работал? Для начала убедитесь, что регламент появился в должностных папках сотрудников, к которым он относится. Эти папки могут быть как физическими, так и электронными.
«Книжная полка РШУ» — подкаст о классике мировой бизнес-литературы.
Слушайте обзоры книг от наших экспертов.
В «Visotsky Consulting» за эту область отвечает служба персонала. Также они занимаются коммуникациями, персоналом, бизнес-процессом, наймом и геймификацией. Условно его можно назвать департамент HR. Когда появляется новый регламент, служба персонала обязательно оповещает сотрудника. Они ответственны за то, чтобы регламенты были под рукой у сотрудников.
Правило № 2. Проверка знаний
Возможно, мои слова покажутся кому-то неприятными, но сотрудники никогда не будут читать и разбираться в ваших регламентах, если вы не будете проверять знания. Единственный способ мотивировать их — предупредить, что служба персонала проведет тестирование понимания регламента. Хороший вариант, который не займет много времени, — несколько контрольных вопросов в Google-форме. Тогда необходимость прочесть регламент и разобраться в нем станет для сотрудников очевидной. Но как добиться того, чтобы сотрудники выполняли регламент?
Правило № 3. Контроль выполнения
Служба персонала должна проверять, как на самом деле выполняются регламенты в компании. Понятно, что мы не можем тратить на это много времени и ресурсов, не стоит ежеминутно проверять каждый регламент. Здесь нужно здравомыслие: просто устраивайте проверки с определенной периодичностью.
Например, в «Visotsky Consulting» есть регламент по проведению общих собраний. Выполнить проверку его выполнения можно прямо во время собрания. Далее следует обратиться к руководителю, отвечающему за эту область. Если были какие-то отступления от регламента, то служба персонала должна непременно сообщить об этом.
Инициатива сотрудников
Сделайте так, чтобы каждый, кто сомневается в правильности регламента, мог написать просьбу о его отмене. Человек должен объяснить, с чем конкретно он не согласен, ведь иногда наши инструкции нуждаются в доработке. И это нормально! Сотрудник сообщит свою идею непосредственному руководителю, и если его начальник заинтересован в повышении эффективности, то обязательно рассмотрит возможность изменения регламента. Ведь все мы находимся в одной лодке, мы команда.
Запомнить
Чтобы правильно внедрить регламент, необходимо соблюдать три правила.
Регламент попал к сотрудникам, и вы в этом убедились.
Сотрудник его прочитал, понял и прошел проверку знаний.
Соблюдение регламента контролируется.
Это то, что обеспечивает его выполнение. Нет никакой магии! Обратите внимание, что чем меньше люди воодушевлены работой в компании, тем больше усилий вам необходимо к этому прикладывать. Если сотрудники осознанные, креативные и воодушевленные, то внедрять регламенты будет легко. Но от соблюдения этих трех правил вы все равно никуда не денетесь. Я убежден, что без них все превращается в цирк.